人工智能在高校档案管理中的应用前景

高晶晶 鄢嫦

摘 要 人工智能越來越引起各行各业的重视。将人工智能技术引入高校档案管理，如利用语音识别技术、文字扫描识别技术实现档案智能检索;搭建智能网络平台，建立大数据库实现档案智能服务;建立智能档案库房管理平台，实现档案库房智能管理等，以期改进高校档案管理工作，提升高校档案服务质量。同时也需要认识到，人工智能的应用与推广还面临许多限制性因素。

关键词 人工智能 高校档案管理 档案检索 档案利用

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-20

★作者简介：高晶晶，中国农业大学档案与校史馆馆员，硕士研究生，研究方向为电子文件管理;鄢嫦，长沙商贸旅游职业技术学院档案馆讲师，硕士研究生，研究方向为档案管理。

Abstract Artificial intelligence has increasingly attracted the attention of all walks of life. Introducing artificial intelligence technology into university archives management is expected to improve the archives management and promote the quality of archives services in colleges and universities， such as using voice recognition technology and text scanning recognition technology to realize intelligent archives retrieval， building intelligent network platforms， establishing large database to realize intelligent archival service， and establishing intelligent archives warehouse management platforms， realizing the intelligent management of archives warehouse. At the same time， it is also necessary to recognize that there are many restrictive factors in the application and promotion of artificial intelligence.

Keyword artificial intelligence; university archives management; archives retrieval; archives utilization

2016年，韩国围棋棋手李世石以1：4惜败于谷歌智能围棋程序AlphaGo，AlphaGo的表现惊艳了世界[1]13，人们称2016年是人工智能爆发的元年[2]54。2017年“人工智能”首次被写入我国政府工作报告，在连续三年的时间里，这一概念从提出到加强，人工智能已经在部分领域得到初步应用，如智能汽车、智能翻译、智能家居等，在未来的日子里，人工智能不仅会对新兴产业造成革命性的变革，对传统行业也将带来翻天覆地的变化。档案从业人员如果不能积极顺应并融入这一趋势当中，可能会对档案事业的进一步发展造成阻碍。

一、人工智能在档案领域的研究现状

笔者在中国知网上以“人工智能”与“档案”为篇名进行组合检索，截至2019年12月，可检索出中文文献38篇，其中2017年至2019年发表的有29篇，占比高达76%。可以看出，档案领域的专家学者对人工智能的研究总量并不多，近三年研究量增长较快。笔者再以“人工智能”与“档案”为主题及关键词进行组合检索，去除不相关文献，也可得出相同结论。

1956年，人工智能概念首次被提出，人工智能在档案管理领域的研究最早是在1996年马绪超撰写的《人工智能及其在档案检索中的应用》，文章称档案检索智能化是未来趋势[3]36。较早的、专门的针对特定类型的档案的研究，是屈秀兰在2008年提出，利用人工智能在信息、数据和知识处理上的优势，通过应用神经网络、模式识别、专家系统、智能代理等人工智能技术，提高企业档案智能化管理水平[4]19。刘洋提出在高校档案管理上应用数据挖掘算法、RFID芯片等方式提升服务，并且认为人工智能的核心是海量全面的数据，因此数据安全与隐私安全是未来所面临的最大挑战[5]23。综合来看，近几年随着人工智能的大热，人工智能的研究范围逐步拓展至企业档案、城建档案、高校档案、人事档案等的管理应用，重点集中在档案收集、档案检索、档案利用、档案鉴定等方面。

二、人工智能在高校档案管理中的应用优势

1.人工智能助力档案检索智能化。2018年4月28日，国家档案局科研所与科大讯飞信息科技股份有限公司签署了全面战略合作协议，双方携手探索“人工智能+档案”的更多可能。科大讯飞是我国从事人工智能研究的骨干企业，旗下核心技术——语音识别技术与文字扫描识别技术[6]200均可为档案智能化所用。

利用语音识别技术实现智能检索，即通过提取语音中的文字信息，实现人机通信和交互。面对比较明确的检索诉求，可以直接通过语音输入的方式，搜索引擎系统经过语音转化、自然语言处理、档案检索三个步骤，最终得到符合查询需求的结果，以档号或者电子版形式提供给检索者;面对比较复杂的检索诉求，比如检索者自己也无法确定所需材料的类型、题名、时间等关键信息，这种情况下可以通过查询者与搜索引擎的交互式对话，必要情况下，可以进行查询者、档案管理员、搜索引擎的三方沟通，给出最优检索方案提供利用。语音识别将使得档案检索变得更加灵活高效、更加人性化。同时，系统会根据查档人的个人信息和查阅记录，向其推送可能感兴趣的档案资料。

利用文字掃描识别技术实现智能检索，是基于大数据分析实现文字的识别，这个技术的应用很大程度上依赖于前期的档案数字化工作。目前的档案数字化工作遵循的原则是“存量数字化，增量电子化”，数字化及电子化形式即电子扫描，包括JPG、PDF、TIFF等格式，可实现文件题名的自动检索，但无法实现全文检索，这使得在很多情况下，比如查询者无法提供精确的文件题名、时间的情况下，手工检索的难度大大增加，倘若实现了全文检索，则可大大提高检全率，满足利用者查阅需求;另外，对于建校历史悠久的高校来说，馆藏档案很多都是珍贵的历史档案，在校史研究过程中发现档案资料存在手写字迹难以辨认、字迹消退、纸张脆弱等问题，可以利用光学字符识别技术（Optical Character Recognition，OCR），对历史档案进行基于深度神经网络模型的文字识别，提高历史档案检索效率与利用水平。

2.人工智能助力档案利用服务智能化。搭建智能网络平台实现远程利用。国内许多大学校区众多、分布分散，有些甚至跨省办学，以本人所在的高校为例，百年名校、历史悠久，两区校园、相距较远。为了提高两个校区的办公效率，学校大多数职能部门开设了自动化办公系统，如OA系统、科研系统、财务报账系统、档案管理系统等，但是各个部门系统独立运作，还没有做到相互关联，对于档案利用来说还是不够便捷。以文书档案为例，这类档案利用率较高，而且具有“文件形成者即档案利用者”的特点，实现OA系统与档案管理系统相关联后[7]79，利用者可以自主在系统里依据权限浏览档案，按照层级目录查找所需档案，然后在线申请，待档案管理员审批后，在线即可申请到电子版。学校应当搭建一个统一的智能网络平台，平台涵盖学校各个部门子系统，实现“实时归档、跨库检索、在线利用”的智能化模式，以提高档案利用效率，提升档案服务质量。

建立大数据库实现智能认证与登录。在报考、就业过程中，高校毕业生对于成绩单、入学名册、毕业名册、学位材料等教学档案的需求量一直很大，鉴于毕业生分布在不同地理位置，为了让他们足不出户便可拿到所需材料，很多学校已经开通了线上办理业务，但需要手动输入多项个人信息用于身份验证与档案查找。在人工智能背景下，高校可对入校学生进行指纹及人脸信息采集，并与个人信息进行关联，形成大数据库，对今后在校或者离校后的一切查档申请，不必再重复登记查档人信息，可在申请过程中进行指纹识别或人脸识别，身份验证成功后，只需按照索引点击选取所需材料以及利用方式，便可完成所有操作，以此提高查档接待效率。事实上，指纹识别、人脸识别、瞳孔识别等技术比单纯的密码组合更能保证个人信息的安全，给不法分子盗用信息、冒领材料等情况增加了难度与成本。

人工智能环境下的档案利用服务应当更加突出“以用户为中心”的理念，广泛搜集用户需求，精准分析用户偏好，主动提供个性化服务，真正做到让广大师生办事只跑一次，甚至一次不跑就能办成事，实现档案利用服务智能化。

3.人工智能助力档案库房智能化。人工智能为档案库房智能化管理提供了技术支撑。按照《档案馆建筑设计规范》要求，档案库房最基本的应当做到“八防”：防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火。借助新技术，建立中央控制系统、温湿度控制系统、烟雾感应检测系统、漏水检测自动报警系统、档案库房专用气体消防系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁管理系统等，实现新形式的档案库房“八防”。

建立智能档案库房管理平台，实现档案库房的远程操作与管理。档案管理员肯定遇到过这样的情况，因为某卷或某件档案上错架而导致消耗大量的人力物力去查找，借助物联网技术可解决这一难题，即无线射频识别（Radio Frequency Identification，RFID）来实现档案智能化识别、跟踪定位、监控管理[8]21，每一件、卷档案都将有一个独一无二的身份认定，扫描二维码、条形码即可获得其全部著录信息，全程跟踪档案利用路径，定期盘点档案是否按期归库等，从而实现档案实体与内容信息一体化、交互化管理。在此基础上打造全方位、智能化的档案实体库房与管理平台。

三、人工智能在高校档案管理中的应用限制

人工智能近几年被讨论得如火如荼，但目前来看，人工智能热还未传递到档案领域，人工智能技术在档案管理上的应用仍比较有限。限制因素主要从技术、资金、人才、观念四个方面着手分析，可以看出人工智能的全面推广是大势所趋。

在技术方面，人工智能在当下环境来看，由于技术发展的限制，其应用与推广的成本会相对较高，高校档案馆在档案管理与库房管理上已经在积极接触人工智能技术，但还少有应用推广。创新工场董事长兼首席执行官李开复认为，中国发展人工智能技术有五大优势，即大量涌现的工程师、强烈的创新意识与竞争意识、开放的市场环境、政府的政策扶持、越来越多的资金投资。因此，在人工智能技术的应用方面，人工智能平台的开放性和技术门槛降低的趋势也使人工智能技术的应用普及更加容易实现。

在资金方面，正如前文所述，因为技术发展限制，导致人工智能的应用推广花费较高，在档案部门率先开展人工智能技术的应用是不现实的，但档案管理与档案发展应当纳入学校智能管理与发展的整个系统中去，这样既节约了成本又实现了档案工作的智能化，提升了档案利用服务的质量。同时，随着人工智能技术的发展，人工智能在资金上的限制将不会再制约其发展。

在人才方面，目前我国人工智能的专门人才还比较有限，人工智能的专门人才培养相较于西方国家起步较晚，就开设人工智能专业的高等学府的数量来说，仅占美国的1/6左右。人工智能人才储备基于两层考虑：一是人工智能专业人员的培养。随着国家层面对人工智能的重视，国内已有高校开始设置人工智能专业，中国人民大学成立了高瓴人工智能研究院，通过国内高等教育与国际联合培养的方式为人工智能时代储备人才力量;二是档案从业人员的继续教育培训。应当逐步在档案管理职业技能培训课程上增加人工智能技术的相关课程，为档案工作智能化做好知识与技能准备。

在观念方面，档案工作人员或者其他行业从业者可能会有被人工智能替代的忧虑，担心是否会被人工智能所取代而失去工作[9]38。实际上，被人工智能替代的会是一些重复性、常规性、机械性的工作，如收集信息、分析数据、处理数据等。正如李开复所说：“AI是工具，与人类相比，AI缺乏感情和创造力。”所以，我们不用担忧因为人工智能技术的出现而被替代被失业，人的创造性思维永远是人工智能所不能比拟与替代的。

人工智能环境下的档案管理可以使档案工作不再枯燥，档案工作人员可以利用更多的时间进行档案编研等工作，深度挖掘、盘活档案资源，而不必让繁杂琐碎重复性的工作挤占了宝贵的时间。总体来说，人工智能时代的到来势必会对各行各业包括档案工作带来挑战，作为档案从业人员，需要以开放的姿态拥抱新事物、适应新趋势。我们始终认为，相比于技术的停滞，思维的固化更可怕，所以我们一定要热情拥抱人工智能，积极转变思想、提升技术，利用人工智能技术改进高校档案管理工作、提升高校档案馆为师生服务的质量，为“智能+”时代的全面到来做好准备。

参考文献

[1]张会超.人工智能与档案管理论析[J].兰台世界，2019（2）：13-18.

[2]赵湘渝.论档案信息利用的人工智能服务模式[J].档案管理，2018（6）：54-55.

[3]马绪超.人工智能及其在档案检索中的应用[J].黑龙江档案，1996（6）：36-37.

[4]屈秀兰.应用人工智能技术开发利用企业档案资源的探讨[J].兰台世界，2008（4）：19-20.

[5]刘洋.人工智能环境下高校档案管理的策略研究[J].办公自动化，2019，24（2）：22-24.

[6]朱云辉.人工智能技术在数字档案信息资源分类与检索中的应用[J].资源信息与工程，2018，33（6）：200-201.

[7]沈牡丹，范智新.人工智能时代档案工作如何寻求新发展[J].兰台世界，2018（5）：77-79.

[8]刘珂.人工智能在档案管理中的应用探析[J].兰台世界，2019（2）：19-23.

[9]沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究[J].档案与建设，2018（2）：36-39.