浅析高校档案管理工作的创新

张艳霞

摘  要：本文阐述了高校档案管理工作的重要意义，分析了当前高校档案管理工作中存在的问题，并从建立现代化的档案管理模式、强化档案工作意识、改善基础设施，加快档案管理信息化进展、丰富档案资源体系、强化高校档案管理人才的培养六个方面提出改进措施，旨在加强高校档案管理工作，促进高校的发展。

关键词：高校;档案管理;创新

一、前言

高校档案是指高等学校在各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，具有原始性、凭证性和权威性，是衡量高校现代化程度和综合实力的重要标志。高校档案既是大学发展轨迹刻录的重要载体，又是大学发展成就展示的重要平台。因而，档案管理是大学管理的重要组成部分，体现了大学治理能力和管理水平，随着学校办学历史的不断延伸，档案及档案管理工作将越来越重要。

二、高校档案管理工作的重要意义

高校档案通过文字、图像、声像等方式记录了学校发展的所有信息内容，包括高校诞生、发展史、高校教学、科研等各类活动信息，这些记载资料为促进后人奋发图强、继续再创辉煌奠定了良好的基础，在一定程度上促进高校的可持续发展;高校档案对学科的形成、发展各个时期的教学效果有着精细明确的记录，它能够帮助高校从历史的角度、发展的角度认识自身教学的实际状况，找出其优势和劣势，分析产生的原因，从而实事求是地找准解决的方法;高校档案能够支持高校校园文化建设，高校档案对校园文化，校园生活，校园优秀传统详细记录，给予校园文化工作强有力的事实支撑，使学校文化教育达到事半功倍的效果;高校档案是提升学校品牌的有力保障，高校档案体现了高校的综合实力，同时，高校档案馆通过开展各种活动，能够将高校的辉煌历史资料呈现出来，从而提升高校在社会中的知名度。

三、高校档案工作存在的主要问题

1、管理制度缺失

由于很多高校沒有给予档案工作应有的重视，加上档案管理工作中没有完善的分配制度和奖励制度，同时缺乏机构体制建设，严重制约了档案管理工作的发展。应健全和完善档案管理制度，创新管理体制，开创档案管理工作新的面貌，通过制度的约束督促员工去提升档案管理工作水平，并制定相应的措施提高员工的工作积极性。

2、档案意识淡薄

档案工作是一项常规性、基础性的工作，无法迅速体现出学校发展的成果，也无法为学校创造较大效益，大多数学校没有意识到档案工作的重要性，更没有将档案工作纳入学校发展的总体规划中去。学校某些部门也没有形成良好的档案意识，很多人在工作中不仅没有归档习惯，甚至以留用为名拒绝归档文件材料，造成档案资料的遗失。

3、设施建设滞后

档案是珍贵的历史资料，原始档案大多为纸质载体，对档案的基础设施建设有较高的要求。而事实上，相当一部分高校不愿意投入经费对档案基础设施进行改造或重建，档案库房面积小，设备老化或者损坏，没有防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等系列的必要措施，远远达不到国家要求。

4、队伍素质不高

高校档案管理职业十分辛苦，不像其他职业那样富有“魅力”，而且，随着时代的发展，高校的档案管理工作变得更加复杂与多样化，对管理者的要求也逐渐提高，然而许多工作者墨守成规，不愿更新自己的管理知识，拓展业务范围，导致高校档案人员素质无法满足工作发展的要求。

四、高校档案管理工作改进措施

1、建立现代化的档案管理模式

现代化的档案管理模式需要以完善的管理制度前提。通过建立健全档案管理制度，使档案管理工作流程制度化，明确档案管理各环节的责任，保证整个档案管理过程中各项工作都能落到实处。档案管理工作有了制度的保障，还需要精细化的规范操作，对档案管理工作中的每个环节按照相关法律条令和高校标准进行严格把控。

2、强化档案工作意识

首先，领导要强化档案意识，把档案工作纳入到工作日程及学校的总体工作规划当中，引起大家对档案工作的普遍重视，使档案工作走上正规化道路;其次，学校要成立档案工作委员会，加强对档案工作的组织、协调、监督和咨询，使档案管理工作深入到学校工作的各个角落，成为一项常态化的基础工作;再次，学校要为档案工作提供人力、财力、物力等方面的保障，并加强对档案科研和教育工作的支持，保证档案工作的顺利开展。

3、改善基础设施，加快档案管理信息化进展

首先要加强档案基础建设，改善档案管理条件。高校应结合档案保管要求，建立专门的档案库房，不仅要满足存放要求，还要有良好的通风条件，做到档案收集整理规范化。同时，随着现代技术和科技手段的进步，档案管理工作必须不断改革，配齐档案管理工作所必需的软、硬件设备，加快推进高校档案资源数字化、信息化、网络化的建设进程，使档案的管理手段、提供利用、保管与保护等能适应时代发展的需要。

4、丰富档案资源体系

档案资源体系建设是档案工作的生命线，是档案提供服务利用的根本，是开展编研工作的重要保障。档案馆应树立“大档案”理念，加大档案收集力度，全方位收集学校职能活动中形成的具有利用价值的各类型文件材料，健全档案门类，实现档案集中统一管理，维护高校档案完整、准确。在此基础上，进一步深入研究档案的内在联系，挖掘档案的内在规律，编制各种检索工具，开发档案的教育功能，彰显档案的利用价值，扩大档案的社会影响力。

5、强化高校档案管理人才的培养

在高校档案管理工作优化中，需要将档案管理工作的构建作为基础，加强档案对档案管理人员的培训，强化管理人员对信息管理技术的掌握能力，提高档案管理人员的专业技能，满足档案管理工作中的正规性操作需求。

五、结语

总之，高校档案工作是学校重要的基础性工作之一，高校档案记载了学校文化的传承以及历史的发展。高校应当增强档案意识，改善基础设施，健全管理制度，创新管理手段，构建高素质的管理队伍，加强档案资源开发编研，拓宽利用渠道，推进档案网络化、数字化进程，努力提高档案管理工作质量，只有这样，才能使高校的档案工作更好地为高校的发展和社会的进步作出更大贡献。

参考文献

[1]  中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[z].2008—9—1

[2]  张岩，丛日丽.高校档案管理工作的创新对策分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015（05）