物业公司内审的分析研究

文 / 马琳,上海立信会计金融学院

1 引言

1.1 介绍

物业管理公司属于服务类型的企业，其员工对业主的服务就是它的产品。物业公司的管理人员必须要对物业相关知识有大量广泛的储备，并且在这一方面有着丰富的从业和实践经验，这样才能使物业服务质量较高。

物业服务是需要有专业的机构来进行，一般物业公司没有预算建设专业性较高的团队。目前较多是以招投标的方式来选择专业公司，服务分包已经成为行业发展趋势。

1.2 内审侧重点

物业公司内审侧重有两条：一，承接项目过多，分支机构地址零散分布，分支机构线条过长都会使总部对分支的控制力降低，同时物业服务都是繁琐细碎的事务，处理人际关系和各种矛盾，使总部对分支的管理效率降低，甚至会因为对具体情况没有深入了解，带来了负影响；二，服务外包存在各种问题：1，外包难以控制其服务质量，对于承包方服务质量以及工作完成度缺乏监督，实际情况通常很难进行准确掌控，实际风险并不能因为招标进行的评估而降低；2，承包方在提供服务同时，对于服务时间，难以进行准确沟通。这会导致难以开展协调工作，物业对自身业务的控制与洞察能力会随之降低；3，物业公司管理层会对外部技术产生较强的依赖性。此时内审工作重点是了解外包单位，关注点是有关外包费用标准的约定的合理性。

2 案例分析

2.1 基本情况

X物业公司于2011年12月在上海成立，注册资本金300万元，公司法人是蒋XXX，随着行业的发展，X公司的规模逐渐增大，300人左右（包含各分支机构），从业人员文化水平偏低，并且年龄较高。X公司财务部主要负责如下工作：资金运筹、会计核算以及成本管理；建立各项目分公司的资金账户档案；同时，部分财务人员的工作性质类似于内审。

发展到现在，X公司现在已经出现影响长期发展的因素。其中有：物业费收缴困难，有小区的物业费收缴率在年终刚刚过半，年底组织上门收缴，还是很难完成工作，到2017年末，2015年及2016年的应收物业费超过20%的部分没有收回；业主投诉率很高，其满意度并不高。通过询问行政人员，得知X公司将大部分绿化外包给老板朋友的公司；同时，X公司人员来去频繁，在笔者实习期间，就有3名财务离职，其中2人为应收、费用会计，1人为新入职员工，有2-3位项目经理正在申请离职。

2.2 案例分析

X公司对应收物业费没有具体规划，内控仅仅是统计收缴率，汇总出未缴费的业主，由项目负责人组织人员上门收缴，两年后仍然没有缴清物业费则走法律流程。但是根据现在的情况，公司没有将这项内控执行彻底。员工执行力低，管理层没有针对性的监督制度，很可能出现很多问题，所以货币资金以及与其相关的收费票据管理应该作为内审的工作重点。

X公司将一些基础业务外包，比如保安，绿化等。在2017年末有小区业主投诉看到保安在巡逻期间看手机，玩忽职守，引起了业委会的注意，但是工作人员称自己在认真工作，没有做工作以外的事情。该项目保安外包，其工作人员的管理和绩效不经过X公司的控制，对于外包服务，也应该作为一个内审的重点。

X公司未设立内审部门，但是有内审相关的工作，大部分时候是为了向上级提供形式上的报告，实际存在很多问题：一，管理层忽视内审，不给予进行内审的人力以及物力资源，内审由财务部兼任，而且大部分情况下它的作用只是用来检查纠正错误，提高交给管理层的信息准确度；二，内审没有计划阶段，也没有给出审计标准；三，由于进行内审的人员是从内部产生的，直接由他们所在部门的领导指定，仅对该领导的指示负责，受本部门、本单位领导的约束，受到各方利益的牵制，甚至也会受到自身利益的影响，这些因素导致X公司内审严重缺乏独立性，完全没有产生效益。

内审工作及其结果不受X公司高级管理人员以及股东重视，他们可以随意指定进行内审的人员、内审的审计范围以及审计内容，致使内审工作受到很多限制，审计结果并不能如实反映X公司的财务及运营等情况。同时，X公司的高级管理层认为本公司规模较小，内审对于现如今的公司经济发展没有什么推动作用，并不能带来相应的利益，而且需要投入很多的资源，产生多余的成本费用，所以在X公司，进行内审工作在实质上是高管用来应付上级政府部门的检查而做出的表面形式，没有什么实质的意义。

从以上X公司现在的内审的情况来看，管理层在X公司的各个方面都有很大的话语权，经常会存在高级管理层凌驾于内控之上的情况。在做内审工作的时候应该避开这些高管的影响，不应该由他们来指定审计人员、审计范围等。内审应该由公司股东来设立，可以由公司内部人员组成，因为他们最了解公司现在哪里存在问题，知道改进的方向。同时，进行内审的工作时，应该注意到高管凌驾的情况。

根据以上的各种情况，如果对X公司进行内审，可以对以下关键点进行内审工作：

第一，货币资金。公司一般每天都会有现金流水，出纳人员以及上门维修人员等都会接触到物业现金收入，所以对货币资金的审计应当非常严格的。通过对现金收入控制制度的检查以及询问经手人员的分工和责任、登账与核对等来检查出纳业务内控是否有效健全，也可以通过对银行对账单和公司银行账户的核对来确定线上支付的款项是否真实到账；

第二，票据审计。公司的收费票据除去采暖费为统一印刷，其他均是自制或者购买票据。对于收款票据的基本要求是连续编号，不能缺页。通过对票据编号的连续性审计和票据发出以及收回情况，可以监督收费员工的工作，同时抽查相关票据编号，并结合会计账簿的记载，审计开出票据的款项实际入账情况；

第三，外包服务。虽然以招投标的方式进行物业管理服务外包，在这个过程中已经经过多层评估，但是外包服务的质量很难得到很好的控制。通过不定期的去审查承包方的服务效果来加强对外包服务质量的控制；

第四，维修专项资金。对于公司来讲，维修专项资金是必须要进行内审的项目。资金的安全管理在开展专项资金的审计监督中是很重要的，通过各项安全管理审计工作的开展，能够及时发现资金使用管理中存在的各种问题。同时，虽然公司会对专项维修资金采取增值措施，但是由于管理制度自身的缺陷，这种方式盈利的利润远低于通货膨胀带来的损失，专项资金贬值，资金保值问题难以解决，加剧了维修专项资金的紧张程度，所以还要对专项维修资金的增值和保值情况进行详细审计；

第五，高级管理层凌驾于内控之上。对于管理层凌驾于内控之上的情况，首先建议将高管调职，或者休假，在高管完整交接手中的工作的时机介入调查，进行内审工作。一般对这方面的审计会涉及诸多方面，如：财务支出的效益和效率状况、财务收支是否合法、该高管负责的范围内业主满意度，有无频繁的物业纠纷、有没有实现规定的经济效益目标等。

3 结论

本文以X公司为案例，分析了X公司存在的各种问题，在这种内部管理问题诸多、存在风险隐患的情况下，很多不好的影响已经逐渐显现，如业主投诉量逐渐增多、物业费收缴困难、物业纠纷不能及时解决、本公司没有长期发展的前景等。因此，设立健全有效的、独立性较高的内审部门对X公司非常重要，有专门的内审部门来做内审的工作，识别防范风险，减少资源浪费，提出针对性的建议，会在一定程度上避免管理层做出错误决定，同时内审也会带来内部管理的改善，促进内控的改进，会有效防止X公司高级管理层凌驾于内控之上的情况，从而能够协调好各部门的职能。对于X公司的长期发展来说，内审工作独立客观的结果会带来非常大的价值。

虽然进行内审会产生相应的成本，比如人力成本，管理成本等，甚至做好一个独立性较高的内审部门需要公司前期投入的很多资源，但是从长期来看，内审有非常积极的作用，防范风险，提高风险应对能力，然后还可以评价监督企业的内控，从内部为企业的发展提供良好的环境，提高管理层的管理效率，降低公司整体的运营管理成本等。