大数据时代档案工作需要变革

徐建新

摘 要：现如今，我国是互联网快速发展的新时期，随着互联网、物联网、云计算等现代信息技术的迅猛发展，信息数据能以更快的速度进行分析、处理和利用，大量关联的或非关联的信息数据经过新的数据结构之后，又会不断涌现出大量的、新的信息数据。因此，在大数据这一时代背景下，档案部门如何适应新情况，且能够有所作为，已经成为大家必须面对的一项重要课题。

关键词：档案工作;大数据时代;改进对策

在现代社会中，随着科技水平的不断提高，云计算与大数据技术为人们的生活提供了便利，也带来了机遇与挑战。因此，档案管理部门应当顺应时代的发展，积极面对大数据时代带来的挑战，使用科学有效的应对方法解决遇到的难题，从而完善档案管理工作，提高员工的工作效率，促进企业发展。

1 在目前的档案工作中运用大数据手段的重要意义

档案工作的核心内容主要体现在收集相应的档案数据，并且借助于特定技术手段来完成针对档案数据的妥善保管，以便于后期進行档案查阅或者档案利用。由此可见，档案工作能否体现良好的工作成效性，其在根本上能够决定利用以及开发各类档案信息的总体效果，并且关乎档案数据安全。档案工作包含了较为繁琐的档案调取、档案保存以及档案管理流程，因此体现为明显的综合性特征。在原有的档案工作模式下，档案管理人员局限于纸质档案的收集与保管。但是实际上，纸质档案十分易于破损，或者受到潮湿环境以及其他因素导致的影响。为了实现档案工作的模式转型，那么目前有必要引进大数据的全新档案管理手段。相比而言，具备大数据特征的档案工作模式具有更加显著的便捷性，进而实现了档案工作整体成本减低以及档案安全性提升的效果。此外，大数据档案包含较多的视频、图片及其他数据形式，客观上增强了档案信息本身具备的真实性与直观性。

2 大数据时代档案工作需要变革

2.1 重新定义档案工作内容

档案工作内容应从管理档案实体向管理档案内容转变。一切档案工作围绕档案内容开展，档案的收集根据内容收集，档案的保管根据内容分类保管，档案的提供利用根据内容提供，档案的统计根据内容统计。当然，这些工作需要计算机的辅助，更多的是通过大数据技术来实现。

2.2 提升信息数据的处理能力和水平

我们知道，每一个部门日常业务工作中都会产生大量信息数据，但是具有保存价值的信息数据可能连10%也不到。“以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒。”我们要想在很短的时间内将这些价值分析和挖掘出来，无异于“沙里淘金”和“大海捞针”。档案信息元数据从产生以后，经过了征集、整理、鉴定、编研、利用乃至保管的全过程，业务流程较多，工作量也非常巨大。因此，掌握和运用大数据处理技术，从海量档案信息数据中分析出有价值的信息数据，将会逐渐成为所有工作中的重中之重。要进一步增强信息数据处理的时效性。目前，在反恐应急、抢险救灾等突发事件处理中，对信息数据实时、快速处理的要求极高，对事发现场的信息数据必须快速、准确分析，否则现场指挥人员将很难做出科学决策。同样，各级档案信息管理部门要加快馆藏内容扩容速度，提高对信息数据的分析处理速度和实效，更好地适应用户需求。

2.3 档案管理手段的创新

在大数据信息时代，档案管理应解放思想，转变观念，深化改革。这就要求在档案管理中应用现代信息技术，创新档案管理模式。档案管理的创新不仅使档案管理过程更加简便，而且使档案管理更加规范化、完整化、现代化、独立化，使组织的质量更高、更快、更有效率。在信息时代和大数据时代的背景下，我们应该打破传统的简单的档案管理模式，逐步实现档案管理的信息化、数据化和科学化。结合单位实际情况及具体发展规划，合理制定专项档案管理制度，科学的管理可以减少档案管理人员的工作强度，提高工作效率和质量。

2.4 完善网络档案管理安全系统

档案信息的安全是保证档案管理工作可以顺利开展的关键，因此，工作人员应当注重档案信息的安全性，完善档案管理安全系统，从而有效地防止档案信息出现泄漏、盗取等情况。为了有效地防止黑客入侵，档案管理部门应当加强网络监管的力度，通过完善网络监管机制对档案信息数据库进行全程监控，从而保证工作人员在第一时间发现黑客入侵。同时，部门还要使用网络信息防护技术，通过使用认证技术、加密技术、数据恢复技术等先进的网络信息安全技术，保证档案信息的完整性与安全性。例如，街道办的工作人员为了保证信息的安全，购买了瑞星个人防火墙技术，这种技术具有完备的规则设置，能有效保护网络不受黑客攻击。并且还拥有超强智能反钓鱼能力，通过升级智能反钓鱼引擎，大规模升级恶意网址库，全面提升了对钓鱼网站的拦截能力，因此，街道办在使用了这项防火墙技术后，信息的安全性得到了显著提高。

2.5 加强统筹规划部门档案信息化建设工作

中国工程院副院长干勇委员讲道：全国性大数据平台的建立，将直接使创新活动减少成本，少走弯路，缩短研发周期，促进科研人员迅速取得一些创新成果。要规划全国性或区域性档案资源云服务，实现全国或区域内档案条目的集中与共享，实现查重档案的存放与共享。档案部门在档案信息化建设工作中，首先必须考虑到此项工作的计划性和前瞻性，对现有的信息化工作进行合理统筹，确保档案信息化建设与其他各项工作信息化建设的平衡、协调关系。要正视档案信息化建设过程中出现的问题，及时调整工作思路和方法，对档案信息化建设决策进行必要的、实时的评估、修改和补充，以适应时代的发展变化。要建立与档案信息化建设相适应的机构设置，实现各项工作的专业化、精细化。在档案信息化建设中应建立起多部门协作机制，落实层级责任分工。要按照信息数据的征集、存储、管理、分析、利用的业务流程设置相应机构，各机构之间应各司其职，合理、有效地分析和输送档案信息数据，确保输出的档案信息数据的科学性、精确性，进一步提高档案利用者的决策科学化与管理精细化的水平。

2.6 重新定义档案工作者角色

当前，档案不受重视有很多因素，有档案属于辅助工作、档案工作技术性不强、对档案从业人员要求不高等等。但是在大数据时代，档案工作的专业性更强，对档案工作者素质及能力的要求更高。档案人员从档案保管员向档案数据师转变。档案工作人员也是档案数据生成者分析师，也是档案数据整理师，还是档案数据分析师。

3 结语

面对大数据的目前时代背景，档案工作日益表现为全新的特征。档案工作的基本宗旨在于保留珍贵的档案材料信息，以便于随时调取各类档案数据或者档案信息。因此为了应对当前的大数据背景，那么作为档案管理的具体负责人员更加需要着眼于防控泄漏档案信息的隐患，运用科学手段来保障档案安全，确保体现最佳的档案工作实效性。

参考文献

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