外贸业务管理系统的实施

顾晓菲

1实施概述

在系统正式上线，被投入使用之前，外贸公司必须进行分批次的、不同范围的培训，并且需要保障系统推广的过程中不影响正常的日常办公。系统基本采取前期试运行、不同模块分阶段推广上线的方式，从而做好过渡期的协调准备工作。在系统的实施过程中，再次巩固验证业务的各个操作环节的业务需求和目标是否达成，尽可能更全面的规范操作流程，确保系统最终可以顺利投入运行。

2实施准备

2.1  组织准备

根据业务流程和项目职能负责情况，组织相关工作人员按照客户组、业务组、财务组、领导组、系统管理组进行系统的实施工作，并最后参与系统的评审和归档。

客户组：通过外网浏览器打开系统，并且进行用户的注册及登录，将客户及商品的信息录入系统并进行日常修改维护。在线上进行订单的生成提交审核操作，并根据订单的预期操作时间节点对订单的业务进度、物流进度、报关申报进度、应收账款和应付账款的安排进度进行跟踪、申请和查询。

业务组：进入系统后，对客户组提交的订单数据进行读取和基本审核，将审核情况提交领导组和财务组等待批示审核结果，查询审核进度。

财务组：进入系统后，对领导组提交的收付款情况进行审核并及时反馈，生成财务单据。

领导组：听取项目进度汇报，负责信息化项目的决策和总指挥。进入系统后，负责业务组和财务组提交的业务内容审核，并把审核结果反馈对应组别。

系统管理组：负责线上实施的日常管理工作，制订项目实施的各项计划及相关制度，能够协调项目实施过程中各个方面的各种关系，并跟踪实施的进度和质量，同时负责培训和技术支持等。

2.2  环境准备

操作系統：Windows XP、Windows Vista、Windows7;浏览器：IE8、火狐、谷歌、360浏览器

硬件环境：该项目实施范围的使用人员预估同时并发数在10以内，建议使用10台配置为Xeon E5-2640V22.6GHz，CPU E5-2640的服务器，一台数据服务器内存16G，一台应用服务器内存均8G。

数据库环境：Oracle Enterprise Linux6

网络环境：网线为普通双绞线和100M网络宽带。

2.3  数据准备

在系统的模拟运行之前，外贸公司业务相关负责人需要提供多套包括进口业务、出口业务等不同业务性质的已完全终结的订单资料作为模拟运行时的数据支持。数据资料要求真实和完整，以检测该系统的正确性和流畅性。数据信息需要包括：真实订单的客户信息、产品信息、采购和销售的订单信息、物流委托信息、出口退税信息、应收应付账款信息等。

3实施培训

根据项目实施的进度，公司的系统培训拟定分批次进行。首先在系统的实施阶段针对公司在职员按照职务进行各自为期两天的业务操作培训。在系统正式上线推广阶段再安排关键用户和系统管理员进行各自为期两天的业务操作培训。系统实施培训计划表如表1 所示。

4系统上线

为了保障系统推广的过程中不影响正常的日常办公，公司决定系统建设采用分模块、逐步替换的策略进行前期试运行，将不同模块逐步分阶段推广上线，从而做好过渡期的协调准备工作。

1.    基础信息管理系统模块的实施。公司相关客户使用基础信息管理功能，客户可以通过浏览器进行在线自助下单业务。客户输入其ID、密码、验证码后等待验证通过，即可登录系统，然后根据系统图标按钮进行进口业务、出口业务、金融服务的数据自助录入及维护保存，并提交审核。

2.    进出口业务管理系统模块的实施。在基础信息管理系统模块上线后，公司的业务员根据客户自助录入的产品信息、客户信息、订单信息进行审核，并自动生成审核结果。若审核结果不通过，则返回第一步，需要客户进行基础信息的重新修改和维护。若审核通过，业务员将根据客户的服务需求进行下一步操作，比如提供相应的物流服务、金融服务等。

3.    财务管理系统模块的实施。财务人员使用财务管理功能，根据公司的业务员提交的金融服务申请进行审核，并自动生成审核结果，提高财务自动化办公的水平。若审核不通过，则驳回业务员申请。若审核通过，则提交领导层审核确认。收到领导层审核通过的批复后，财务人员根据业务申请要求安排支付供货方货款，并生成应付账款凭证;或者确认来款入账，生成应收账款凭证。

4.    系统管理模块的实施。系统管理员使用系统管理功能进行权限设置和用户管理。系统管理作为整个系统运行的基础之一，保证了合法用户对系统的操作和访问，确保了数据的安全性。

5.    业务数据统计模块的实施。权限人员或领导层使用系统的业务统计管理功能可以进行出口销售额统计、进口采购额统计、利润统计、应收账款统计、应付账款统计和资金流统计，并将统计数据结果作为参考进行管理决策。

5实施效果评估

系统正式上线以来，运行情况良好，已经在公司正常业务过程中进行全面的推广。

在系统实施的过程中，系统的用户，包含客户、业务员、财务人员、领导层等均对于整个系统的功能模块、界面设计、系统的安全性、易用性、可维护性等进行全方面的验证。客户可以在线完成注册和录入客户基本信息、商品信息、订单信息。业务部门的订单生成、费用预算、成本预算、利润预算、预算调整均在系统中线上进行编制、提交和审批;领导层的合同审批、付款审批、资信审核也均在系统中进行。系统中对数据的查询和统计准确及时，为领导层在公司管理上的宏观调控和贸易决策中提供扎实的数据理论支持。财务人员可以在系统内录入反馈应收账款和应付账款的资金情况。实施结果表明系统的运行情况准确、稳定、有较好的容错能力，可以高效的完成公司业务的日常工作。

6.    总结

结合目前的运行情况来看，该系统已经可以满足公司的日常业务管理，并且提高了公司工作效率，达到了系统建设的预期目标，取得了比较良好的使用效果。