高职院校档案意识培养探析

余亚浩

摘 要：新时代对高职院校档案工作提出了新要求，不仅要提高社会大众的档案思想认识，而且要提高档案专业人员职业素养和档案意识。高职院校的档案意识对档案归档、开发、利用等都具有重要意义，而且对档案信息化的发展有促进作用。

关键词：高职院校;档案意识;意识培养

社會发展离不开档案的记录，而档案意识必然会伴随着档案的产生。高职院校档案意识的产生和发展对本校档案工作至关重要。正如事物发展的原理，档案意识的发展同样都会出现由低级向高级发展的过程。如果对我国档案意识发展历程总结，可以看出是遵循社会发展规律的，而且我国良好的社会环境也是档案意识发展的助推器，因此高职院校档案意识的发展是稳步前进的。

1 概念界定

档案意识由档案工作者档案意识和社会大众的档案意识共同组成的，由于档案工作者从事具体的工作，所以他们与社会大众的档案意识有极大的差别。笔者认为对档案意识的主体做详细阐述很有必要，而且要强调档案工作者在档案意识中的主体地位。档案意识定义中的人包括两方面的主体：一方面是社会人员即未专门从事档案工作的人员，另一方面是档案人员即档案工作者。

2 研究现状

高职院校档案是学校发展的真实记录，能够真实反映高职院校的阶段性发展目标、教学工作、学生情况、对外事务等相关现状，它为高职院校各项工作的顺利开展提供重要依据。2020年，杨玲通过分析高职院校学生档案管理中出现的问题得出了培养大学生档案意识的必要性[1]，进而提出了培养学生档案意识的有效途径。2018年，宋健通过对档案意识发展演变的历程研究[2]，提出了我国档案意识发展演变的特点以及对档案事业的启示。2013年张进从彝族修谱活动中思考分析出我国社会档案意识的现状和原因[3]。综上所述，我国对档案意识的研究较为丰富，但是涉及高职院校档案意识的研究则相对不多。高职院校档案事业起步晚、发展慢，因此我们有必要通过研究分析提高高职院校档案意识。

3 高职院校档案管理出现的问题

3.1 特色档案管理资源缺失

目前，我国大部分高职院校并未意识到自身的特色优势是档案管理中重要的组成，并且档案管理的资源利用率较低，说明高职院校没有做好档案利用的后续工作，也没有发挥出高职院校作为知识高端阵地的优势。譬如，高职院校学术技术专家的资料利用、院校专业特色资源的管理以及名校名师档案资料的管理上，档案管理工作很少能对这些资料进行针对性地反映，其中一部分高职院校只把教师档案当做普通的资料进行归档上架，而没有意识到教师档案对教育教学领域的特色利用价值，很多名师、专家的学术资料不能通过档案的开发利用发挥出他们应有的价值和作用。

3.2 档案数字化导致的存储问题

数字档案馆建设是“十三五”时期档案信息化工作一项重点内容，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出了要求。高职院校档案数字化也是迫在眉睫，由于信息技术的发展，电子文件的载体寿命一般要比计算机技术的有效期长，因此常常会出现电子文件载体与计算机系统不相适配的情况，我们需要关注的重点是如何让数字化的信息在技术更新的过程中能够继续使用。其次，所有的档案都根据其价值划分了保管期限，通常保存在档案室（馆）的档案都是为了能够长久保存，所以会对档案保存的条件要求严格以便能够长期存储。随着科技的进步，各种存储形式不一，自然会对档案数字化的保存工作带来极大的挑战。例如，通过磁盘、磁带、光盘等存储介质保存的电子档案，这种存储方式的期限是20年，但现实是很多的电子档案在这些存储介质中只存了几年就没办法被读取了。新技术的崛起自然会对传统的行业带来挑战，档案系统需要随时更新，电子数据需要不断创新以应对现状。

3.3 服务理念导致的主动性不强

目前，行政机关的管理模式和高职院校档案管理工作的模式特点相近，都是以本单位的工作为中心，并将此作为服务的重点。另外行政机关的工作模式不具备积极主动性，都是导致高职院校档案工作主动性不够的原因。其次，档案利用过程的繁琐步骤也是导致档案利用率不高的一方面，应从简化档案利用程序开始。从“想人所想”的视角出发，档案工作者提高地不仅仅是服务水平，更多的是档案专业者的水准，主动热情地为利用者服务需要每一个档案人来践行。

3.4 自身发展局限导致办学水平不高

通过调查笔者发现，高职院校的发展水平、管理层次均和其自身的档案管理有着对等的关系。通常，高职院校的科学管理观念越强、综合水平越强，对档案工作越能够体现出积极拓展的态度。高职院校对档案的重视程度是该院校是否具有长远发展眼光的标尺之一，能够有效地将档案资料转化为信息资源并为人所用，不仅可以减少很多不必要的查找工作，例如申报国家专业项目需要利用档案资料，既快速补充资料还能够帮助学院顺利申报工作的开展;而且能够树立良好的学院形象，使其成为全方位综合发展的高职院校。

高职院校从1980年开始才实现真正意义上的发展，历史局限性自然会导致自身发展的局限，从而导致一些问题的出现。一方面，高职院校认识不到档案对记载本校发展历史用以决策未来发展前景等方面有着重要的作用;另一方面，主观臆断学校的发展自己最清楚，保存档案不仅仅浪费人、财、物的投入，还可能会给学校带来其他管理问题。归根结底还是高职院校的档案意识不够，没有认识到档案的重要性，所以才会出现自身局限导致的办学水平不高。

4 高职院校档案意识培养的必要性

4.1 档案意识培养对高职院校的意义

任何社会制度的档案意识都是伴随着档案而形成的，高职院校档案事业的发展进步可以说是档案意识增强的结果，体现在下面三点：一是档案意识增强是档案的法律意识加强的结果，在高职院校发展的过程中，则亟需档案观念培养全体教职工的档案法律观念，尤其对那些珍贵的历史档案显得尤为重要;二是增强档案意识对于充分挖掘档案价值具有重要意义，任何一个高职院校的发展历史都是我国职业院校发展的缩影;三是高职院校档案意识的培养对档案的开发利用工作有益，有助于推动高职档案事业的发展。

4.2 档案意识培养对师生的意义

档案意识的重要性对于高职院校师生的表现是大家对档案工作有了深刻认识。主要表现：一是对档案的工作态度客观公正，师生对于档案的了解就不再是人事档案就是档案的全部，更加了解教学、科研、基建、照片档案之间的区别。二是能够增强师生对档案相关法规和学校档案制度的了解，减少在日常工作中不归档的现象。特别是一些老师不愿意将自己的学术科研材料交给档案室进行保管，一方面是归档后教师自己利用不方便另一方面学校没有统一要求。档案意识的培养一旦形成，师生有档案意识即增强档案日常归档观念，他们就不会再出现上面的问题，保证了高职院校档案的完整性。

5 高职院校档案意识提升的对策

5.1 加强宣传培养师生档案意识

增强高职院校广大师生的档案意识对本校档案是否齐全完整、档案管理的质量有直接关系，因此高职院校档案意识的增強对高校档案的管理具有重要意义，是高职院校档案工作的基础。增强档案意识的主要体现在三个方面：一是档案规范和制度意识的增强。高职院校的档案归档各个环节要符合档案规范和制度的要求。二是增强立卷的意识。高职院校档案材料的收集和积累的意识，保证了学院档案的完整性。三是增强档案归档意识。按照学院档案制度，及时将学院的文件材料归档。高职院校师生形成档案意识直接带来的就是档案的规范化和科学化，以及档案的管理氛围良好。

5.2 做好档案利用工作，加深档案意识

档案管理的是信息资料，最终的目的是提供利用，所以档案室（馆）是档案信息资源服务的机构，只有档案被广大群众所利用，高职院校的档案才发挥了他们的作用和价值，才可以扩大档案的利用范围，让更多的人了解档案，也才能深层地挖掘档案的范围和资源需求，为社会提供便利，促进社会各项发展。因此，提供利用是档案工作的价值体现，是档案信息化的目标。增强档案意识对于档案利用工作来说就是提高档案的利用率，因为档案的价值就是通过档案的查询利用表现的。笔者认为，提高档案利用率就是要满足社会利用档案的需求，以及以利用者为中心的档案信息的开发，为档案的查询、利用等提供便利条件。

综上所述，档案意识在不同的行业有不同的发展，档案意识产生发展对档案信息化带来的影响越来越大，尤其是高职院校的档案意识对其档案的管理有很好的促进作用，能够进一步发挥高职院校档案的馆藏价值。

参考文献

[1]杨玲.浅谈高职院校学生档案与学生档案意识[J].福建茶叶，2020（02）：295.

[2]宋健.我国档案意识发展演变研究[D].黑龙江大学，2018（02）.

[3]张进.从“小凉山”修谱活动看我国社会档案意识[D].云南大学，2015（06）.