新时期事业单位档案管理工作的创新及优化策略

文 / 籍祥,山东省菏泽市单县劳动就业服务中心

档案是企业和事业单位在日常的管理过程中，在各项工作和活动中所形成的具有保存价值的原始资料的记录。档案管理是事业单位管理工作中的重要组成部分，也是事业单位各项工作能否有效开展的前提条件，只有不断提升档案管理水平，才能保障事业单位在新时期下获得稳定的发展。事业单位档案管理工作是一项综合性的工作，涉及到档案信息的收集、整理、分析等内容，这就需要档案管理工作人员在日常的工作中树立创新理念，不断对档案管理工作进行优化，进而从整体上提高档案管理的质量。

1 新时期事业单位档案管理工作优化的意义

在事业单位内部，档案管理人员对各种档案信息进行有效的管理，进而为单位内部其他业务和工作的开展提供相关的利用和服务。同时档案管理工作也是事业单位发展和改革的基础，有助于推动单位各项工作的顺利开展。但是新形式下，事业单位的各项工作面临着前所未有的挑战，档案管理工作要想在一定程度上保障事业单位的有序运行，就需要对其进行不断地创新及优化，提升事业单位对档案的利用率，完善内部管理体系，为事业单位的改革和发展提供源源不断的动力。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案管理工作认识不足；现阶段，我国部分事业单位在日常的管理中对档案管理工作存在认识不足，岗位配置不科学的现象，很多领导片面追求职能部门的工作效率，将更多精力放在职能部门的管理上，进而忽视了档案管理工作，导致档案管理的工作人员积极性低，对岗位职责不明确，整体工作效率低下。另一方面，事业单位管理人员对档案管理的认识不足也在一定程度上导致其他部门与档案部门缺乏有效的沟通，也在一定程度上影响了对档案的利用率。

2.2 管理方法和设备落后；新时期下，信息技术和新型的管理方法被广泛应用于我国的各个工作领域，将其应用于事业单位档案管理工作也将成为一种必然趋势。但是，在实际的档案管理中并没有积极应用这些新的手段和方法，主要原因在于一方面事业单位管理人员对档案管理工作的重视程度不够，另一方面是信息化建设需要投入大量的资金。这就导致事业单位信息化系统建设不够完善，很多档案管理设备陈旧，影响了档案管理的效果。

2.3 档案管理人员综合素质有待提升；一般情况下，事业单位在对档案管理人员岗位进行设置时，都是安排内部职员进行负责或是聘请兼职人员，这些人员缺乏档案管理的专业知识，使得档案管理工作不能实现专人负责，在很大程度上影响档案管理工作的整体水平。由于档案管理工作是一项综合性的工作，具有繁、杂、难等特点，需档案管理人员具备扎实的理论知识，丰富的实践经验以及较强的责任心，相关部门就需要对档案管理人员组织相关的培训，在实际工作中，并未针对档案管理人员定期开展相关的培训活动，无法满足档案管理岗位的实际需求。

3 新时期事业单位档案管理工作的创新及优化策略

3.1 提高对档案管理工作的认识；首先，要加强事业单位管理人员对档案管理工作重要性的认识，进而对资源进行优化配置，保障单位内部各项工作的开展。单位的领导应以全局的眼光对档案管理工作进行规划，明确档案管理工作的内涵和优势。其次，科学配置档案管理部门和专职管理人员，明确其管理职责，逐步实现档案管理工作的专职管理。同时，事业单位的领导还需要加大对档案管理的资金投入，进而提供更新型的设备，保障档案管理工作能够满足新时期的要求。最后，要加强对档案管理的制度建设，加强档案管理部门与单位内部之间的沟通，促进事业单位对档案的有效利用。

3.2 促进档案管理的信息化建设；针对目前很多事业单位在对档案进行管理时还存在管理方法和设备落后的问题，在加强单位对于档案管理重要性认识的前提下， 不仅要加大投入更换新型设备，还要积极引进先进的管理理念以及管理技术，例如通过引入信息化技术实现电子档案的建立，丰富档案资源。同时，对于档案管理的模式，应在单位内部创设档案共享平台，方便档案信息的存储、管理和信息化，并加强对档案信息安全的保障措施，可以有效提高事业单位对于档案信息的收集、整理和利用率。

3.3 加强档案管理人员的培训和引进；新时期，为了使档案管理工作更加符合事业单位的需求，就需要建立一支高质量的档案管理队伍，重点就是加强对档案管理人员的培训与引进工作。针对现有的档案管理工作人员，就需要聘请具有专业知识和丰富档案管理经验的专家，对其开展规范化的培训，提升其专业能力和综合素质。同时，还需要鼓励他们提高自己的自主学习能力、沟通能力以及服务意识，为事业单位档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。另一方面，还需要做好档案管理人才引进，要扩宽人才引进渠道，加强对应聘人员的考核，促进事业单位对具有专业知识和较高技能的人才引进工作，有利于在整体上提高档案管理人员的综合素质。

4 总结

综上所述，在新形势下，加强事业单位档案管理工作是实业单位各项工作顺利开展的前提条件，因此，事业单位首要解决的问题就是强化对档案的管理工作。目前，我国很多事业单位再档案的管理过程中还存在着很多问题，但通过采取积极的解决措施如提高对档案管理工作的认识、促进档案管理信息化建设、加强档案管理人员的培训和引进等，也能在一定程度上促进事业单位档案管理工作的有效开展，提高事业单位对档案的利用率。