现代档案的特点以及档案管理工作的发展趋势

摘 要：社会的发展和科学的进步，使得档案管理工作产生了巨大的变革，相较于以往的档案管理，现代档案管理工作特点发生明显变化。现代档案管理工作者要找准档案管理发展的方向，推动档案管理工作改革创新，真正适应社会发展的客观需求。

关键词：档案管理;发展趋势;内容特点

1 档案以及档案管理工作的定义与特点

档案是各类主体，包括国家机关、社会组织和个人在实践活动中直接形成的历史记录。档案的特点：档案的内容反映了事物事件的历史真相和事实。档案记录了社会制度的变迁，历史、文化的发展，机构的沿革和家族的渊源。档案的原始记录性决定了其对于文明传承、文化传播和家族寻根的重要纽带作用。

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作的特点：档案资源积累的缓慢性。档案是随着人们实践活动的开展而逐步积累起来的，它不能大量印刷和广泛发行，大多是“孤本”，不能随意复制。档案管理过程的阶段性。处于不同阶段的档案具有不同的价值，档案的管理方式以及服务对象也由此有所不同。档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及政治、军事、经济和技术秘密。

2 现代档案的特点

2.1 数量激增，种类多样

由于社会的发展和科学技术的进步，档案的数量与日俱增。20世纪40、50年代开始，以原子能、电子计算机和空间技术的广泛应用为主要标志的第三次科技革命浪潮的兴起，推动科学技术的迅猛发展，社会分工日趋加细，而20世纪90年代开始的互联网技术革命和人工智能技术革命将进一步改变社会职能分工。科技檔案和其他专门档案的数量激增导致档案种类的多样化和档案管理范围的扩大。

2.2 来源广泛，内容繁杂

科学发展的分化与综合以及相互渗透的特点，科学与社会、经济日益密切的关系等等都反映在档案内容上，使档案的成分和内容更加纷繁复杂。

2.3 载体形式多样化

特殊载体形式的档案，包括缩微档案、声像档案及电子档案等大量出现和普及，尤其是电子档案现在的数量以及类型越来越多，推动了整个档案管理工作的变革。档案载体形式的变化促使人们寻找档案长久保存、档案信息的传递和利用的新手段和新方法。相较于纸质档案这类档案的特点：容量大、占用空间小，但是这些特殊载体的档案，对库房、装具、设备的要求更加苛刻。

2.4 社会对档案的需求增长

档案是一种不可替代的原始信息源，互联网时代。人们对档案的需求不断增长，对档案信息的存储、传递、利用提出了更高的要求。现代档案数量大、门类广、内容复杂、形式多样的特点以及社会对档案需求的增长，对档案管理工作提出了新的要求，推动其发展和变革。社会对档案的需求增加，也对档案工作提出了新的要求，推动改革已有的档案工作，比如在档案工作的方式、方法、体制等。

3 档案管理的发展趋势

3.1 管理模式的变革，文档管理的一体化

从文书和档案工作的全局出发，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和档案管理融为一体。即将现行文件的产生、归档及档案管理纳入一个管理系统，采取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效的减少了重复劳动，提高了文档管理工作的效率。

3.2 图书、情报、档案的一体化管理

图书、情报、档案各有其特点，但三者都是信息的重要来源，在功能上可以互补，随着现代信息技术的发展，三者的一体化管理方案日趋成熟。

3.3 管理手段的变革—数字化

可借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化技术，将存储在传统介质上的模拟档案信息转换成数字信息，便于档案信息的网络传输和共享。通过数字化的手段使得信息在不同的载体中可以进行流转。

3.4 管理对象的变革—纸质档案与电子档案长期并存

电子文件在电子政务、电子商务等各类数字业务中大量产生，是人类各种社会活动的数字记忆，如何鉴定、归档、长期保存并提供利用电子档案，是数字时代档案管理工作者的重要使命。现在各类业务都是在各种数字平台、电子平台上完成，那么在各类数字业务中产生的这些记录，是非常重要的数字记忆，作为档案管理工作者，有职责、有义务选择保管和提供利用这些数字记录，数字记忆。把它通过电子档案的形式来进行存储、进行管理和提供利用，这是数字时代档案管理工作者肩负的一项重要使命。

3.5 管理工作内容的深入—由实体管理深入信息组织

档案是一种重要的信息资源，档案管理工作的内容在社会信息化进程中正逐步发生着一个明显的变化，即从对档案实体的管理深入到对档案信息的组织和管理。 档案管理工作从以往强调对档案实体的管理深入到对档案信息和内容的管理，现在数据科学，深入到对数据单元的管理。

4 现代化档案管理的意义

在现代化的帮助下，档案资源以信息和数据的形式存在，并通过网络进行数据共享、数据检索、数据查询等，实现了信息资源的多次利用。此外，由于计算机等现代设备的便利性和速度，文件管理减少了人工参与。由于其强大的可记录性和可追溯性，文件管理工作提高了容错率。档案管理的对象是信息资源，通过开发和利用信息资源，实现自身价值。通过现代手段，信息资源的存在已经从传统的文字和图表转变 为电子数据，实现了内容的丰富和存储空间。档案管理的最终目标是为各行各业提供信息资源，现代化为实现这一目标提供了极大的便利。

参考文献

[1]盛春虹.关于档案管理现代化的若干思考[J].兰台世界，2019，（z1）：79-80.

作者简介

朱峰，海南省海口市疾病预防控制中心助理馆员，研究方向：档案管理。