个人档案管理的几点建议

胡红均

摘 要：个人档案记录着每个公民在一生中的学习、工作整个过程，关系着每个公民的切身利益，对每个公民都十分重要。重视个人档案的完整性，保密性，无论是档案管理机构还是公民个人，意义重大。

关键词：个人档案;管理;建议

1 个人档案资料包括哪些内容

1）学籍材料。公民个人学习经历，学历层次，是体现公民个人受教育程度的重要原始依据。也是组织人事部门和用人单位考察个人审核的必要材料。（1）起始学籍材料。个人档案中的学籍材料，从目前管理来看，如果公民是全日制中专毕业的，学籍材料就从初中学历收集;如果公民个人是大专以上全日制毕业的，学籍材料就从高中学历收集。（2）在职学籍材料。公民在参加工作后，取得的学历，整套学籍材料应装入个人档案中。（3）学籍材料的种类。装入个人档案的学籍材料应当反映个人学习过程中的测评鉴定、学习成果、毕（结）业情况等。包括以下材料：毕业生登记表、学年学期测评表、报名表、志愿表、高考成绩单、高考体检表、大学生登记表、入学体检表、军训成绩鉴定表、实习鉴定表或报告、奖学金申请表等。如果是脱产学习的，还应当将本单位同意推荐入学的意见表装入个人档案中。（4）学术科研成果材料。公民个人在学术科研中作出的重要贡献，应当装入个人档案中。包括发表的论文、著作、科研成果转化、应用等。（5）培训材料。公民个人在某个阶段或某个领域的培训材料，体现出个人在某一方面的学识或能力提升，也应装入个人档案中。包括培训的通知、报到证明、毕（结）业证明等。

2）党团材料.个人的政治面貌，思想素质，是组织人事部门和用人单位考察个人必不可少的一个方面。团员材料和党员材料的完整性，反映出个人对组织的认可程度，思想的纯洁程度，政治敏锐程度。完整的党员材料，应体现个人加入组织的整个过程，包括以下材料：入党申请书、思想认识、党员培训学习材料、个人政审考察材料、入党积极人员考察材料、入党介绍人意见、群众座谈材料、支部会议记录、预备党员转正公示、转正申请书、转正会议记录、入党志愿书等。

3）工作材料.工作材料，能完整的反映公民个人的工作经历，反映公民个人在工作中对社会所作出的重大贡献以及影响。（1）入职材料.公民个人的入职材料，能够反映个人就业的基本情况和入职的方式，也是公民个人维护自身权益的重要体现。一般来说，入职材料包括以下几个方面：聘用合同、入职政审考察表、体检表、录用人员审批表、入职工资表等。（2）工作经历材料.工作经历材料应包括以下方面：转正定级材料、连续工龄认定表、离职、解聘或开除材料、工资变动审批表、职务任免审批表、奖励处分材料、工作鉴定材料、工作调动材料、岗位聘用审批表、职称评审表、公民出（入）国境审批表、个人信用记录、仲裁法律文书、犯罪记录、社保缴费情况、退休报批表、党代表、政协代表、人大代表材料、死亡证明材料等。

4）其它材料。如果个人基本信息不一致或重要信息不一致的，要把相应的佐证材料放入个人档案中，达到材料能够相互印证的目的。例如，个人姓名或身份证号码不一致、婚姻状况改变、入学和毕业学校名称不一致、国籍变动、工作单位因机构变革等原因名称发生变动、因行政区划调整身份证号码发生变动等。

其它有重要影响或意义的材料。比如军衔、警衔、特殊荣誉、治丧材料等。

2 个人档案管理中的问题

1）公民个人对档案重视程度不够。在工作中，公民个人在需要用到自己的档案的时候，才会去关心自己的档案。由于时间久远，当年应当保存的个人档案材料，没有及时存放，导致办事的时候缺材料，办理不了，维护不了自身的权益，损失很大。有的甚至连自己的档案保管在哪里都不知道。单位发生变化了，自己的档案转接到什么单位了，都不清楚。

2）档案知识的宣传普及程度不够。学生毕业了，由于没有参加工作，不知道档案应当保管在哪里;有的在校进入党员预备期，毕业后没有及时把组织关系转出对接，到了转正期，延期转正不知道怎么办;即将入职，单位要政审了，有的还不知道自己的档案保存在哪里;参加工作了，只要单位给我发工资了，就放心了，社保交了没有，合同签订了放入档案中没有，都不关心;要办理退休了，需要核实档案年龄、参工时间、工龄等问题，很多人档案中参工的材料根本就没有;涉及遗产权益分配，需要证明亲属关系，才想起用档案资料来证明了;发生工伤事故，要证明劳动关系，才想起劳动合同关系;财产分割、子女抚养、老人赡养纠纷等问题出现，需要用到档案资料了，才知道档案的重要性等等问题，这些关系到公民个人切身利益涉及档案资料利用的，公民个人知晓度不高，重视不够。职工一般都是信任本单位的人事干部，潜意识里认为，这些都是人事干部的事情，他们应当给自己存放到个人档案中去了的。就是这样的潜意识，往往给自己权益维护带来巨大损失。造成这些普遍性问题的原因是我们对档案知识的宣传不够，公民个人的知晓程度不够，重视程度不足。

3）档案管理条件亟待改善。个人档案很重要，保管好个人档案需要专门的机构和专门的人员，管理制度要完善。经费要保障到位，库房面积要足够，库房条件要达到档案保管要求，档案管理现代化建设要跟上社会的发展，要满足人民的需求。这些问题，在实际的工作中，存在着不足。

3 个人档案建设中的几点建议

1）加强对学生档案知识的宣传，提高公民对档案的重视程度。学生毕业前夕，学校在开展就业培训指导工作的时候，把个人档案保管利用的知识宣传到位，增强公民个人的档案意识，让每个学生知道自己的档案应该保管在哪个单位、哪些材料应该放入个人档案中去保存、如何进行档案的转递、查阅、如何利用好自己的档案维护自身的切身利益。

2）加强对职工個人档案知识的宣传，提高职工个人对档案的重视。本单位的人事干部，应当加强对档案知识的学习，知晓哪些材料应当存放在个人档案中。在实际工作中，个人档案缺失，很多都是因为人事干部没有及时把当时产生的材料送到档案保管机构去存放造成的。有些单位人事干部变动频繁，工作交接的时候，上一任同志没有把交接工作做好，应当存放的材料，胡乱堆放，没有鉴别，当作没用的材料处置了。职工个人的档案知识宣传教育，要多形式、多渠道的开展，以切实维护他们的权益。

3）加强档案信息化工作建设，提高档案的利用效率。加强档案信息化平台建设，争取所有的档案资料都能在平台上实现共享。前提是，对管理员和公民个人设置不同的权限，保障个人档案的安全性和机密性。一是：档案管理平台建设的标准化，统一化。要实现档案管理的信息化，首要的条件是平台建设要统一，完善。用一个平台，各地都能够在平台办理业务，档案材料转递、查询利用都能无缝衔接。二是：学生档案信息化、数字化。大学生入学新建档案时进行信息化，数字化处理。毕业后，通过机要的形式，将个人档案邮寄到入职单位所在地档案保管机构或者户籍所在地个人档案保管机构，把新产生的个人档案从源头上就进行数据加工，提高利用率。三是：档案零散材料及时数字化。入职后产生的材料，档案保管机构及时将新增的材料进行数字化处理，保存进个人档案中。转递过程中，用光盘或移动存储设备同时拷贝一份密封后同纸质档案一起转递，以便接收方快速导入到系统中去。四是：政审考察的便利化和高效化。信息化后的个人档案，可以为单位用人政审考察提供便利。特别是现代社会，学生就业五湖四海，如果我们档案建设没有跟上，就只能按照传统的方式，乘坐交通工具，千里迢迢的跑，增加行政成本，同时也影响用人单位及时为新员工办理入职速度，员工不能及时到岗工作，拖累工作进度。五是：保障充足的人员。实际工作中，人员不足问题影响着工作的效率，这是群众办事不满意的很大因素。

总之，多种形式和渠道的宣传档案知识，不断完善和提升档案管理水平，切实维护公民个人合法权益，提高档案工作在经济社会建设中的作用，让群众满意，少跑路，多办事，办实事，办好事，是每个档案工作人的初衷和使命。