政务服务事项电子文件归档策略研究

庄颖

摘 要：在档案管理中运用信息化技术进行管理，可以有效提高档案管理及利用效率。随着我国档案信息化建设的不断推进，各级机关单位积极开展数字化档案室建设。但是在进行档案数字化管理的过程中，不可避免的会出现软件和硬件方面的问题。这些问题可能会造成数据的泄露，更甚者会造成数据的损坏及数据的永久遗失。因此，必须进行档案管理系统的日常管理及维护，并对所使用的电子设备进行维护。

关键词：档案管理系统;数据;维护

在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的开展带来了不利影响。

1 电子档案管理中存在的问题

1.1 电子档案管理人员的综合能力有待强化

电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。

1.2 电子档案管理中大数据平台建设不足

电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的开展带来了严重的不利影响。

1.3 在系统设施方面

当前，计算机信息化技术的发展速度日益加快，导致计算机信息技术内部的硬件与软件系统设施，常常会出现无法相容、匹配不当的情况。因而，医院在实行电子档案的管理过程中，由于老计算机与新计算机之间存在着一定的系统差异，无法切实进行数据信息的转换与兼容，影响医院内部数据信息的传递。在一定程度上，直接制约着电子档案综合管理系统的优化及完善，难以为医院各种医疗活动提供完整的数据信息档案。

2 电子档案管理工作的优化建议

2.1 落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力

管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。

2.2 建立完善的档案管理制度

要让医院档案管理工作更加的科学化和系统化，就需要一个完善的档案管理制度。一个良好的管理制度对档案管理工作有着非常积极的促进作用，建立一个科学的档案管理体系，完善的档案管理制度，也是保障整个医院档案管理工作向着系统化和科学化方向发展的重要保障。科学制度的建立要以法律体系作为基础，将医院实际党员管理工作与法律体系相结合，制定出与医院实际相符合的档案管理制度，档案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要根据医院的实际情况做出调整，不断地完善档案管理制度，才能够让档案管理制度更好地为医院的档案管理工作服务，将档案管理制度的作用充分发挥出来。制定一个完善的档案管理制度要联系整个医院的实际情况，耐心地倾听医院上下所有人员的意见，将这些意见更好地收集起来为档案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能让档案管理更好地為医院各个部门提供帮助，让医院的档案管理工作发挥积极的作用。

2.3 建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥

大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。

2.4 构建安全防范综合体系

医院的档案资料所在管理部门，需要高度重视系统安全风险的防范工作，先从人员安全防范的意识方面入手，加大宣传教育力度，普及安全风险识别及防范的相关常识，以避免不规范化的系统操作促使病毒侵入电子化的档案资料管理系统内部，影响系统安全、正常的运行。还需注重系统的安全维护，聘请具备较强系统安全员定期维护电子化的档案资料管理系统，做到及时识别、筛选、规避、杀除病毒风险，控制系统安全风险的发生率，提高医院内部电子档案的管理系统整体运行安全系数。

2.5 重视专业性的培训

由于医院多数档案资料相应管理人员，在信息化科学技术及系统软件的应用操作能力上还有待于强化。对此，要求医院应当对这一方面工作予以高度重视，加强对这一方面管理人员的专业性培训，主要包含着信息化科学技术、软件系统、系统风险识别及其防范、电子化档案资料管理实操等相关知识、能力的强化培训，确保档案的管理人员能够具备较强的技术实操能力，掌握档案资料电子化管理这一方面能力，确保此项工作高效完成。

3 结束语

档案管理系统的维护直接影响电子档案的管理质量和利用效率，使用和维护人员必须有较高政治素养和专业技能。在使用和维护过程中，需要注意硬件和软件可能出现的数据泄露问题。同时，必须对进行档案系统访问的密码定时更新，保证档案数据的安全。另外，档案系统使用和维护工作人员，需加强专项培训，提高档案工作人员政治素质和业务能力，以适应不断更新换代的大数据时代。

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