试论企业档案信息化建设中的安全管控

岳军健

摘要：在新时代背景下，企业为了顺应时代发展的需求，档案管理工作需要得到进一步的升级。尤其是在信息技术广泛应用的今天，更需要构建起完善的企业档案信息化体系。在实际构建过程中会存在着不少的安全问题，本次研究就对这些安全问题进行分析，然后提出了相关的解决对策。

关键词：企业;档案管理;信息化建设;安全管控

中图分类号：F457 文献标识码：A

引言

在计算机网络广泛覆盖的工作环境中，对企业档案进行信息化管理具有必要性。将纸质版的档案转化为电子档案进行管理可以提高档案的管理效率，减少档案管理的工作量，也可以将档案管理工作与企业运营过程中的其他工作进行有效的衔接和结合，将档案管理工作的作用进行有效的发挥。但是在现有计算机网络环境中进行电子档案的管理仍然存在许多安全隐患，档案管理工作人员在进行档案管理工作过程中要提高风险意识，对档案信息化管理工作中潜在的风险制定有效的防控措施。

1企业档案管理信息化建设问题分析

1.1管理方法落后，缺乏专业性

企业领导虽然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存档案。首先，目前很多企业档案管理信息化仅限于查询文献，很多时候还需要手动去翻找档案，依然还是没能解决问题。其次，由于档案信息化没有成熟的管理人员，对收到的档案只是简单地将其电子化，并未进行有效筛选和分类，导致档案重复录入，增加了后期信息整合的难度，增大了工作量。第三，由于从纸质档案进行信息化建设，转变周期长、见效慢，所以企业对档案信息化重视程度比较低，不愿花资金配置管理系统，已有的设备设施也比较落后，导致档案管理信息化建设进程很慢。另外，企业信息化对档案管理系统的要求比较高，需要有专业人员进行系统建设和维护，而目前很多企业缺少相关的人员配置，导致信息化管理落后，缺乏专业性。

1.2档案管理信息化建设缺乏目标及长远规划

许多企业只注重于产品研发、销售，但忽略了档案分析和管理，信息化建设缺少目标和长远规划。对于已经进行信息化建设的企业，对如何利用信息化系统定期进行档案的规整，筛选周期如何定制，企业中周总结、月总结和年终总结如何应用信息化系统进行档案分析等问题还未有明确的要求。

对于档案管理信息化还比较落后的企业，许多管理者对如何进行纸质档案和电子档案的转化、电子档案的分类方法和档案调阅的管理方法等还未有明确的想法。此类企业觉得纸质版转成电子版档案过程复杂，迟迟未进行合理的规划，进行信息化建设。

1.3档案管理缺乏安全性

企业领导对档案管理信息化的不重视，导致设备设施不能得到及时的更新，引进的系统存在缺陷或者管理人员专业性不足，导致信息化管理缺乏安全性。许多企业在档案管理人员是年纪相对较大的员工，缺乏学习专业知识的能力，在新技术的运用方面不熟悉，也容易导致档案的安全性得不到保障。而且很多企业进行档案管理信息化系统之后，员工缺少培训学习的机会，对应急情况缺乏处理能力。档案电子化存在入侵的风险，所以企业更应该重视专业人才的引进，制定相关规定，增加档案的安全性。

2企业档案信息化建设中的安全管控措施

2.1加快档案资料库存信息化进程

在档案资料管理的信息化过程当中，最先需要解决的问题是档案管理人员以及用户需要大量登记和签字。要解决这一问题可以构建起比较特殊的档案管理信息系统，录人每本档案资料，再添加相关的标识。建议在构建系统时采用RTID（射频识别）技术，确保可以准确快速地借还相关的档案资料。这一技术最明显的特点是信息存储量比较大，不需要进行准确扫射，在对标签进行读写的过程中可以不用直接接触，可以同时一次性读写不同的标签，识别的速度很快。可以将PJ？ID技术和公司的档案资料库系统连接起来，识别档案资料当中的库存地点、档号以及管理号等。档案资料库仍然需要继续采用闭架管理方式，档案管理员审核借还系统的档案资料，便于用户通过网络来完成相关的查询。

设置实时库存管理的相关功能，确保能够及时更新档案资料的库存流通情况，还要对档案资料的情况进行全程跟踪，将其映射到档案资料查询的相关信息当中。用户可以查看到当前所需要查询的资料的状态，是在库还是借出等。

2.2加强档案管理人员的信息安全风险意识

档案信息化管理中心内部要加强相关工作人员安全意识培養，创建一个良好的电子档案安全管理氛围，促使电子档案信息管理工作顺利开展。通过加强风险预警、完善应急预案制订等，进一步增强风险预防能力。同时，档案信息化管理中心要不断加强相关员工业务能力及专业素质培养，使其能够在第一时间对风险因素做出反应，提升其风险分析及预判能力。通过一系列举措，将电子档案风险控制由以往“事后补漏”的形式转变为“预防为主，防治结合”的形式，做到事先预防，事后管控，进一步提升安全风险管理效能，让安全风险因素“无所遁形”。

2.3提高档案管理工作人员的综合素质

档案信息化管理水平与计算机网络环境的安全水平具有重要的联系，与企业档案管理人员的素质水平也具有重要的联系。这些都是对档案管理人员技术能力的基本要求，是避免档案信息化管理过程中不必要风险的基础。另外，企业要注重员工风险防范意识的考察，档案管理人员要具有足够的风险意识，在进行档案管理工作的过程中才可以具有及时处理和预防风险的意识。

2.4重视信息技术，提升信息化水平

在当前日新月异的信息化时代，企业传统的档案管理工作面临全新的机遇和挑战。信息技术的运用，为档案管理提供了很多种方式，为档案的规整、存储都提供了很大的帮助，让整体档案管理的科技水平得到了不断的提升。就目前企业的发展来看，如果想要在信息化的时代实现可持续的发展，那么就必须要在企业的内部进行先进技术的引进，进而不断提升档案信息的管理水平。在当前企业的发展过程当中，信息技术的整体水平都会直接影响档案管理工作的整体效率，对企业能否正常运作有着直接影响，所以企业必须要重视档案管理的信息化建设。

2.5科学制定档案信息化规划

在企业开展档案信息化管理过程当中，制定一定的规划是至关重要的，且必须要在满足企业发展的要求基础之上开展，根据企业自身的特点和发展的方向，进行深入的探讨研究论证，制定出一个符合企业自身发展需求的档案信息化管理规划，使用循序渐进的方法，从企业信息的实际需求出发，来对管理模式进行分析，明确管理当中的各个流程，对其进行全面的调节，为企业档案管理信息化建设提供更大的发展空间。

2.6加强基础设施建设力度

档案信息化管理中心要加强电子档案信息安全防范，通过针对性措施来保障电子档案信息资料不受外界非法攻击影响。同时需要加大在档案信息化管理当中计算机硬件设备与软件系统的支持力度，给予充分的资金支持，帮助设备的更新维护或者购人新的技术先进的设备。为企业电子档案信息工作的开展奠定基础。

结束语

对于大型企业的发展而言，加大档案信息化建设的进程，可以帮助企业相关决策的科学性提升。研究中结合了大型企业集团档案信息化建设存在的安全管控问题进行分析，发现在大型企业信息化档案安全管控当中仍然存在不少的问题，应当采取相关的措施进行有效解决，充分发挥档案在企业发展中的作用和价值。