刍议新形势下加强高校档案管理工作的思考

印洪斌

【摘  要】当今正处于二十一世纪，高校的档案工作管理也处于一个新的发展阶段，因此有关教育部门必须加强对其的思考，使得高校的档案工作管理更加适应当今时代的发展，必须要与时俱进，不能永远停留在过去。

【关键词】新形势;高校;档案管理

1高校档案的特点和定义

1.1 高校档案的定义

在高校创办学校的过程中，高校的档案是非常重要的，它承载着高校的特点。所以说高校应该把高校的档案管理工作放在重要的地位，充分重视起来，而不应该懈怠。

1.2 高校档案特点

高校的特点是属于比较特殊的，总结为下边的三种。

（1）社会性

高校是人才聚集的地方，同学们可能是从高中参加高考升入大学，也可能是通过专升本考试从专科学校考入本科学校，还有可能是考上硕士研究生博士等更高的学士称号。同学们来到高校进行学习，学习系统的知识，毕业后从事相关工作，进入社会。因此，同学们在高校进行学习的过程中，高校档案就记录了他们在学校的表现情况、获得的荣誉等，对于他们进入社会工作起到重要的作用。

（2）综合性

高校是培养学生综合能力的场所，学生进行学习的地方不仅有教室和图书馆，还有自习室、实验室和实习室，让我们大学生不仅能够拥有学习的地方，还能够同时拥有练习的地方，这样能够使得学到的理论知识及时得到实践，可以更好的巩固学生对知识的掌握情况。因此，高校有各种部门分工协作，进行档案管理工作。高校的档案也分为好多种类型，比如关于学校财产方面的，关于学校的基础设施方面的，关于教学方面的，关于科研成果方面的等等。高校的档案包括的种类特别多，所以需要各个部门逐一检查，分工协作，共同做好高校的档案管理工作。

（3）系统性、完整性

高校的部门虽然比较多，但是这对于档案的系统的管理比较有优势，各个部门分有各方面的工作，保证各个部门不冲突，分工协作从而效率更高的做好高校的档案管理工作，长久下来自然而然能够形成完整且独特的档案管理体系。

2目前高校档案管理工作的现状

在对当今高校的档案工作管理进行的调查结果来看，高校的档案工作管理水平并不是和高校的发展水平在一个水平线上，高校的档案工作管理水平远远落后于其整体发展水平，这对于高校的发展是十分不利的，需要总结出不足之处从而进行创新推动高校的发展。

2.1人员情况

高校档案馆并不是都是专业人士，有很多的兼职人员，这些人大多是不专业的，而且档案管理人员男女比例非常不平衡，女性近七成，远远多于男性。所谓的专业人士也只有一半人是受过专业的档案管理培训，从对应专业毕业从而从事相关工作的，另一半只是在工作前进行过档案管理专业的培训。由此可见，高校的档案管理人员中专业的人士很少，而且年纪不占优势，有大多数档案管理工作人员并没有收到专业的教育，文化水平有限，这些情况都对于高校的发展有极其不利的影响。

2.2档案馆藏情况

经过多年来的积累与发展，高校招生数量越来越多，建设项目和举办活动等也越来越多，所以说高校档案馆的馆藏量越来越多。

2.3档案开放和利用情况

在研究中可以发展，高校的档案馆藏量虽然在不断的增加，但是真正得到利用的并没有很大程度的增加，即使现在的高校档案馆积累了大量珍贵的资源，这种现象也并没有得到改善，在这种情况下，档案资源并不能给高校的发展提供动力，还会造成资源浪费的局面。

2.4档案馆及档案信息化建设情况

大多数高校并不是十分重视档案工作，因此并不会给档案管理工作投入足够的经费，在这种情况下，档案管理工作设备跟不上，请不来专业人员，自然而然不可能做好档案管理工作。而且，资金不够，高校档案管理工作根本不可能吸引到专业人才，无法达到发展档案管理工作的目的。

3 高校档案工作亟待解决的问题

3.1大多高校档案管理机制不够完善

大多数高校并不是很重视档案管理工作，相应的就不会投入足够的资金和精力去发展，从而导致高校档案馆的设备跟不上，缺少专业人员，档案工作管理水平停留不前。所以说，高校的领导必须重视起来，加大对高校档案管理工作的支持，投入足够的经费，专门组织一个专业的部门进行系统的管理。

3.2部分档案人员并不能达到专业的水平

当今高校的档案管理人员大多都不是专业的，非常的不专业，这限制了高校的整体发展水平。因此高校需要请一些专业的管理人员进行管理工作，同时成立培养机构，让这些专业人士对员工进行专业的培训，提高档案工作管理人员的整体水平。

3.3档案信息化建设需要顺应时代发展，进行相应的创新从而与时俱进

从前的高校档案是纸质的，比较容易收到天气自然灾害的影响，不容易保存，容易损失重要信息。现如今的互联网技术已经非常普及，所以說把档案信息化是非常有意义的，这样不仅可以更加容易保存下来，还可以更加方便查看，比较节省空间，但是又可以储存大量信息，比较方便。

4 结束语

如今的高校如果想要长远的发展下去，加强对档案管理工作的建设是非常重要的，高校领导首先需要解决的就是以上总结出来的那几点问题，这样以后高校的档案管理工作水平就能够得到提高，自然而然就能够推动高校的整体发展。

参考文献：

[1]陈华新等.高校档案工作的历史回顾与现状思考[J].上海档案，2000

[2]陈妹.高校档案事业可持续发展浅探[J].扬州大学学报（高教研究版） ，2005