铁路项目实现档案信息化的有效途径

文/郭 苏

如何结合行业特点与时俱进，将新技术、新思路应用到科技档案管理工作当中，这是对我们档案工作者的一个考验。本文以铁路建设项目档案的管理现状为依据，结合当前铁路运输生产实际需求，针对铁路项目档案现状进行了分析，对信息化建设问题提出了改革建议

随着近年来我国的经济和社会建设的飞速发展，交通强国铁路先行发展战略的持续深入，铁路建设资金投入逐年加大，铁路项目建设有序推进，铁路建设项目档案在铁路建设、生产运营、管理养护过程中发挥的作用愈加凸显。如何有效确保铁路建设项目顺利建设实施，铁路项目建设档案完整、准确、系统、规范、安全，铁路建设项目档案的利用及时、便捷、准确、高效，是目前铁路建设项目档案管理工作者需要思考和探索的重要问题，尤其是铁路项目信息化建设更为至关重要。

一、档案管理信息化的意义

分析与阐述铁路档案信息化问题，明了其意义颇为重要。本文从此切入，以求共识：

其一，档案管理信息化是提升档案管理质量和提高档案利用效率的有效方法。现代社会，时间就是金钱，效率就是生命。实现铁路档案管理信息化，无疑是赢得了时间，提升了效率，真可谓“灵通法宝”。因为，档案信息化技术手段的应用，一是通过搭建计算机检索平台可以有效提升档案资料的检索速度，提高查全率和查准率，节省查档时间，为领导决策，现场抢险等紧急任务及时、高效地提供理论依据，达到参谋辅政作用。二是应用计算机等各种信息化设备，对档案资料进行数字化处理，使档案资料查找利用更加便捷，档案信息处理传递更加高效，档案管理人员工作效率得到有效提升。三是档案管理信息化将使档案管理人员的工作环境产生巨大变化。一次投入，多次产出，降低了档案库房要求、后期保管经费支出，节约档案管理成本。运用信息化技术管理档案真是好处多多，不胜枚举。

其二，档案管理信息化是档案管理工作在自身发展过程中的必然走向。档案管理的根本目的就是查考利用，档案工作各项业务也都是为了实现这一根本开发与利用的目的。档案管理信息化能够把档案管理人员从封闭的档案库房中解脱出来，更多地从事档案信息采集、档案服务利用、档案资料编研等工作，使档案信息资源配置更加合理、管理更加科学有序，更加优质、高效地服务于企业、服务于社会。由此可见，加速档案管理信息化建设既是社会发展的大势所在，同时也是提升铁路项目建设档案管理水平的必然选择。

二、铁路项目档案现状

铁路建设项目档案是指经过有关部门鉴定、整理并归档的铁路建设项目文件。铁路建设项目文件是指铁路建设项目在其建设的全过程中收集和形成的包括文字、图表、音像、实物等多种形式的档案文件和材料。分析铁路项目档案现状，无论是日常管理工作，还是档案管理的信息化建设等方面，均存在较多的问题，有待尽快解决。

问题之一，载体方式单一。铁路项目档案与整个建设项目一脉相通，从前期的可研立项、勘察选址、征地拆迁，到中期的招投标、合同审核、施工及监理记录；以及后期的项目竣工验收、检验批报告等都与项目档案密切相关。在项目建设的过程中，因现场环境、形成方式等原因，目前建设项目档案载体多为纸质。纸质项目档案因其载体特点，存在查询不方便、检索效率低等问题，且容易受到环境中光照及病媒生物的污染等影响，需要定期进行除虫及纸张修复，大大降低了项目档案的质量和保管使用期限，增加了项目档案管理的成本。

问题之二，日常管理松懈。由于铁路项目档案涉及整个项目建设的各个环节，在项目建设过程中，需要对施工过程的各个工序进行详细记录。但在实际建设过程中，部分参建单位一味强调建设进度，对项目档案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪记录到哪，造成日常资料收集不完整。往往直至项目建设收尾阶段，方才组织人员对项目档案进行收集整理，导致项目文件收集不齐全，数据不准确，签章手续不完备等弊端。

问题之三，信息化程度低。当今世界进入大数据信息化时代，档案工作的信息化已经成为大势所趋。可是，由于铁路项目档案载体及硬件原因，项目档案的开发利用与现实发展需求之间还存在很大差距。首先由于档案的保密性要求，导致档案资源电子化、网络化程度低。其次，项目档案信息化建设不够完善。项目文件的形成多为纸质，后期档案管理，仅仅是将档案目录电子化，或将原有纸质档案通过扫描等方式转化为电子照片，没有对电子档案资源利用环境进行重新搭建，使档案资源信息化往往只是作为一种设想，没有进行实施，由于信息化工作跟不上，档案的开发与利用一般还是停留在传统纸质档案的管理与利用方式，档案资源的利用率低下实属必然。从某种程度来讲，信息化建设工作滞后已经成为制约铁路项目档案管理水平提升的一大瓶颈，此说并不为过。

问题之四，专业人才缺乏。档案管理关键在人，特别是档案管理的信息化，要求更要拥有具备专业技能的人才。然而，在一般人的认知中，项目档案管理工作就是对项目文件、图纸进行简单的收集、整理、保管。但实际上，项目档案管理涉及很多工程建设相关知识，例如施工方案是否完备，技术交底是否到位，检验批数据是否准确等等。这都需要项目档案管理人员不仅具备档案管理知识，还需要具备相应的建设工程管理专业知识，成为掌握信息化技术的专业能人。在目前的铁路项目档案管理工作中，从专业结构看，来自文史学科的相关专业人员居多，真正懂专业、懂信息化技术的人员缺少，知识结构不尽合理；从年龄结构看，30岁以下的年轻人少，45岁以上的人员占绝大多数，知识老化、观念老化现象甚为严重。

三、项目档案的信息化途径

纵观上述，可见铁路项目档案管理信息化建设至关重要，采取措施予以实现这是最为积极的态度和有效途径。

途径之一，从铁路项目档案收集源头入手，加强信息化建设。随着计算机和网络技术的飞速发展，电子文档、电子审批的应用越来越广泛。在工程前期使用电子文档进行审签；在施工过程中应用移动终端，填写电子施工日志，随时对工程建设全过程进行记录；使用电子检验批、各类工程验收表，对试验数据、验收情况进行实时追踪，确保工程质量。在建设项目竣工验收阶段，应用电子平台，完成各类验收报告和竣工图纸。只有这样从源头入手，大力推广电子化，才能为项目档案管理信息化打下坚实基础。

途径之二，从管理制度入手，实现管理标准化。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。标准规范是档案信息化建设的纲领，是实现档案管理信息化的先决条件。在信息化时代，档案信息的共享与传递更是依托于这一先决条件。由于计算机型号的差异、配置的高低端不同、软件兼容与否等问题，给档案信息的收集、整理、传递、利用带来了诸多不便。因此，要保证项目档案信息化顺利实施，就必须建立统一的电子档案归档标准，搭建统一的电子档案信息平台，使电子文件所使用的软件系统保持一致，电子档案的收集、提取方式保持一致。只有这样，才能达到电子档案从现场收集到归档管理的无缝对接。

途径之三，从安全防护入手，确保档案信息安全。一是提升硬件设备保安全的能力。选用高品质信息存储设备，避免因设备质量与功能等原因影响档案信息的存储和使用；提供符合标准的存储环境，配备恒温、恒湿、防光、消磁设备，延长电子档案使用寿命。二是提高网络技术保安全的能力。计算机病毒、木马程序、黑客攻击等都是严重危及电子档案信息安全的问题。因此，计算机要加装电脑病毒防护装置，要采取IP限制、密钥管理、漏洞扫描、入侵检测、专线专网、载体转换等措施，确保电子档案的安全。

途径之四，从培训教育入手，提升人员业务素质。随着计算机等现代化科学技术的运用，学科间的相互渗透、相互融合日益加深，这要求档案管理人员既要具备扎实的档案管理理论功底，还要拥有驾驭基础计算机技术、网络技术的能力。真正做到既要能够熟练应用各类网络办公软件，特别是网络传输软件，为快速、高效地开发、利用档案信息提供坚实基础；又要掌握信息安全的必备知识。及时安装、更新杀毒软件，通过实时监测、定期杀毒等技术，防止病毒入侵计算机；采取信息加密、身份认证、防火墙等技术，防止黑客入侵。从而确保网络安全，让档案管理工作安全可靠，切实做到万无一失。

途径之五，从管理创新入手，实现档案管理信息化。一是档案管理思路要创新。为了更好地服务经济建设和社会发展，档案管理人员就必须解放思想、开拓思路，树立创新意识。二是档案信息资源要创新。档案信息资源是档案开发利用的主体，也是创新工作的基础。应用信息化技术手段，既能把档案管理人员从收集、整理、装订、上架等体力劳动中解放出来，又能实现档案信息互联互通、资源共享。在档案的形成收集、整理归档、参考查询、科学编研中，应用数字化信息技术，是实现档案管理信息化的必由之路。

当今世界，已经步入大数据信息化时代。现代信息技术的发展，必将带来档案管理的变革与创新，实现档案管理信息化无疑将是今后档案管理发展的必然之路。信息化技术的应用将提高档案管理人员工作效率，减轻工作负担，加快档案信息传输速度，使档案的查考利用价值得以充分的发挥，更好地服务于社会、服务于平民百姓。而档案事业的大发展，信息化技术作为先进的重要手段无疑将能提供最为有力的支撑。