基于财务共享的数据仓库构建

赵曼（郑州财经学院会计学院）

■前言

业财融合的推进有赖于业务数据和财务数据的完美对接融合，基础数据构建的流畅、精准、贴合实际核算、管理需求，不仅能提高搜索效率，还有利于后期内部管理报表数据的提取。因此本文就详细介绍了案例企业在实现业财融合的过程，对各项业务中涉及到的关键数据都进行了梳理和设计，以期对其他企业财务共享中心建设过程中的基础数据的构建收集起到借鉴作用。

■基础数据的设计与数据运算逻辑

（一）编码规则

编码规则的梳理，是各项数据收集的前提条件。根据业务需求和管理维度来定义编码规则，更加科学。根据编码所显示的特征，不仅能提高检索效率，还有利于后期业务财务报表的统计。本文主要是围绕业务和财务结合紧密的采购业务与应付模块，销售业务与应收模块来介绍业财融合的实现方式，所介绍内容均来自A 连锁餐饮公司真实的方案。

1.公司编码

公司是指独立核算的法人主体，编码由集团财务部门根据实际核算情况统一进行制定。所有收入、成本、费用、报表的归集，最终都要汇总到公司层面。后续其他信息的建立也都要绑定公司的信息，比如：每一个部门都会在部门信息中维护到公司维度，便于费用根据公司进行汇总；门店信息管理、客户信息管理也都需要维护对应的公司，以便最终进行汇总的时候可以把利润核算，应收账款等核算项目自动归集到对应的公司账务中去。

2.部门编码

部门是独立的核算中心，但不是独立的法人主体，通常主要进行费用、报销核算。部门的设置一般根据公司实际已有的工作部门进行设置，但是要预留编码，当部门需要调整的时候，直接禁用取消的部门编码，停用该核算中心，然后启用新的编码，对新的部门进行核算。通常部门编码长度3 位，搜索类型DP（Department）。部门是基础的费用中心，每一个部门都有归属的公司，因此在进行费用报销时，业务员只需要选择自己所在的部门，所报销的项目即可，系统自动生成部门基础信息上所对应的公司的账务。一般来说，不同的公司下属部门编码也会细节的体现，比如LA 管理公司的部门以101 开头，BD 商贸公司的部门则201 开头，一眼就能分辨出公司信息。

（二）主数据的整理收集

主数据主要包括基础地址簿信息，供应商信息，客户信息，物料信息。在编码方案确定后，按照既定的编码规则，统计主数据信息。

1.地址簿信息

不论是供应商，客户（加盟店），还是员工，仓库，部门等都必须在财务共享服务中心内按照编码规则维护相应的唯一编码，即地址号。地址号具有唯一性，而且一旦启用，形成了财务帐之后，就只能被停用，不能被删除,即如果不人为主动进行后台强制清理，已经形成的账务信息会永远存在，以便查账和管理，有利于会计信息的保存，有利于保证会计信息的真实性。地址簿信息，主要包括名称、税号、搜索类型、所属经营单位、地址信息、银行信息、供应商、类别码。着重强调类别码的设置，举例：如果需要根据大区来统计销售数据，比如启用类别码01 来表示大区，每一个门店在收集信息时，就必须提前分好大区，然后在地址簿类别码01 上绑定大区信息，后续的大区销售数据就可以根据该类别码进行统计。前期类别码的科学规划和基础数据的收集，都是服务于报表统计，服务于管理需求。

2.供应商信息

银行账户，银行名称，付款条款（即供应商账期，多久内付给该供应商货款。所有的供应商都会绑定该信息，系统根据订单日期和订单供应商所对应的付款条款，来对应付账款进行预警，充分利用账期，可以提高企业资金的利用效率。举例：P01 表示30 天内付供应商款），税率税区（V13，13%的增值税），税号，总账级（用于系统记账时自动指向会计科目）等。

3.客户信息

银行账户，银行名称，付款条款（即客户账期，多少天内收取给该客户的账款。所有的客户都会绑定该信息，系统根据订单日期和订单客户所对应的付款条款，来对应收账款进行预警，充分利用账期，可以提高企业资金的利用效率。举例：P01，30 天收取客户款），税率税区（V13，13%的增值税），税号，总账级（用于系统记账时自动指向会计科目）等。其他信息如下图所示。

4.物料信息

主要强调库存S 和非库存N 的行类型分类以及总账类别码。库存和非库存的分类主要是用于区分常规的销售库存，比如脆筒和不用于销售的自用库存，比如工装。

（三）不同经营单位对应的会计科目

1.经营单位的分类

所谓经营单位就是核算中心，不同的经营单位即是不同类型的核算中心。

表1 经营单位

不同的经营单位会有需要核算不同的内容，比如BS 公司经营单位就需要出具资产负债表，因此需要进行全科目核算，但是销售部门，就只需要进行费用类的核算，没有成本利润项目的核算。同样，对于直营店来说，就只需要核算收入成本利润项目，所以科目的设置也不同于其他类型的经营单位。

企业应当充分结合自身的核算需求来设置经营单位，以便于不同维度的财务数据的统计和分析，进而为企业的战略决策提供有力的依据。

2.模板经营单位对应模板会计科目

在模板经营单位下设置会计科目，有利于企业的统一管控，而且新增部门或是公司的时候，由集团公司统一推送，具体的明细科目的添加可以由分公司或者部门自行添加。通常BS 类型经营单位一个需要出具资产负债表的核算中心，全部核算科目超过800 项。而经营单位MS 就只是一个利润核算中心，全部核算科目只有63 项。

（四）基础数据信息与会计核算的逻辑关系

1.分销自动会计指令的运行逻辑

分销自动会计指令的运行，还要从基础数据的设置说起。前期根据A 企业的业务情况，划分不同的单据类型。在物料信息上维护所对应的总账类，比如SCL（食材类）。分销自动会计指令根据业务类型所对应的单据类型和物料对应的总账类，结合订单上对应的公司，对应的供应商信息，从设置好的分销会计指令自动取值，生成相应的会计凭证。比如下200BD 商贸公司，国内采购OP 单，采购物料10100001 蓝莓果酱，对应总账代码SCL，供应商税信息VA13，根据下列表格中提前设置好的分销自动会计指令，系统会自动把采购入库形成的账务记到BD 商贸公司下：

表2 分自动会计指令

2.自动会计指令的运行逻辑

自动会计指定的运行，也需要从前端的基础数据说起。当录入采购单时，会录入对应的供应商编码，编码背后所对应的是供应商的总账级信息和税信息，这两个信息与自动财务记账紧密相关。举例采购单上面的80000001 供应商所对应总账级是GXL（购销类），在自动会计指令PCGXL 设置对应的科目2201.01。前期维护的会计科目2201.01 表示应付账款—购销类。所以应付账的生成就是根据采购单上供应商的总账级信息，从自动会计指令取值，根据采购单对应的经营单位，生成对应的应付账凭证。当应付会计根据收到的发票，选择对应的采购入库做应付凭证，此时系统会根据自动会计指令生成对应的应付账：

■结论

从基础数据的设计中可以看出，业财融合的实现需要在信息化建设的基础上进行统筹规划，基础业务信息设计和收集，与后续财务记账以及报表的统计环环相扣，可以说基础数据设计与收集的质量决定了业财融合的成败。根据企业的实际业务形态来设计对应的自动会计指令，从源头强化集团控制，规范会计科目和记账形式，减轻会计人员核算和对账的工作量，即便未来的业务量翻翻，也能满足成倍增长的核算需求。