高校财务“报销难”的情况简析

宋克茜 王秀婷

0 引言

近年来，高校财务进行了较大变革，2019年全面实行新政府会计制度推动了高校财务报销模式发展进程，加之电子票据的普遍应用，光学字符识别程序的快速发展，为各类发票的电子信息来智能采集提供可能。但是，影响高校财务报销模式变革步伐的主要原因仍是“报销难”的问题。“报销难”的成因不仅仅是制度、信息化水平等原因，更大的原因是信息的不对称、部门之间的业务合作效率低等，下面就从财务核算人员的视角分析“报销难”的原因，并提出合理建议。

1 目前高校财务“报销难”的原因

1.1 信息不对称

信息不对称是导致高校报销难的主要原因之一，主要体现在前台财务人员与报销人员掌握信息不对称。

（1）高校财务人员轮岗快、制度更新快、部分人员经验不足；报销高峰期间，高校财务报销窗口人员不足。根据会计制度的要求，财务人员需要定期轮岗，通常情况，有经验的前台报销人员轮岗后会做预算、财务分析等工作，再回到前台时高校财务制度规定、签批流程甚至高校财务制度等已经变革，回到报销岗位需要大量时间重新学习。一部分前台报销人员是新手，由于高校财务报销业务细致复杂，他们需要很长一段时间才能熟练胜任高校财务报销工作，在此期间，工作效率不高。另外，高校财务报销高峰期，工作量倍增，面临高强度、高精度的报销环境，需要加班加点，多数高校财务报销窗口人员不足，频繁地手工审核报销单和录入记账凭证导致账务错误率高，在此期间，高校财务前台会计人员忙于窗口业务，没有时间兼顾报销的电话咨询、窗口咨询等业务，影响报销人员对财务服务的满意度。

（2）报销人经验少，对高校财务制度了解不足。一是老师委托经办人报销造成信息传达不准确，由于经办人对经费使用范围、经费支出情况等信息知之甚少，报销时出现“一问三不知”的情况，致使一项经济业务反复跑腿，降低了高校财务报销效率。二是报销人员对本校报销信息的更新不够敏感，造成新制度已经执行很久，一些老师仍按照旧制度的规定来报销的情况；加之有时报销人员对文件的理解有偏差，使报销工作出现分歧，降低财务报销效率。三是文件的出台时间和执行时间与高校财务实际执行时间不对称。文件的执行需在高校财务部门收到文件后，财务人员进行学习、分析，根据本校的财务情况制定出执行方案，执行方案出台后，高校需要自行制定文件执行时间并通知各部门、学院，一些重大事项需要经主管校长或校财经工作小组开会研究通过才能执行，这使得文件的出台与学校的是实际实行有一段时间差。

1.2 需要与其他部门配合业务效率低

（1）科研经费、学科经费、人才经费等需要其他部门签批管理的经费

跨部门管理的经费，部门之间信息不共享，课题组成员工作压力大。由主管部门、财务部门及经费负责人共同管理的课题经费，面临着部门之间独立性强、信息不共享，出现同一经费的预算、支出、结题等环节不够连贯，课题组成员工作量大，工作效率低等问题。各部门业务系统相互独立，不能够有效提取交叉数据。例如，财务系统与科研管理系统相对独立，数据不能实时共享，对账人员需要将系统数据导出进行核对，不同系统的数据口径不同、计量方式的不同，增加了核对人员的工作量，降低了工作效率。科研经费预算调整，需要通过科研部门填写预算调整表，到相应学院、部门签批，再提交科研部门及财务部门，若能够实现多部门相关业务信息共享，财务部门可直接提取科研部门审核并非确定的数据，减少课题组成员的工作量。

各部门管理的经费审批额度不同。例如科研经费单张发票★★★元需要科研处签批、学科经费单张发票★★★元需要研究生院签批、人才经费单张发票★★★元需要人事处签批，而这些金额并不相等，报销人员经常记混，到财务报销时经财务核算人员提醒再去补充签批手续；同时，也不利于财务核算人员记忆，财务核算人员未及时提醒签批金额，会导致签批流程不齐全报销，后续补签也需报销人反复跑腿[11。

（2）政府采购、固定资产、工程项目等购买需在其他部门办理繁杂手续的报销项目

政府采购、固定资产、工程等经济事项，需要通过政府采购部门、审计部门、资产管理部门等办理繁杂的手续再到财务部门报销，一个环节有瑕疵，整个流程都会滞后，很多业务将近年末才将手续办理完成，这也是年末财务业务多的原因之一。

制度的不断更新为高校财务报销带来新的挑战。近年来，购买办公用品的政府制定的网上商城在高校普遍应用，资产管理部门增加 了低值耐用品的录入与审批工作，政府会计制度改革要求固定资产计提折旧等制度的变革[2]，报销时需要财务部门配合，在原有业务基础上增加了业务量，增加报销所需附件，同时也为高校财务部门与资产管理部门的业务配合增加了难度。

新的矛盾不断产生，许多采购商城的付款金额有随机减免、红包抵值现象，发票金额比实际付款金额多，而录入固定资产的人员默认以发票金额录入系统，而财务账中以实际支付金额录入，这导致同一固定资产在固定资产系统与财务系统的金额不同，是新的矛盾所在。

1.3 大数据时代信息化迅速发展对高校财务报销带来的冲击

大数据时代的到来也推动各行业信息化迅速发展，高校财务也在时代洪流的推动下不断推陈出新，与时俱进，寻找自我革新的突破口，紧跟信息化迅速发展的步伐。下面就列出几点大数据时代信息化的飞速发展对高校财务报销业务的影响。

（1）电子票据的诞生给高校财务报销带来的影响。电子发票、收据的诞生，为高校财务报销的单据审核出了一个难题，高校虽购买先进的软件辅助财务人员检查电子发票重复报销的问题，但对于机器识别不了的二维码、因经费不足等原因不予报销时，需要财务人员手动添加、删除电子发票，流程繁琐，增加了前台财务人员工作量。

（2）业务量的增加对高校财务报销的影响。大数据时代，很多事项变得更加具体，发票的项目更加细致，高校财务报销所需的附件不断增加，使得高校财务报销的业务量大大增加，而原始的会计报销审核模式报销效率低，报销人员和财务人员都觉得“报销难”。目前，高校财务报销多数采用排队叫号报销和投递报销的报销方式等[3]，这些方法各有利弊，部分高校已经实现部分报销业务网络化。

（3）财务系统不完善

财务系统的不完善是阻碍高校财务推进全面信息化建设的重要原因，主要体现在以下几个方面。一是多数高校财务的信息化人员配置不足，基础信息设置不完善导致系统的一些功能未能发挥其作用。高校财务信息化快速发展的前提是大量的基础信息设置，需要既懂高校财务情况又精通信息化操作的综合性人才。二是现有的财务系统仍有许多漏洞，系统更新时会出现漏洞，并且持续一段时间，不易察觉，财务人员发现后，需要进行补救，加大了工作量、降低了报销人员对财务人员的满意度，影响绩效。三是目前的高校财务系统相对孤立，不能与OA系统、科研系统、固定资产管理系统等进行有效的数据对接，降低了数据输出效率。

1.4 预算执行难

财政拨付款项支出中，财政拨款项与财政专户管理资金（原非税回拨资金）支出时，需要国库录入人员掌握该经济分类的财政拨款经费是否使用完毕，并且每个经济分类的财政拨款是否使用完毕都需要前台财务人员单独记忆，会计人员不能从账务系统中实时提取国库系统中的各款项余额，为保证严格执行预算，待国库录入人员告知后需要会计核算人员对账务进行调整，增加了会计核算的工作量，也降低了财务人员的工作效率。

2 改善高校财务“报销难”的建议

2.1 核算人员勤学习，报销人员多思考

提升财务人员专业素养，勤学习、多交流。高校财务部门应经常组织财务人员进行财经业务学习，及时了解新的制度，定期巩固基础业务，使财务人员对每个岗位的业务都有所了解，轮岗时可轻松胜任新的岗位，报销高峰期可借用其他科室骨干人员协助前台财务人员完成报销工作。高校财务人员内部需要经常交流经验、探讨难点业务，对易产生歧义的环节及时形成统一口径，避免不同窗口报销时出现争议。

建立标准化报销流程，及时宣传财务报销制度。高校财务人员可以根据现行文件规定，结合高效实际情况，参照经济分类、经费类别等因素逐条分析梳理报销所需附件及签批手续，繁杂的业务流程可适当简化，建立具体、统一的报销流程，使报销的每一项经济业务都有章可循、有据可依、通俗易懂。加强宣传力度，更加具体地、细致地、及实地将制度更新分享到财务网站、微信平台等手机平台，以便老师及时收到消息，及时作出报销调整。新的制度执行及改革过程中，与相应部门约定一个试用期，经过一段时间的经验教训总结，解决了多数使用时出现的问题后再全面推广使用，使财务人员能够从容应对改革及创新，也提高财务人员工作效率。财务人员可要求报销人将每一张发票的税务局查询结果打印出来，作为报销附件，保证了发票的真实性。规范报销人员的电子发票打印格式、签批位置，打印的清晰度等，先确认经费卡是否有足够余额避免电子发票先录入后删除情况发生。

建议各学院、部门设置财务秘书。财务秘书岗位的设置大大减少了财务部门的人流量，也方便老师们报销，提高财务人员与报销人员的报销效率。由财务秘书了解、研究财务制度，报销前确认材料准备充分、签批流程完整、经费信息无误，会计初审的不合格票据减少，提高了财务报销的效率，同时避免反复跑的情况发生。

合理安排报销时间。建议师生不积攒发票，在经济业务发生时尽快报销，合理安排报销时间，以免在年末集中报销时碰到排队时间长、报销等待时间长的情况。例如科研经费，可以集中在年初、年中报销；年末财政要收回的款项建议尽早报销；差旅费、出租车票、劳务费等经济事项建议发生后及时报销等。总之，合理安排报销时间不仅可以均衡财务报销人员业务量，减少年末报销的压力，而且可以提高年末财务报销的效率及准确率。大型的政府采购项目、工程项目鼓励早做预算，尽早办理前期手续，避免在年末报销高峰期报销，也避免因汇率、税费等手续不完全将报销继续向以后年度推迟。

2.2 加强沟通，优化系统

做好各部门之间的沟通工作，建立部门之间相关业务信息共享体系，实现交叉业务数据共享，方便统一数据输出口径，保证各部门之间的经济业务的完整性、统一性、真实性，提高部门之间的合作效率。高校引进VPN远程技术，实现财务、科研等系统的融合使用，方便各部门之间交叉数据的便捷提取。财务部门可与各部门协商，实现不同部门管理的各项经费签批额度统一，方便报销人和财务核算人员的工作，提高工作效率，实现高校财务管理的统一化。

高校财务部门需要引进信息化人才，提高现有财务人员信息化水平，重点培养财务人员中信息化技术强的人才。及时更新财务系统，优化财务核算系统和预算系统、国库系统的对接功能，实现财政拨款与非税回拨科目能够自动生成，财务系统中能够实时看到国库系统中各指标文的剩余金额，一项款项花完时系统自动提醒，提高财务预算的执行率，提高高校财务报销的效率。设置专门的财务系统管理员，在保证信息安全的情况下，实现部分财务信息与校园办公系统、资产管理系统等相关系统的有效数据对接，实现数据轻松提取，减少人工导数据的工作，提升部门间的工作效率。

高校财务需加大与资金投入，以智能化报销为依托，规范高校财务报销程序、优化高校财务支出流程、完善高校财务信息化报销体系、合理分类各项业务、引进先进的信息系统、提高高校财务人员专业水平、充分利用电子成像系统，实现发票签批、财务审核、凭证生成等流程实现网络化，尽早实现高校财务资金网上审批、财务票据网上审批、会计凭证自动生成、纸质凭证电子化等目标，强化高校财务的审核功能，利用信息化手段提高财务报销效率，完成高校财务报销全面网络化，早日实现老师足不出户顺利报销，促进报销人及财务人员的合作共赢。

总之，解决“报销难”的问题是高校财务模式转变的第一步，也是高校财务信息化高速发展的基础，这需要高校财务人员的正确引领和报销人员、相关部门人员的积极配合。