新时期人才市场人事档案管理面临的机遇与挑战

2020-10-30陈冬玉

就业与保障 2020年13期

文/陈冬玉

人事档案主要是将人才的个人信息进行记录，通过检查人事档案信息能够找出相关人员的个人信息，因此，人事档案管理工作对企业工作人员个人信息的保密工作具有十分重要的作用。在信息化时代的发展下，我国人才市场人事档案管理工作也逐渐出现了一些新的问题，严重阻碍了人才市场人事档案管理工作的有序开展，要想促使人才市场人事档案工作方式得到创新，就必须满足新时期市场的发展，应用信息技术，提升人才市场人事档案管理的工作效率。

一、人才市场人事档案管理创新的必要性

人才市场人事档案管理与市场中的企业人事档案管理是不同的，人才市场人事档案管理主要是为记录市场中人才的信息，并为市场中的人才寻找相应的工作，从而为市场中的企业提供更多所需要的优秀人才，同时也能够满足市场中人才的发展需求。新时期，人才市场的人事档案管理机制需要更加完善，才能够在市场中搜集更多的人才信息。目前，我国人才市场人事档案管理工作依旧存在缺陷，在市场中所搜集的人才信息也相对较多，导致人事档案工作愈加繁忙，甚至出现档案信息储存出现问题，无法有效地向市场中各个企业提供专业性人才[1]。

二、人才市场人事档案管理工作中面临的挑战

（一）档案管理模式落后

在新时期，我国信息网络得到了快速发展，人事档案管理工作也逐渐应用在网络信息平台，有效地提高了人事档案管理工作效率。但是，目前我国人才市场人事档案管理工作依旧采用传统的人事档案管理体系，在档案管理工作方式中依旧采用较为简单的分类管理手段，导致在查找相关的档案信息时，难以在有效的时间内找出档案信息。另外，由于在人才市场中刚毕业的大学生数量较多，而且学生所学的专业类型也不同，需要做好信息分类，但是人才市场人事档案管理工作并未将人才的档案信息进行分类，导致在查询信息时，不但花费了大量的时间，甚至导致部分人才信息档案放置过于混乱[2]。

（二）档案管理不够规范

由于人才市场人事档案管理工作量较多，在档案管理操作中，工作人员工作压力较大，导致在管理中经常存在顾全不到和操作不规范的问题。人才市场在人事档案管理的实践工作中，无法对全部的档案进行收集与整理，甚至在归档工作中也会出现问题，另外，工作人员在人事档案管理工作中，在对档案信息管理中只对其进行编号，导致档案信息在查询中，需要花费大量的时间，而且档案信息保存不够完整，降低了档案管理工作的服务质量。

（三）档案管理人员专业性参差不齐

在人才市场人事档案管理中，部分管理人员缺失专业档案管理技术，工作人员的专业素养也存在着极大的差异性。部分档案工作人员缺少职业道德，在工作中不够积极主动，对于档案信息管理工作的重视程度不足。这些都严重影响了人事档案管理工作的进展，从而使得部分档案信息以及相应的数据无法得到有效的应用[3]。在查询档案信息时，无法及时地为查询者提供有效的数据信息，严重影响人才市场人事档案管理的服务效率。

（四）档案管理信息化建设不完善

新时期，人才市场人事档案信息化管理已经成为现代市场发展的必然趋势。要加强人事档案工作管理效率，就必须加大力度建设档案信息化管理体系。当前人才市场人事档案管理信息化建设尚存在缺乏统一化管理标准、档案管理信息化软件的使用相对较为薄弱、档案信息在保存时存在网络风险、档案管理人员缺乏专业性的信息技术等等，这些问题的存在使得人才市场人事档案管理工作受到了制约。

三、新时期下提高人才市场人事档案管理工作的对策

在新时期下，人才市场做好人事档案管理工作，不仅能促进人才市场的发展，而且能提升人才市场的服务质量，优化人才市场资源配置基础。对于人才市场而言，人事档案管理部门需要提高对档案信息的重视程度，在工作中能够在信息化管理手段的支持下，提升档案管理水平，促进人才市场人事档案管理的发展。

（一）提高人才市场档案管理的重视程度

要提升人事档案管理工作效率，工作人员首先需要提高对档案信息管理的重视程度，在人才市场中，需要通过各种途径，加大人事档案管理工作的重要性宣传力度。另外，人才市场需要提升档案管理工作人员的专业素养，在面临新时期各种挑战时，及时解决档案信息问题，提升自身的工作效率。同时，也需要档案管理工作人员针对市场的发展，及时地创新档案信息管理工作模式，在人才市场中充分发挥出人事档案管理的价值。

（二）加强人才市场档案管理的规范化建设

要加强人才市场人事档案管理的规范化建设，需要做好以下几方面：第一，人事档案管理工作需要安排专业的人员对其进行管理，并对档案信息进行规划整理，对档案中的信息进行分类并归总，创新档案查询途径；第二，需要细致化操作人事档案信息收集工作，完善档案信息，对档案中缺乏的信息，及时对其进行补充；第三，在档案信息整理的过程中，需要及时删除无用的人事档案信息，做好销毁工作，使档案信息能够及时更新。

（三）对档案进行定期核查和修复

人才市场人事档案管理工作较为繁重，甚至经常出现档案丢失的情况，因此，人才市场人事档案管理工作中，需要定期对档案信息进行检查，并做好相应的修复工作。另外，人事档案管理在工作中需要保证档案信息的完整性以及安全性，确保档案信息不受外部因素影响，出现破坏或者盗取的情况。此外，一旦人才市场中人事档案管理中的档案信息需要变动，需要在第一时间查找出相应的档案信息并对其进行更正，保证档案信息的真实有效性。

（四）提高档案鉴定工作的投入力度

在人事档案管理中需要及时对档案信息进行鉴定，确保档案信息在日后工作中能够及时对档案信息进行查询。由于人才市场中人事档案信息相对较多，导致人事工作压力增加，无法有效地在档案信息的搜集以及管理工作中投入全部的精力，导致部分档案信息内容无法进行归类，使得众多无价值的档案信息混在档案当中。因此，在人才市场档案管理工作中需要加大档案鉴定工作力度，根据严格的档案鉴定标准，规范化管理档案，从而确保档案信息具备一定的价值。

（五）创新档案管理模式，加快档案管理信息化建设

在现代信息网络的快速发展中，人事档案管理需要充分利用网络信息技术，从而提升档案信息管理的规范化程度。首先，在人才市场人事档案管理中需要提升档案信息记录的规范性。通过档案凭证，将信息记录到计算机档案系统管理当中并形成档案信息数据，保证所录入的档案信息具备一定的完整性。另外，需要在人事档案软件中，统一化地对档案信息进行储存，做好备份，从而保障档案信息的安全性。最后，人才市场需要加大力度对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的专业素养以及信息化管理技术水平，也需要档案管理人员在工作中提高对档案管理的重视程度，以严谨的工作态度对待档案管理，从而保障档案信息在计算机录入的准确性，充分将自身的优势在人才市场档案管理中发挥出来，从而有效地提升档案管理服务质量[4]。