企业档案数字化应遵循的原则

唐杏

摘  要：档案管理工作一直面临着工作量大、难度大的问题，本文深入分析了在建设数字化企业档案管理系统时应当严格遵循的原则，以期可以提高企业档案管理效率，创新企业档案管理工作模式，发挥档案管理工作在企业管理中的作用。

关键词：企业;档案;数字化;原则

科技革命催生了多种技术，如大数据技术、人工智能技术等，都是信息时代的产物，为人们的生活和工作带来了极大的便利。在信息时代下档案管理人员需要认识到信息技术使用的重要性，使档案管理工作可以适应时代的发展。

一、档案数字化管理的内涵

对档案实施数字化管理是一种新的管理模式，打破了以往档案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手术收集档案、鉴别档案、整理档案、存储档案、转递档案、统计档案以及查阅档案。数字化管理系统支持线上浏览档案功能以及远程查阅档案功能，只需要经过管理员的认可即可在档案管理系统中进行相关操作。整体而言档案管理工作的效率整体提高，可以构建共享型档案管理系统，可以推动档案管理工作的信息化建设进程。如图1所示，即为数字化档案管理系统所涵盖的各项功能。

二、企业档案数字化应遵循的原则

（一）遵循可行性原则

数字化档案管理系统的建设和创新需要将信息技术作为基础，同时要求各个部门之间共同配合完善档案资源，也需要配备专业的计算机人才。因此，在建设数字化管理系统之前企业必须要保证自身能够满足系统建设的基本需求，保证系统建设具有可行性。企业在进行数字化改革之前需要对自身档案管理工作进行分析和评估，找出目前存在的优势和缺陷，进而制定出数字化档案系统建设的计划，保证系统建设的有序性和可操作性。

（二）遵循价值性原则

档案是记录数据、保留信息的重要方式，其中不单单有显性信息，还包括着大量的隐性信息，可以向人们传递更多有价值的信息，这也决定了档案和档案管理工作的价值。企业在过去发展的过程中存储了大量的数据，因此要想在短时间内完成数字化档案建设具有较大的难度，这就需要企业根据档案的价值对其进行数字化处理。理论上来讲，对于企业而言最好的方案是将所有的档案信息全部数字化，但是由于数据量过大，且部分档案存在不完整的情况，需要优先选择重要的资料进行数字化。第一，选择对于企业而言重要的档案进行数字化处理，如记录企业重要活动项目的档案或者人事档案等，可以为企业现阶段工作的开展提供重要的便利。第二，选择利用率较高的档案进行数字化处理，提升企业内部的工作效率，将工作中不常使用的档案或者无价值的档案信息剔除。在建设数字化系统时需要上传大量的数据，通过对档案信息的价值进行评估，可以减少档案管理人员的压力，同时提高档案管理效率。

（三）遵循安全性原则

档案信息中包含着很多与企业运营发展有关的信息，例如企业工作人员的个人资料、企业有关工作的核心信息等，对于企业的发展有着重要影响。一旦出现档案信息丢失的问题，就很有可能会影响到企业正常运营和发展，降低企业的竞争力。在这种情况下必须要重视对档案信息实施安全保护，利用有效的防范技术来提高档案信息的保存效果，避免信息出现丢失或者不完整的现象。当档案资料全部转化为电子数据之后，企业需要在其中添加相应的信息化安全保护技术，例如防火墙、病毒监测技术等，及时发现在电子管理系统中入侵的病毒或者木马，在其未入侵到数据系统之前实施拦截或者处理。同时针对档案管理系统制定密码保护限制，即需要通过相应的密码才可以进入到档案资料库中提取档案，能够在一定程度上提升安全保护效果。

（四）遵循规范性原则

规范性原则所指的是在建设数字化管理系统的过程中需要保证每一个流程都处于标准化的状态，按照相关的规范和要求开展建设工作。只有规范化的数字化档案管理系统才能够为档案管理工作提供重要的辅助，保证数据的存储质量，提升工作的实际效率，保证档案信息的安全性。不规范的现象则会引起档案信息上传错误、安全防护系统建设不完善等多种问题出现，给档案管理工作甚至会造成一定的阻碍和效率影响。因此企业在进行档案建设之前需要设置规范化的操作流程，并在流程中设计相应的标准，在建设过程中对系统的质量进行评估和审核，及时发现在建设过程中存在的问题，并加以改正。除此之外，企业也需要保证信息化的档案管理系统符合国家相关法律规定的要求以及行业标准，否则一旦触碰到法律的界限会给企业的发展带来严重影响。在信息技术快速发展的今天，网络环境虽然带给了人们便利，但是也同样为不法分子提供了盗窃信息的环境，必须要保证档案管理系统的规范化，防止档案管理系统出现建设不规范的问题。

（五）遵循特色性原则

每个企业都拥有属于自己的特色文化和特色项目，这也是企业可以在市场中形成特色品牌的关键因素，因此在进行档案系统设计和规划的过程中也需要重视特色性原则。第一，需要根据自身行业的特色建设档案管理系统。每个行业都有着不同的特点，在日常工作过程中所重视的数据类型也有所不同，需要将和自身涉及领域有关的数据进行数字化处理和分析，进而分析出未来市场的发展趋势，由此来达到提高档案管理效率的效果。第二，需要结合企业特色文化建设系统。企业文化在一定程度上会影响企业的未来发展，会影响到员工队伍的凝聚力和向心力，这就需要企业注重在档案管理系统中增加有关企业文化的信息以及人事档案信息。员工通过查看企业文化档案数据可以了解企业的发展历史，感受企业所蕴含的人文氛围;管理人员可以通过人事档案信息分析员工对于企业工作氛围的态度，进而加强企业文化体系建设。

（六）遵循实用性原则

在市场经济快速发展的背景下，如何提升自身的经济收益成为了每个企业所注重的工作内容，只有获得更高的收益，才能够保证企业在市场竞争中可以获得一席之位。这时就需要企业选择利用率较高的档案数据进行数字化管理，满足不同部门在日常工作中对档案信息的需求。企业应当安排专业人员定期对数字化管理系统进行调整和优化，对档案数据实施更新，评估档案信息的价值，保证所录入的档案数据可以对企业的日常经营活动开展起到促进作用。

结束语

信息技術不仅可以存储大量的数据，还可以对数据进行分析和处理，为人们自动展现信息资料所展现的规律。企业应当坚持可行性原则、价值性原则、实用性原则、特色性原则等对数字化档案管理系统进行建设，提升档案管理效率。

参考文献

[1]  王强.治理现代化背景下的企业档案制度体系建设：基于中石油的案例研究及启示[J].档案学研究，2020（04）：50-55.