县级档案馆档案管理的困境与出路

李诚

[摘 要] 县级档案馆承担着保管一县档案的重要职能，是集保管、开放与研究于一体的政府机构。但受制于档案馆的行政管理体制，政府重视程度不够，管理效率低下等问题，县级档案馆尚未完全发挥其应有管理职能。引入绩效考核机制，全面提升档案馆环境，有助于县档案馆档案管理能力的提升。

[关键词] 县档案馆；管理能力；绩效考核

中图分类号：G271 文献标识码：A

在我国的行政区划体系中，县是基层行政机构。县级档案馆在档案管理体系中，也是基层档案馆。各县档案馆承担着保存该县档案的重要职能。笔者在前往县级档案馆调研时，发现当今各县档案馆的档案管理与提供查阅等方面还有不少有待解决的问题。因此，文章对当今县级档案馆档案管理的困境做一简要分析，并尝试对县档案馆的管理提出建议，以求教于方家。

一、县档案馆的档案管理职能

县档案馆的主要职能在于贯彻执行《中华人民共和国档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策；按照统一领导、分级管理的原则，对一县档案工作实行统筹规划、宏观管理；制定一县档案工作规范性文件，制定一县档案事业发展规划，并在经县政府批准后，负责组织实施。

具体而言，县档案馆要集中统一管理和接收、征集、保管全县机关、团体、企事业单位的重要档案和资料，保守党和国家机密，确保档案和资料的完整与安全。开发馆藏档案信息资源，依法向社会开放档案，编制档案史料，并向社会提供档案，为经济建设、社会发展、科学研究服务。同时，负责一县地方史的编撰、出版及党史征集、编纂、宣传的日常工作以及县志、年鉴编撰等工作。总体来看，县档案馆承担的职能主要有收集保管档案、开放档案查阅及利用档案编修史志三方面的主要职能，是集保管、利用与研究三位一体的机关单位。

信息时代来临后，对档案馆的管理职能提出了新的要求，各县档案馆多在职能服务方面进行了延展，如在一县举办重要政务活动和重大事件时负责拍摄工作，并整理、保管上述活动中形成的照片、录音、录像等档案及提供利用。这仍属于县档案馆的收藏档案职能，只是利用融媒体进行档案汇总保存。另一方面，社会对档案利用的要求越来越高，更高效率、更有针对性地提供档案服务成为县档案馆的新兴职能。组织实施县直单位电子档案移交系统或数据接口部署，承担档案信息化建设、馆藏电子档案的管理和备份、馆藏档案资料数字化等工作。承担本馆数字档案馆、网络安全系统、计算机系统的运行、管理和维护等工作。

二、目前县档案馆档案管理的问题

目前县档案馆的档案管理存在的问题是多方面的，笔者仅就调研过程中感触最深的几点加以说明。

（一）县档案馆行政隶属关系不明确，存在交叉多重管理现象

目前县档案馆从行政隶属关系上来看，县档案馆是一县政府机构的组成部分，但檔案管理的相对专业职能使得档案馆具有区别于一般县政府机构的特点。因此，县档案馆往往在业务范畴上对口上级多个职能部门，少则有市档案局，多则为上级党史研究室、地方志办、档案局三个业务主管部门，甚或更多。政出多门的多重交叉管理不利于县档案馆自主职能的发挥，也较难形成持续连贯的档案管理政策。

（二）县政府对档案管理的重视程度有待加强

笔者在赴各县档案馆调研时，发现档案馆一般位于县政府大院内，但也有独立的办公地点者。无论何种情况，县档案馆都未得到县政府的足够重视。这体现在多个方面，包括县档案馆的经费来源、人员编制、办公环境、档案存放环境等。

（三）县档案馆工作人员素质有待提高

笔者在调研时发现有相当数量的档案馆工作人员对一县的档案保存情况不甚了了，甚至不知道县档案馆存放的档案具体位置。在查阅档案目录后，笔者发现部分档案有很高的价值，再向工作人员咨询时对方也态度模糊。另有部分工作人员尚无档案开放意识，以为档案就是要锁在柜子里才安全。这不仅影响档案的开放和利用，甚至对档案本身的保管也没有益处。有的档案从库里提出时，不仅积满灰尘，污损、残破也是常有现象。

（四）档案开放利用程度有待提高

当今，档案馆的档案开发与开放已成为时代潮流，但这种潮流对县档案馆的冲击尚不明显。县档案馆的主动开放档案意识尚显不足，部分档案馆只供查阅目录，甚至谢绝调研的情况比比皆是。另外，档案的电子数字化程度也有待加强。有的县档案馆只满足于将目录提供到相应内部电脑中，其扫描的档案电子版也与原件差异较大，脱漏情况经常出现。

三、提升县档案馆档案管理职能的对策

与笔者发现的问题相对应，提升县档案馆的管理职能，笔者认为可从以下角度考虑：

（一）明确县档案馆的行政隶属关系与职能对接部门，整合档案馆管理资源

县档案馆往往与县档案局“两块牌子，一套班子”进行合署办公，局、馆合一固然节省了行政资源，出现的却是管理制度上的政出多头现象。县档案馆从经费来源与人员编制上是县政府机构的组成部分，县档案馆最主要的管理职能也是一县档案的保存与利用。因此，县档案馆首先需要明确的是县政府的领导地位。同时，基于现实情况，对县档案馆的职能开展离不开上级机构的指导督查。对此，县档案馆应明确与上级机构的职能分属，避免出现上级机构与县政府同时领导的现象。简单来说，县档案馆应对一县的档案管理负责，受县政府领导，在业务范围实施过程中则与上级机构协调，受上级机构指导督查。

（二）县政府应提升档案馆条件，提升社会对档案馆的认知

县政府在人员安排与经费调整方面应向档案馆适度倾斜。相较而言，经济发达地区对图书馆、档案馆、博物馆等文化单位的政策倾斜更明显，如有独立的办公楼，建立相对完善的档案保管制度等。从档案馆的职能来看，其负责保管与利用一县历史的重要功用，县政府理应提升档案馆的硬件条件，包括但不限于办公环境的改善，档案存放设施的提升，档案利用设备的配备以及档案管理方式的更新等。这些都需要县政府在财政方面的适度倾斜。有条件的档案馆还应开办官方网站，将所藏档案进行分类概述，或将档案电子目录公布于众。

（三）引入绩效考核机制，优化档案馆管理人才制度

县政府应认真遴选具备基本档案管理知识储备的人才进行档案管理工作，确保工作人员的职业素养是提升管理能力的基础。这需要在引进公务人员考核时注重考查应聘人员的专业知识能力。然而，适当引入绩效考核机制，才能促进人才队伍建设。这种绩效考核从考核对象可分为两类。一类是档案馆工作人员，对其绩效考核除了档案保管工作的安全，涉密档案的处理等基本要求外，还应跟随时代增加档案信息化处理的内容，并且这种电子化处理要保证正确率。

另一种绩效考核是将档案馆纳入党政机关目标考核中，与经济社会发展、脱贫攻坚、生态环境一样成为考核的主要内容。这一绩效考核体系已在部分地区得以推行。如安徽省政府印发关于2017年各市政府目标管理绩效考核工作的通知，档案工作列入2017年安徽省各市政府目标管理绩效考核工作范围[1]。重庆市也印发了2019年市级党政机关目标管理绩效考核方案，首次将档案工作纳入市级党政机关考核内容[2]。将档案管理纳入绩效考核后，可以预见的是，将会迅速且有成效地提升档案管理能力。

（四）依法开放档案，主动提升服务职能

根据《各级档案馆档案开放办法》，对馆藏满30年的档案进行全面鉴定后，档案馆应依法依规开放档案供社会查阅。这一点在县档案馆贯彻的尚不尽如人意。从档案的开放到开放的档案馆，是一个漫长的周期，更是转变服务职能的体现。只有将档案保管好，利用好，开放好，才是县档案馆的档案管理能力提升的最终着眼点。

参考文献：

[1]中国档案网.档案工作列入安徽各市政府绩效考核工作[DB/OL].（2017-9-6）http：//www.chinaarchives.cn/news/ china/2017/0906/117447.shtml.

[2]重庆档案信息网.重庆：首次将档案工作纳入市级机关绩效考核内容[DB/OL].（2019-6-4）http：//jda.cq.gov.cn/gzdt/ bdxw/54548.htm.