新形势下事业单位档案的管理规范化

刘增华

摘 要：科技不断进步，信息化时代随之而来。在新形势下，信息化贯彻于工作生活的每一处，事业单位档案管理也应当随之变化。事业档案管理在事业单位工作中占有很重要的位置，档案管理是一项基础的工作，虽是基础工作，但是其记录并运转着事业单位的信息资源，包括单位人员的档案信息以及重要事件的档案信息等，所以档案管理尤为重要。本文将对新形势下事业单位档案管理规范化进行分析与探讨。

关键词：档案管理;事业单位;管理规范化;工作改革

一、引言

新形势下，信息化趋势促使许多传统的工作方式有了改良，进而提高工作的效率以及有效性，档案的管理也应当趋于信息化，这样更有利于对档案进行高效的管理，使工作人员更加了解档案的情况。就目前的情况来看，有许多事业单位的档案管理仍未做出改变，或者现有的人员与管理方式不能很好地适应新形势下档案管理做出的改变，导致事业单位档案管理规范化管理上有所欠缺，本文将针对这个问题进行更加深入的分析与探讨。

二、事业单位档案管理规范化中存在的问题

（一）档案管理信息化建设滞后

在新形势下，信息化程度不断加快，传统的档案管理方式以及档案的更新速度无法满足档案管理信息化的发展，事业单位应重视对档案管理的信息化建设。但是就目前来看，许多事业单位不够重视这一问题，存放档案的库房内环境杂乱无章，相关设备比较落后，并且不及时更新。档案堆积的数目多就会导致进行档案管理更新时工作量大且烦琐，工作效率低下，无法更加有效地为决策提供保障。虽然部分事业单位实现了档案管理信息化，但是管理过于形式化，并未真正落实。

（二）档案管理意识薄弱

档案管理是事业单位工作的一项基础工作，也正因如此，档案管理的工作往往会被事业单位忽视，在整体工作中不受到重视，管理的意识也比较薄弱。单位并未为档案管理设置专门的部门，只是纳为办公管理，使得档案管理失去了独立性，进而导致档案管理的工作地位越来越低，在整体工作的存在感较低，不容易被人注意到。也正是由于事业单位对档案管理的意识薄弱，才会导致档案管理信息化建设不能很好进行，进而影响档案管理的有效进行。

（三）档案管理人才匮乏

档案管理的信息化建设有着很严格的要求，尤其是对管理人员，管理人员的专业水平十分重要，必须保证其专业水平达到一定的高度。这一项工作是综合性较强的管理工作，所以对档案管理人员的要求也较为严格。就目前来看，部分事业单位档案管理信息化建设均已完成，但是管理人员的专业水平差距大，综合素质普遍不高，专业型管理人员较少，甚至有些事业单位没有专业型管理人员，并且大多数都没有足够的实践经验，在管理工作中遇到问题不能很好应对。档案管理信息化建设中会淘汰落后的设备，引进先进的设备与技术，但是事业单位档案管理的人员大多没有接受过专业训练，未熟练掌握设备以及技术，不能充分使引进的技术设备发挥更大的作用。

（四）档案管理制度不健全

每一项工作都会有相对的制度对其进行规范约束，档案管理工作也不例外。档案管理工作的规范化以及有效性很大程度上取决于档案管理制度。就目前来看，许多事业单位的档案管理制度并不健全，或者虽制定了档案管理制度，但如同虚设，许多管理者对管理的工作不够重视，并不会严格按照档案管理的制度工作，甚至有些管理者敷衍了事，这样就会导致管理工作陷入混乱境地。事业单位不能很好地根据实际情况制定管理工作，管理人员工作散漫不认真执行，两者结合就导致了管理工作不能很好进行，有效性以及工作效率大大下降。

三、新形势下事业单位档案管理规范化的措施

（一）完善数字信息化建设

档案管理信息化就是结合互联网以及传统的档案管理制定一套管理的系统。文件到档案的转化的过程是十分烦琐的，它是一项要求专业性极强并且操作程序十分复杂的工作，每一卷档案的收集与管理都有着十分严格的要求。由于档案所含信息十分重要，在档案管理的过程中要防止人为或者自然灾害的损坏，这就要求相关管理人员既要十分熟練档案的整理与存放工作，又要熟练掌握相关管理技术以及数字信息化建设管理系统。

目前，有部分单位开发出了文档一体化管理系统，通过对档案有效的序列排放以及档案文本在计算机的留档，日常查阅、借阅以及管理监控更加便捷。科技不断进步，会不断涌现出新型的存储介质以及先进的技术应用，那么对信息记录和管理的要求也会随之发生变化，可以肯定的是，要求只会更加严格而不会松懈。这就要求档案管理人员顺应新形势下的发展，不断学习进步，更加熟练掌握相关管理以及对设备使用的技术，进而确保档案管理的有效性。

（二）提高管理意识与水平

首先，要提高档案管理人员的管理意识和管理水平。领导者的管理意识与水平是其重要保障，从一个领导者的管理意识能看出整个事业单位的管理意识。如果领导者不重视档案管理的工作，管理的意识比较薄弱，那么档案管理人员也会由此放松对档案的管理，导致管理意识薄弱，所以领导者的管理意识与水平十分重要。当地相关组织可以定期组织领导者学习与档案管理相关的法律以及法规等，通过一些具体的案例说明档案管理的重要性，使他们对档案管理这项基础工作有所改观，使其足够重视档案管理的工作。同时，要将档案管理纳入日常议事日程，以此来增加对其的重视度，使得档案管理工作具有独立性。

其次，要提高档案管理人员的管理意识和管理水平。领导者的管理意识与水平的提高能够带动管理人员的意识的提高，但是这样不能完全保证档案管理工作有效进行，档案管理人员是其中最关键的因素。档案管理人员的管理意识不仅是依靠相关规章制度以及单位领导者的约束来提高的，更多的是依靠档案管理人员在日常工作以及顺以新形势的变化，自己有效学习进步提高的，这样的提高对档案管理工作的进行更加有效。作为档案管理人员，要有管理的意识，认可并重视管理工作。还要加强与领导的沟通，可能有些领导并不重视档案管理工作，此时档案管理人员就要加强与领导的沟通，充分利用各种机会以及形式向领导汇报档案管理的工作。在档案管理工作开会议时，应当邀请领导参加，从而使领导者意识到档案管理的重要性，使得档案管理得到单位的充分重视，如此才能使档案管理工作更加规范化。

最后，要加强与同事、群众的沟通。档案管理人员应当向领导申请定期为同事、群众宣传档案管理的重要性，档案的信息关乎自己的前途，档案一旦受损，会造成不可弥补的损失，加强同事以及群众的档案管理意识，可以进而防止档案受到人为损坏。

（三）培养专业型管理人才

新形势下，有许多先进的设备以及技术引进档案管理的工作中，档案管理的模式也会由此发生改变。如何根据现有形式进行改进，需要怎样的方案，如何建立完善档案管理制度，并且保证档案管理能够规范化执行，这都是当下事业单位该思考的问题，此时专业型管理人才就十分重要了。培养专业型管理人才可以从以下几方面进行。

一要提高档案管理人员的积极性。提高档案管理人员的积极性，有利于在单位内营造良好的工作氛围，进而带动单位同事努力做好本职工作，提高整体的工作效率。提高积极性可以依靠领导者对档案管理的重视度，重视度越高，档案管理人员越会有努力工作的动力。可以改善档案管理人员的待遇和環境等，使其工作变被动为主动，相关部门也要定期对人员进行培训，增强综合素质以及专业能力。

二要积极从社会以及高校引进专业型管理人才，扩充档案管理人员的队伍。同时，要营造好管理人员的工作环境，鼓励并支持其创造性的意见，调动其积极性与创造性。若在日常的生活与工作有问题，要及时沟通解决，便于他们能够安心做好自己的工作，进而促进档案管理工作有效进行。

三要加强对档案管理人员的培养。一方面，提高政治素质的培养。虽然这些管理人员知道一些法律法规，但是并没有深入的理解，因而要组织培训，加深其对相关法律法规的了解，树立正确又扎实的政治观念。另一方面，提高业务水平的培训。定期培训加强巩固专业知识的学习，同时，通过一些实际案例向其传授一些工作经验。对于新引入的设备与技术，要集中培训进行深入学习。

（四）健全档案管理制度

为确保档案管理的有效进行，确保档案管理工作更加规范化，要健全完善档案管理制度。其制定要根据实际情况，结合相关法律法规共同制定，必须确保制度的权威性、合理科学性。与此同时，档案管理制度不能只约束档案管理人员，还要对其他人员有一定约束。事业单位应当设立专门的监督部门，以此保障档案管理制度能够规范有效地落实。除此之外，还要设立档案管理人员的奖罚制度。该制度应当明确规定对不遵守档案管理制度人员的处罚措施，表现好的档案管理人员要有一定的奖励措施，如通报表扬等，以此促进档案管理人员工作的积极性，营造良好的工作氛围，进而使得档案管理工作规范化。

四、结语

档案管理是一项基础工作，也正因如此得不到充分重视，新形势下，事业单位必须重视起来。为使档案管理规范化工作顺利进行，需保证事业单位满足几点要求，即有健全的档案管理制度、有专业型人才、提高管理人员的管理意识、努力完善档案管理信息化建设。除此之外，还需注意时刻关注时代的发展，使事业单位档案管理不断进步，跟上时代发展的步伐。

参考文献：

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