试论电子文件给传统档案管理带来的变化

摘 要：随着网络化、信息化技术的迅猛发展，各单位纷纷建立了自己的OA系统，以电子文件为重要标志的“无纸化办公”已经在各级政府机关、企事业单位开展起来。笔者就电子文件对传统档案管理带来的挑战及对策作一初步探究。

关键词：电子文件;档案管理;信息技术

电子文件具有的独特个性给传统的档案管理带来了新的挑战。电子文件给公文带来的新特点、给档案业务带来的新变化、给档案学理论带来的新课题、给企业档案带来的新改变、给档案管理工作者带来的新要求，以“电子文件”为重要标志的办公自动化给档案工作带来全方位的变革，把档案工作推向了一个崭新的时代。

1 电子文件给公文带来的新特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。电子文件有以下几个特点：

1）电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。

2）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3）电子文件的利用，在网络的支持下，不再受时间和距离的影响，极大地提高了文档的利用价值。

4）电子文件的保存对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电子文件给档案业务带来的新变化

1）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成即刻存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。因此，它对计算机有很强的依赖性。

2）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。

3 电子文件给档案学理论带来的新课题

1）对档案本质属性的历史否定。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就带来了颠覆性的变节。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。

2）对档案来源原则的丰富发展。来源原则包括两个方面：一般来讲，从外部看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，欲正确说明档案的原始联系，必须了解在整个生命周期中文件组合的变化，丰富和发展来源原则。

3）对档案学理论研究内容的全面更新。档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

4 电子文件给企业档案带来的新改变

1）是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。

2）是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更詳细、更科学、更规范。

3）在企业档案接收和保管上也有所改变。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，掌握电子档案信息的收集、管理。

此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。

4）为企業活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求，是摆在当前和今后档案工作者的重要课题。

5）电子文件使档案管理呈现了明显的“精益性”。电子文件保存和使用同纸质文件相比，一是精准，二是效率高、效能强。电子文件形成的全过程，电子文件档案形成的全过程，充分显现了“多、快、好、省”的特点。

5 电子文件给档案管理工作带来的新要求

1）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构。

2）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

3）使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

4）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

总之，以“电子文件”为重要标志的办公自动化给档案工作带来全方位的变革，把档案工作推向了一个崭新的时代。

参考文献

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[5]张洪芬.浅谈电子文件对档案工作的影响及对策[J].管理学家，2013.

作者简介

齐念清（1966-），女，汉，河北黄骅，本科，馆员，中车眉山车辆有限公司，所学专业：行政管理。