浅谈档案利用服务工作中的问题

丑小月

摘  要：近几年，我国档案事业获得了较大的发展，越来越多的人开始认识到档案工作的重要性，除了必要的档案收集整理内容外，还需要工作人员能够做好档案的服务利用工作，因为这关系着档案服务的质量与效率，同时对于档案价值的发挥具有重大的影响。只有做好档案利用服务工作，才能进一步提高档案资源利用率，使得资源进行有效整合，加强档案事业的建设。然而，在实际进行档案建设中，利用服务方面的问题还是很多，这就有必要进行深入分析。本文从其中的问题入手，提出了几点建议，希望能够为有关管理者提供参考。

关键词：档案利用;服务工作;问题

在如今档案建设的过程中，往往要求工作人员能够提高自身工作的认识程度，并且做好档案利用服务工作，进一步提高档案利用服务的水平。但是，由于一些因素的影响，还是会存在各种矛盾问题，这就难以推动档案利用服务工作的有效开展。因此，为解决其中的矛盾问题，档案管理者还要结合其中的主要问题，积极地采取有效的管理措施，以实现档案资源结构的优化与调整，进而充分利用档案资源，真正提高档案利用服务水平，满足实际档案利用工作的要求，满足社会公众对于档案资源利用方面的需求。

1 档案利用服务中存在的主要问题

1.1 档案资源建设与利用需求的矛盾

档案利用服务工作的有效开展对于我国各个领域的发展都具有一定的影响。然而，在档案利用服务工作开展的过程中，还是会存在一些问题。而档案资源建设与利用需求之间的矛盾就是其中之一。现阶段，很多部门的档案资源结构体系还不完整、也不合理。对于一些档案馆而言，则比较缺乏城市建设、民生类的档案。而且一些诉讼、学籍等专门的档案也并未收进档案馆中，这就更难以满足档案利用的全部需求。因而，这就使得档案资源建设和利用需求之间的矛盾越来越大，这就应该加以注意，并采取相应措施加以解决。

1.2 开放鉴定和利用需求之间的矛盾

目前，指导我们提供档案利用的法律法规、规章、部门规定非常少，存在着很大的法律和政策缺失。现行主要依据的有关规定有《档案法》第十九条、第二十条，可以说，规定非常宏观，可操作性不强。以上条文规定：档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放。档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意。因此，在实际工作中，面对利用者提出的利用已进馆并按照规定满30年的应开放档案时，仍需要斟酌、鉴定。尤其是当这些内容涉及人财物或者敏感、特殊问题但档案不属于保密范围时，如何利用档案成为我们面临的难题之一，亟须开展档案的开放鉴定。

1.3 档案服务平台与利用需求的矛盾

当然，利用需求方面，除了有以上问题外，和档案服务平台之间也存在着一些矛盾。具体而言，主要体现在以下几个方面：首先，体现在网络平台问题上。由于档案服务工作中需要使用信息平台，而网络信息平台功能各异，往往在档案服务利用工作开展的过程中，需要应用好多网络平台，一旦不能做好兼顾工作，这就难以及时的掌握最新的信息，使得查阅信息等方面存在一定的缺陷。其次，还体现在服务模式问题上。当前很多档案馆的利用工作都普遍存在调取档案时间较长的现象，这就值得加以注意。最后，在档案文档服务方式上也会存在问题。虽然我国很多档案服务中心已经建立了多种服务方式，能够大体上满足档案资源利用这的需求。然而，一些工作人员缺乏经验，服务利用工作方法比较单一，对于个别疑难问题更是难以做到有效处理。这就使得档案服务平台与利用需求的矛盾更为凸显。

2 提高档案利用服务工作质量的有效对策

2.1 加强档案资源整合

为了进一步提高档案利用服务工作的质量，解决其中的矛盾问题，就需要加强档案资源的整合，促使档案资源结构得到优化。这是基本的要求，同时也是有效的对策。为了达到资源整合的目的，还要注意以下几点：一是要注意扩充档案资源，保证档案资源的种类多样化，以便充分的发挥出社会服务功能。二是档案资源的接收还要有特色，尽量收集全面，可以尝试通过购买、捐赠、征集等方式来加强当那资源的建设，使得档案资源更为丰富，尽可能的满足人们的多样化档案需求，资源也能得到有效的整合。

2.2 建立完善配套的档案利用制度

在档案利用服务工作开展的过程中，还应该注意建立健全相关的档案利用制度。这样才能起到一定的指导作用，更好的推进各项工作的顺利开展，进而取得令人满意的档案资源利用效果。特别是在建立档案资料利用审批制度时，工作人员应该提高该工作的认识，不仅要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有规可依，明确需要审批的利用方式、涉及档案资料情况，利用审批的流程和权限，进一步优化流程，提高查档效率。

2.3 加大软硬件建设力度

要实现档案数字化管理。档案数字化管理利用，电子档案的应运而生是现代化的标准，档案工作要适应这种新的发展形势，满足计算机办公条件下的信息接收、处理、存储和利用，就必须有相应现代化的设备投入。与传统档案管理相比，纸质档案电子化可以改善档案管理和利用服务工作，能尽快适应信息时代的要求，因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描复制实现原文文件数字化，建立文件目录和扫描后的电子文档一一对应关系。要建设文档利用知识库。针对文档服务中心工作人员服务技能存在的问题，要在总结以前文档利用的理论知识和事实数据基础上，建立“文档利用知识库”，将知识管理理念运用到文档服务工作中，提高文档中心工作人员对突发事件的处理能力。文档利用知识库主要包括文档服务利用的政策和规定、文档服务的工作流程和系统操作方法、馆藏主要内容的分布、应对典型利用者的处置办法等。

3 结束语

事实上，做好档案管理的同时，还应该注重档案资源的利用，加强档案利用的服务建设，以满足人们的资源信息需求。就目前而言，利用服务工作中仍然存在不少问题，尤其档案资源建设、开放鉴定档案服务平台和利用需求之间的矛盾越来越大，并不能为人们提供优质的档案利用服务。而为了提高档案利用服务水平，工作人员就应该提高自身思想认识，加强先进管理技术的学习，促进资源的高效整合。同时，有关方面也要不断完善档案的利用制度，加大软件与硬件设施上的投入，更好的促進我国现代化档案事业的长远发展。

参考文献

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