大数据背景下优化与创新民政档案管理工作的思考

于洋

摘 要：科技突飞猛进的今天，大数据时代已经成了趋势，很多工作都面临改革重整的阶段，民政局工作的特殊性决定了这个行业也要融入大数据管理的潮流中，民政局累积了大量的档案条目和信息，要想彻底实现大数据的改革不是一件容易事，然而民政局工作和人民生活日常融入到了一起，信息改革迫在眉睫。这篇文章将针对大数据背景下的民政局档案管理工作如何顺利展开提出一些建议。

关键词：大数据背景;民政档案;创新

民政局档案工作内容很多，程序很繁琐，最突出的三个工作内容是公共档案管理、城乡低保、婚姻登记等，如何将这三个内容统筹在大数据内，是一个很艰巨的任务。我们国家正在逐步提高对民生事业的重视，无形中加大了民政局的档案信息处理方面的工作量，对民政局档案管理的工作人员的要求也更高了。

虽然工作内容繁多且棘手，但是在大数据时代的背景下，对民政局的工作有强制性的要求，比如必须在符合相关法律法规的基础上实施工作，以便于很好的提升档案管理工作的效率，可以为群众提供更加优质的服务。

1 大数据是什么

大数据是在科技信息时代下衍生的产物，是it行业的术语，他是普通的常规软件工作所无法捕捉和管理的数据的集合。

在如今的民政档案管理部门，应用大数据是很重要的环节，大数据具有很多结构，在很多方面都具有高效的作用，比如在分布式数据管理上、分布式处理上、以及分布式数据库管理和云存储、虚拟化等。

大数据可以提供很多便利，可以让人们快速的查到所需要的信息，比如在图书馆找书，只要在电脑存储页面，输入图书的名字，就可以迅速查到在哪行哪列。在工作中，大数据能够提供工作人员的工作效率和质量，因此对民事档案管理的发展趋势也起到了积极的推动作用。

2 民政局档案管理工作在大数据背景下的不足之处

1）缺乏管理意识。民政局主要是为社会和政府工作，工作的内容以记录各种资料为主，过去的纸质工作导致搜寻东西比较困难，现在要想全部入库到大数据中又是一个繁琐的过程，然而这个部门虽然责任意义重大，却没有太多的经济效益产生，导致一部分工作人员没有足够的积极性。对自身的工作价值也没有充足的认识，正因为对档案管理工作的重要性认识不够，民政局的工作人员这自身发展也受到了阻碍，也就很难将档案管理的工作价值充分体现出来了。

2）民政局工作进行大数据改革步伐缓慢。在便利的大数据背景下，民政局的工作量增多了，提高了社会对档案管理工作的工作要求，但是民政局信息化建设的工作进程却没有提升，工作人员在档案管理的工作水平上比较滞后，很不利于档案的开发利用率。通过调查发现出现这种情况的原因在于民政局的工作人员没有足够认识档案管理的重要性，而且对档案信息化建设投入的资金并不充足，种种原因，最后导致档案信息化建设的进展缓慢。

3）保密管理工作没有强有力的后盾。民政局的特殊性导致工作人员对档案保管时要依据相关保密制度，工作人员对档案的保管大都以电子文档为主，民政局的保密制度在现有阶段成熟度还不够，所以文档很容易就会被改动。尽管民政局采取了很多防伪防盗技术，比如将word格式替代成CEB、PDF等，同时严禁原文可以改动。甚至在文档读取的环节中，采取加密保护措施。只是文档查阅比较繁琐，电子文档查阅比较迅速，但是相对而言，电子文档发生改变的概率更大。

4）对档案管理人员的工作要求有待提升。民政局管理工作进行大数据改革后，对工作人员的工作要求也增高了，不仅要求工作人员有较高的职业素养，还要具备专业的档案管理知识，更为主要的是还要具备计算机熟练的操作能力。比如打字和软件应用的熟练度和精准度，都有很高的要求，在这种严格的要求下，有一部分档案管理工作人员工作的态度显得不够认真，以至于出现各类问题，最终影响了档案管理的质量。

3 积极创新民政档案管理方式

1）制定数据采集的标准。大数据为人们的生活提供了很多便利，但是也存在一些缺点，比如人们在搜索一个关键词时，会同时出现很多类似的内容，这就让人们搜索资料时变得不方便了。这时候民政档案管理人员对数据采集和收集工作就显得至关重要了，工作落实到位，就可以确保数据的真实性和规范性，有关部门应该针对统一采集标准的制定，结合自身部门的情况，来对管理体系进行一系列规范性的设定，必须保证档案管理的工作质量，只有对管理部门工作严格要求，才可以在大数据背景下，将档案管理工作发展的更好，才能促进档案管理体系的完善与进步。在当今时代的发展需求下，采集信息管理部门針对工作要制定统一的标准，要从多方面多角度进行对信息的分类以及对数据的分析。这样才能在日常生活中，在日常工作中达到最佳的信息采集体验效果。现在社会是一个讲究高效的时代，各个行业都注意避免浪费人力、物力、财力以及精力。采集信息是否可以实现高效性，直接体现在是否可以快速准确的搜寻到信息，总而言之，与传统的档案管理模式相比，新型模式能更好的服务于人们的工作与生活。

2）逐步完善档案管理的规章制度。无规矩不成方圆，针对国家档案局颁布的《关于加强民政档案工作的指导意见》一文中明确指出，相关部门应该重视档案管理制度，这就要求管理人员做到知法守法，在合理的制度下展开管理工作。民政局也要大力建设关于档案管理工作的保密制度，避免因操作不当导致信息泄露，关于档案在使用、保管以及存储等方面，要做到逐步完善。严格规范工作人员操作流程，如果工作人员出现违规操作，必须追求其当事人的责任，唯有对工作人员实施高严格要求，才能保障档案管理工作的顺利开展。

3）对档案管理人员加大管理力度。民政局要重视工作人员的专业能力和职业素养，多开展一些培训教育工作，提升他们的工作水平，这就要求民政局具有强大的管理力度，约束工作人员的同时，也要提高民政局自身的管理水平。除了提高档案管理工作人员的理论知识及法律法规的普及，还要大力提升他们的计算机操作水平，新时代需要新型人才，需要不断提高工作能力的人才。在大数据背景下，民政局工作人员的工作负荷已经有点超重了，人民群众遇到问题时要多理解他们。避免管理人员在高强度工作下产生负面消极心理，从而影响到他们工作的实施。为了避免这一现象，民政局要积极对档案管理人员开展关于心理方面的教育活动，重新激发工作人员对工作的热情，比如在生活方面多给予照顾，帮助解决工作人员在生活中的一些难题，通过理解与鼓励，调动档案管理人员的工作积极性。

4）加强对电子档案管理的工作认识。民政档案管理的工作是很繁琐的，由纸质档案变为电子档案后，工作进展比之前的效率提高了很多，电子档案有很多优势，从高效率和高质量上讲，比之前的旧模式强很多，积极地促进了民政部门儿对工作的顺利开展。所以在顺应时代潮流来讲，应该逐渐将纸质档案管理全部向电子档案管理过渡。民政档案之所以要做好保密工作，是因为其信息涉及用户的个人隐私，要向工作人员灌输保密的重要性。比如在日常的网络世界中，人们为了避免隐私泄露，设置防火墙以阻挡黑客入侵，这种现象防不胜防，只能请专业人员来管理网络安全方面的工作。大数据具有海量的信息，要想彻底强化电子档案的管理工作不是一朝一夕可以实现的，工作人员要投入大量的精力到工作中，在工作中实现成长与进步。

总而言之，民政局的职能和地位是非常重要的，大数据时代的到来，对民政局档案管理的工作有着严苛的考验，工作人员要在日常处理事务过程中，积极改进管理工作中的不足，以便为社会大众提供更加优质的服务。

参考文献

[1]刘倩.基于大数据背景下民政档案管理工作创新策略[J].办公室业务，2019（10）：122.

[2]魏伟.大数据背景下民政档案管理工作创新路径探析[J].经贸实践，2015（12）：163.