法院诉讼档案数字化项目中监理服务的作用

■ 魏会玲

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法院诉讼档案作为国家重要的专业档案之一，是人民法院审判执行活动的真实、客观记录，是法院做好各项工作的必要基础。由于近年来法院受理案件的数量不断增加，诉讼档案的数量也在不断增长，卷宗的利用率也在不断提高，这样也对诉讼档案的管理工作提出了更高的要求。在当前档案建设数字化的大背景下，法院诉讼档案的数字化也成为法院档案工作的必然趋势。

档案数字化监理是受档案部门委托，具有相关资质、独立的第三方机构，其对档案数字化项目实施全过程进行专业化监督、检查、控制和评价等相关服务[1]。为保证诉讼档案扫描的成效，山东省淄博市中级人民法院于2017年分包招标采购了数字化加工服务和监理服务项目，成功引入监理服务，最终历时10个月顺利完成146710卷，8716246页（1948—2011年）库存卷宗的数字化任务，随着法院诉讼档案数字化的持续推进，数字化加工流程、制度规范、运行模式等都日渐完善，监理公司在数字化过程中所起的重要作用也日渐明显。

一、利用专业优势和丰富的工作经验，把好审核关

大多数法院档案部门人员之前没有接触过专业的数字化工作，对具体要求了解得比较抽象，缺少实际经验。委托的监理公司利用其丰富的档案数字化作业经验和一定的监理经验，在熟悉委托方项目实施合同的前提下，对施工方的工作规章、管理制度、业务规范、加工流程方案、实施方案、进度计划、软硬件设备、质量保障措施、安全保密措施等进行仔细严谨的审核。例如，山东省淄博市中级人民法院数字化监理项目中要求对人员配备情况和加工场所的改造审核如下：

内容 要求人员配备需固定一名项目负责人和加工软件系统维护技术人员项目配置人员均须为加工方单位员工，其中有三年以上类似工作经验者不低于本项目配置人员的25%，项目工作人员需具备一定的档案业务知识、档案整理操作能力和档案数字化加工的实际操作经验加工场所加工方须在现场配置监控系统，安装摄像头，配置监控服务器，监控设备数量和位置确保工作现场无死角符合“防盗、防火、防尘、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染”等安全管理要求

监理公司检查施工方制度措施的合理性和可操作性，对工作流程中的每个环节进行细化和规范，将不符合要求的部分客观、及时、有效地提出建议和解决方案，并反馈给施工方进行整改，督促施工方健全、完善相关制度措施，确保数字化工作的顺利实施。

二、保证全时段、全方位的跟进，把好监督管理关

法院诉讼档案数字化项目工作量大、加工周期长，加之档案本身都是孤本，具有不可再生性的特点，所以对档案数字化项目的总体管理提出了较高要求。而法院档案部门本身普遍存在工作人员不足的问题，由于内部庭室每月归档卷宗数量多，档案工作人员需对新归档的卷宗进行一系列的交接、登记、录入、检查、盖章、入库、上架等琐碎工作，对外借阅利用率又高，根本无法抽出足够的人手监督所委托的数字化公司，第三方监理公司可以协助档案管理部门全时段、全方位的监督管理数字化公司。

监理方的监督管理强度决定着档案数字化项目的总体水平。在数字化实践中，由于缺少控制，造成质量不佳的案例比比皆是[2]。法院档案数字化工作量大，以淄博市中级人民法院数字化加工项目为例，需要完成146710 卷，8716246页（1948—2011年）库存卷宗的数字化任务，按照每天每人扫描数量平均2500页计算，如果扫描时间定为6个月，则至少需要扫描人员20人，再加上档案前处理、拆卷、装订、检查、著录等流程中的人员，一个项目需要约35人左右参与，人员相对较多，所以加工现场的管理就变得尤为重要。监理公司以不少于数字化加工公司30%的人员比例，保证了每个环节都有人员监督，通过现场监督、定期和不定期巡检的方式对场所、人员、设备等方面进行监督管理，确保档案数字化工作所有环节的良好、顺畅运转。

三、严格验收标准，把好数据质量关

在档案数字化项目实施过程中，由于加工人员素质局限，流动性强、培训不到位、管理不严格等因素会造成项目质量得不到保障。档案数字化的质量直接影响着提供利用的效果,确保质量是监理工作的根本。档案数字化工作是一个系统的工程，环节工序多，淄博中院数字化工作由卷宗下架、核对、前处理、拆卷、出库、运输、著录、校对、扫描、图像处理、质检、备份、挂接、装订、入库、上架16个环节组成，每个环节又由多个工序组成。这就决定了档案数字化工作的误差源多，如果缺少监理公司的控制，每一个工序都可能由于人员问题、设备问题、方法问题影响档案数字化成果的质量，导致返工[3]。如果返工不仅会浪费大量的人力物力，还存在对纸质卷宗造成二次损坏的可能性。

监理方对照委托方每个环节中的具体标准要求，根据每个环节的不同特点，采取相应的措施与手段，环环紧扣，条条落实，严格验收标准，针对数据质检的主要做法有：在一批次档案扫描处理完成后，监理人员对照纸质卷宗采取100%的检查，逐卷逐页核对登记，分析数字化扫描的质量情况，对数字化扫描加工过程中出现的质量问题，及时向委托方报送处理方案，并督促施工方即时整改；扫描完成经质检合格后实行批量挂接，挂接完成后，监理公司仍采取100%质检的方式，对挂接的准确性和有无漏挂情况进行检查。数据验收通过后，监理人员填写《档案数字化验收登记表》，经双方签字后，报委托方审核。

四、确保档案实体与信息安全，把好保密关

保证档案实体和信息的安全是档案数字化工作最基本的要求，如果失于防范，数字化的整体工作无疑本末倒置，全盘崩溃。法院在审理、执行的每个案件中形成的诉讼文书材料，大部分都是第一手的，而且往往只有一份，都是不可替代的，还有部分卷宗涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良社会影响后果的，机密性较强，也应严格限制利用范围，不宜对外公开，如果在数字化过程中管理不善出现泄漏，损毁或发生丢失，就会给以后的利用工作造成无法弥补的损失。所以说，在诉讼档案数字化加工过程中安全管理是重中之重。

监理公司在施工前对数字化加工方的安全管理体系的建设和制度的订立进行了审核把关，在具体实施中再对风险点进行重点检查：一是对纸质卷宗的安全保护，采取分批调档的方式，逐册对卷宗进行清点、核对，加工和质检过程中流程单与档案实体同步流转，拆卷时尽可能地保持档案原貌，专人专柜保管，加工完毕及时入库；二是工作人员必须通过政审面试、操作考试合格，签订保密协议，加强防火安全和保密教育；三是对加工现场按环节划分好区域，工作人员出入现场进行登记，严禁无关人员入内，现场门口设置员工储物柜，所有物不得带入加工现场；四是对设备和数据进行安全保密检查，重点监督设备网络、计算机存储、监控设备、数据存储、备份数据的安全管理。

五、适时总结调度施工情况，做好沟通协调工作

档案数字化监理服务是施工方与委托方的桥梁，协调两者的关系也是监理方专业化服务的重要内容[4]。一个好的监理公司对协调委托方和施工方两方的关系，促进三方的工作密切配合，有着积极的作用。数字化加工流程较多，加工质量、安全要求、进度等诸多问题亟待监理公司协调处理，监理公司在熟悉项目合同中的工作内容、操作流程和施工进度条款后，全方位监督管理数字化实施过程和计划的执行情况，对现场的监督情况随时记录，规范整理各环节的文档资料，及时向委托方汇报沟通。

为及时掌握档案数字化开展、进展的情况，淄博中院档案数字化项目实行每周例会和专题例会制度，每周一上午十点召开委托方、施工方和监理方三方会议，周例会的主要内容主要有两部分：一是调度项目进展情况，监理方根据项目总进度计划、季进度计划和月进度计划情况，对实际完成量与计划完成量进行比较、分析，当实际进度符合计划进度时，施工方编制下一周进度计划，当实际进度滞后于计划任务时，施工方汇报原因和处理方法，监理方监督实施；二是检查数字化工作在管理、质量、技术方面存在的问题，及时总结上次例会决定事项的落实情况，分析未完成事项的原因，检查数字化质量和技术方面存在的问题，明确改进措施，提出下一周进度目标和落实措施。另外，监理方根据需要及时组织专题会议，协调解决数字化过程中的各种专项问题。

档案数字化是一项量大周期长的复杂工程，仅仅依靠档案管理人员，是很难妥善完成项目安全监管、数据验收等多个环节的[5]。监理公司介入后，严格制度把关、全程有效监控、及时发现问题、防止操作失误、杜绝安全隐患、严格验收标准，能从全局上把控，充分考虑法院诉讼档案的特点、工期、人力、设备等多方面因素，为整个项目的顺利完成做出保障。