大数据信息化环境下企业档案工作面临的挑战及对策

文/贺 莉

大数据信息化的发展态势使人类社会生活发生了巨大的变革，为了适应这一发展趋势人类从事的各项工作也要随之做出相应改变，其中档案管理工作等也概莫如此。随着大数据信息化技术广泛应用和深入发展，传统的档案也产生了一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源利用共享

当前，人类社会已经步入大数据信息化时代，人类社会的各个领域都在经历“大数字信息化”技术所带来的深刻变革，其中企业档案工作也面临着诸多变革与挑战。随着大数据信息化技术广泛应用和深入发展，传统的档案也产生了一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源利用共享。面对这一新的大数据信息化发展态势，本文与时俱进，探究与阐述企业档案工作面临的新挑战与对策。

一、企业档案工作面临的挑战

大数据信息化时代的到来，传统的档案管理模式已经有所突破。与其他领域各项工作一样，企业档案工作也面临着新的挑战。具体反映在：

挑战一，数字技术的崛起引发档案管理对象形态的变化。大数据信息化环境下，企业面临新的数字记录载体替代纸质载体。计算机普及导致过去依附于载体的人类可识别的模拟态变成不可识别的数字态。数字环境下信息的生成、存在、运行和管理方式发生重大变化，这直接给传统档案工作和档案人员带来了极大挑战。如何做好大数字信息化环境下的档案工作，业已成为摆在档案管理机构及工作人员面前的一个新的命题。

挑战二，档案工作面临技术层面的挑战。计算机发展从20世纪40年代至今，网络和信息技术快速发展，无纸化办公，无纸化交易越来越普遍，大数据、云计算、人工智能的研究应用的深入，档案工作面临技术层面的问题也越来越凸显。一方面，档案部门所拥有的数据存储、压缩技术尚未得到明确要求，档案管理标准的适应性有待提升。另一方面，大数据状态下档案数据安全性的问题，值得格外重视。因为，随着业务系统的复杂度越提升，相关软硬件设施越庞杂，产生的数据信息安全风险就越多。伴随着此后“单轨制”“单套制”的推进，业务数据归档移交与保存的过程中，遇到了一些新的问题。此外，软硬件故障、网络非法入侵、系统错误等安全问题出现等，都会对档案数据真实性、完整性、有效性产生不可逆的负面影响。大数据信息化的便利好处多多，但也势必会带来一些新的问题，档案人员必须做好全方位的准备，方能迎接面临的新的挑战。

挑战三，档案工作面临业务层面的挑战。大数据信息化环境下，需要归档的业务数据范围不断扩大，种类增多，业务过程性记录增加，新平台产生新的数据源，系统监管类数据增量大。归档范围的划定需要重新考量，系统存储容量大的能实现全过程数据归档。那么如何对海量数据实行科学在线归档，是档案部门参与数字发展战略必须解决的问题。不同部门的数据将围绕某项业务活动流转于归集，随后向档案部门移交，档案部门需要重新建立新的归档范围和保管期限，业务活动成为数据聚合的基本单位，而不再是各个来源部门。大数据信息化背景下，数据以更加本体化和模型化的形态融入业务系统中，数据完成共享、组合和验证的过程，所遵循的是具体运行规则与业务逻辑。因此，规则作为数据空间的主要对象，如何描述数据，如何描述管理规则就成为档案部门应对的又一新的挑战。

挑战四，面临专业人才队伍建设的挑战。当下多数企业档案部门面临着人员知识结构落后的问题。在缺乏学习和培训的情况下，对数据存储、数据分析和应用技术知之甚少，从而影响到阻碍大数据信息化环境下档案工作的开展。档案人才的专业水平需要进一步提高，而适应数字环境的综合型人才培养是档案人才建设的主要的新挑战。

二、数字化环境中档案管理的思考与对策

面对大数据信息化存在的问题与挑战，经过研究与思考，认为采取如下的对策：

对策一，转变思想观念，积极面对档案管理对象的变化。社会发展与技术进步的总趋势不以人的意志为转移，企业领导者和档案管理人员应该适应时代更迭、顺势而为，转变思想观念，积极面对档案管理对象的变化，努力学习与运用大数据信息化技术知识，使得档案资源的前景向规范化、保存方式更先进、利用更安全、便捷的方向推进。收集电子文件、图像、视频等一切具有保存价值的对象都作为档案管理，并强化对非机构化的新型档案信息的实时收集、存储与管理。这就意味着档案部门不仅仅是在档案“量”的积累，更要及时增加档案的种类，保证档案工作研究、分析对象的“完整性”，为档案工作的“质”变打好坚实基础。实际上，这也丰富了档案工作的内容，注入了新鲜的血液，为档案未来的发展拓宽了道路。从而确立电子文件与电子档案管理为主，传统载体档案管理为辅的工作理念和新的管理模式，在按部就班高效安全地管好、存好传统载体档案的基础上，将更多的精力放在电子文件与电子档案管理方面，让大数据信息化技术在档案管理中绽放光彩。

对策二，大力夯实基础，构建业务储备标准化。大数据信息化环境下，档案工作紧密地结合数据驱动和业务驱动的数据管理方式，数据生命周期理论业已成为档案部门一大新的研究方向。大数据信息化环境下，用户生成的档案资料内容颇多，占据了主导地位，鉴定并确保数据质量显见成为工作瓶颈。因为，传统档案数字化成果基本处于档案数据的粗加工阶段，导致后期档案数据分析、挖掘和利用难度较大。而以大数据信息化为契机，根据企业现状，进一步明确工作目标，构建业务储备标准化，结合国家和行业新出台的办法和标准，对归档范围、特殊电子文件归档方式方法、元数据管理、真实性保障、单轨制等关键内容进行深入研究，积极探索更加行之有效的实施方案。通过制定元数据标准、归档范围、归档移交数据包标准、档案数据鉴定规则等业务标准，夯实档案业务基础，为后期档案数据分析、挖掘与利用奠定了坚实的基础，创造了有力条件。

对策三，加强沟通，精心搭建新的管理方法与模式。回顾过去，传统档案管理的核心在于对档案载体的管理，形成了一套对档案实体等外围环境要求的管理方式。眼观时下，大数据信息化环境下档案管理方式逐渐变为对档案内容、结构、背景等诸多要素的管理和控制。大数据信息化环境下，系统产生的信息从文件级演变到数据级，档案管理方法需要借鉴数据管理、数据库管理的方法，从规则、模型、数据结构、数据关系出发等环节进行管控。传统管理模式中显得不为重要的过程数据，从知识管理角度出发具有极大价值，故此对全过程的数据要进行管控，并将工作细节和经验保存下来，有助于缩短制造周期。可见，大数据信息化的优势与特点在工作实践中已经展露无疑。

面对大数据信息化的实际应用，搭建平台至关重要。然而，客观现实告诉人们，一般企业自身难以建立起大数字信息化技术平台。而企业实现大数据信息化档案管理尚需借助“外力”，重要方式之一是搭建与沟通大数字信息化管理部门的交流协作渠道。在档案部门与数据管理部门间建立稳定长效的沟通与协调机制，将档案部门纳入数据发展与管理的顶层设计之中，提升企业档案部门在大数据信息化时代的影响力。档案部门协调与以数据管理中心代表的相关部门的合作，建立稳定的合作协调机制，互相借势借力的业务往来，通过会议讨论制定业务考核细则和行政事项基础信息确认表，以规范进一步的业务合作。结合核心业务职能介入数据管理流程。归档保存是整个管理流程中不可或缺、前后联动的重要环节，与档案部门一直以来的核心业务相契合，为档案部门提供了介入大数据信息化技术工作的契机，如此方能提升企业档案管理的信息化水平。

对策四，提升队伍素质，努力培养档案数字专业人才。现代社会的竞争，关键是人才的竞争。企业的进步与发展，人才实属关键。从档案事业长远发展和数据安全角度考虑，组建具备技术能力与专业知识的档案人才队伍非常必要。

实践表明，升级人才队伍是企业档案长久发展的历史必然选择。企业在明确与时俱进的岗位职责的基础上，要提高与数字化环境相配位的专业技术人才队伍建设。制定“用得到人才，留得住人才”的激励政策，放手使用人才、提高人才待遇实为重要的举措。同时，还要鼓励在职人员参加对外交流，提高技术专业程度，培养复合型、创新型和应用型人才，要为拥有数字技能的人才提供更多的发展空间和创新机会。此外，档案机构应当为档案人才提供清晰明了、可以实现的职业规划，将人才与企业档案机构使命与责任担当联系起来，使人才与企业共命运，激发人才的使命感、责任感，为促进企业档案管理水平的提升，加快企业的发展贡献智慧才能。

上述思考与实践表明，如今社会已经进入了大数据信息化时代，传统的档案管理方式已经难以适应档案管理的新需求，企业档案管理数字转型实为大势所趋，这既是机遇，也是挑战。企业领导者以及档案工作者，必须顺势而上，针对存在问题，采取相应对策，迎难而上，不断突破，扎扎实实地推进档案工作迈上新台阶。