建设工程档案归档移交存在问题浅析

文/符联双

城市建设工程档案是对工程项目全过程的记录，是项目交付使用后的重要查考依据。随着城市化建设的不断加快，工程档案的数量急剧增加，但与之不相匹配的是实际工作中依然存在着诸多问题，应予研究解决

近年来随着城市化进程的不断加快，工程档案的数量急剧增加，但与之不相匹配的是档案管理工作滞后、管理质量良莠不齐，一定程度影响了建设工程后续的运营管理。杨凌示范区档案馆协助当地建设行政主管部门承担了杨凌地区建设工程档案的接收和保管利用等工作职能，本文就工作实践中遇到的问题和应对策略做了粗浅的归纳与探讨。

一、存在的问题

建设工程档案是工程项目从立项、审批、勘查、设计、施工、监理、竣工验收等过程形成的并应归档保存的文字、表格、音像、图纸等资料，是工程项目全过程的记录，更是工程交付使用后的重要依据，理应做好归档。然而，由于多种原因造成建设工程档案归集整理、审验接收等工作环节存在一些较为突出的问题，归纳起来主要反映在以下三个方面：

问题之一是参建单位的档案意识较为淡薄。项目建设过程中，建设、施工、监理等工程参建主体往往重视程度不够，存在着“重建设、轻管理”的问题，将工作重点放在施工质量管理与工程进度控制等方面，而对工程档案管理的价值认识不足。在这样的思想主导下，对工程档案建设管理的投入不足，档案人员配备不够，没有专职的资料员，档案管理技术和设备落后，这些问题必然导致建设工程资料的收集、编制与工程项目不能同步进行，有的甚至到了竣工之后相关资料还没有归集和整理，随之也就出现了资料收集不齐全、内容缺项漏项、记录不严密等问题，而这些又无疑影响了后期档案移交的顺利进行。

问题之二是建设工程档案管理人员自身业务能力水平不高。如前文所言，参建单位对档案工作重视不够投入不足，很多单位并未配备专职的工程档案管理人员，普遍为兼职人员而且流动频繁，这些人员在岗在职期间很少参加专业的档案建设管理培训，没有系统学习过工程档案管理知识，无法扎实全面地掌握工程档案立卷归档技能，其业务能力水平与承担的工作不相适应。这些不足势必影响到工程档案整理归档工作上，于是就出现了档案记录不完整、收集不齐全、归档不及时等问题，最终导致建设工程档案的整体质量难以得到保证。

问题之三是建设工程档案管理机构的靠前指导不够。保障建设工程档案的真实与完整是城建档案管理机构的重要职责，而在工作实践中，往往是只有在建设项目竣工验收完毕并申请移交工程档案时，城建档案管理机构才去核查档案资料的真实完整情况。但即使就是这个时候发现了问题，移交单位只能是事后弥补和完善，往往就把应付审验作为目的，很容易导致个别档案资料出现不真实的情况，一定程度上降低了档案的保存和利用价值。反思这些问题，就是因为城建档案管理机构没有开展建设项目的靠前指导、跟踪服务和有效监管，在工程施工环节未对工程资料的立卷归档工作进行监督、检查和指导。

二、采取的举措

针对存在的上述问题，工作实践中，我们尽可能地发挥各方力量，想方设法弥补欠缺、堵塞漏洞，主要采取以下三项举措：

举措一，强化监督管理与引导，提升参建单位档案主体意识。作为城建档案管理机构和档案行政管理部门，一定要发挥自身工作职能，首先要将宣传工作做到一线，利用国际档案日、工程质量宣传月等时间节点，开展多种形式的工程档案教育活动，引导参建单位重视加强工程档案归集移交工作，提升档案主体意识；协助工程参建单位明确各自职责，签订必要的责任承诺书，确保工程档案及时有效收集；提请参建单位制定完善档案资料管理制度，明确有责任心、业务能力强的人员专职负责档案管理工作，要求人员相对固定尽量不要更换；督促参建单位及时收集资料文件，工程资料员要坚守在施工现场，做到资料收集与工程施工同步进行，确保工程资料如实反映工程实体状况。

举措二，创造条件加强档案人员培训交流，提高从业人员业务水平。建设行政主管部门、城建档案管理机构要拓展培训工作，积极向上争取，定期为工程参建单位组织档案专项培训，开展新《档案法》，以及《建筑法》《城市建设档案管理规定》《建设工程文件归档规范》等行业法律法规和制度的学习培训，掌握当前工程档案资料归档移交的新规定、新要求，保障归档工程档案的合法性和规范性；要适时开展建筑工程行业内的交流学习，选择档案工作规范有序的先进单位进行现场展示观摩和经验介绍，直观便捷地进行沟通交流，以先进促后进，帮后进，促使档案管理人员业务水平快速提升。

举措三，转变观念深入一线，推行工程档案现场监督指导。建设工程档案的编制任务重、难度大，而相关法规的宣传教育又做不到常态化，加之新版《建设工程文件归档规范》取消了工程档案预验收的环节，所以，将档案审验关口前移，推行工程档案现场监督指导就显得尤为重要。为此，首先是加强城建档案管理机构自身的指导力量，确保足够的专业人员来应对一线指导工作的需要；其次是要顺应形势，转变观念，变被动为主动，深入建设项目一线，及时了解和掌握参建单位资料归集整理工作的需求，开展档案项目跟踪服务，指导工程档案验收业务流程告知、接收范围和档案编制、收集情况以及核查等，务必使档案人员尽快掌握工程档案的归档要求、进馆范围和整理方法；建设行政主管部门还要切实加强对参建单位工程档案移交的事前承诺、事中提醒、事后监管和失信处罚，充分发挥行政管理职能，促进建设工程档案归集质量和管理水平再上新台阶。