信息时代背景下电子档案管理探讨

马世卿

摘要：目前，我国网络信息化越来越普及，各行各业在当前时代都进行了一定程度的转变，利用先进的科学技术进行革新，其中档案管理在这一方面有明显的体现，档案历史由来已久，其记录作用起着非常大的作用，而档案管理是对档案进行完整的保存管理，主要的管理方式为纸质档案，但随着信息技术的普及化，电子档案逐渐代替纸质档案，对档案进行保存。本文将从电子档案管理的主要原因出发，结合当前管理存在的问题，对提升电子档案管理的有效性提出了几点建议。

关键词：信息化;电子档案管理;探讨

1引言

現阶段随着我国经济速度的高速发展，网络逐渐普及到各行各业，人民对信息的安全要求越来越高，档案作为信息记录的重要文件，信息的安全性显得更加重要。而信息时代背景下，电子档案的普及为我国企业档案管理减少了大量繁琐的程序，信息数据化促进了档案管理的有序化与便利化，但是由于电子档案的管理模式不够完善，所以相关企业在档案的管理中需要结合当前信息时代的特点要求，不断加强制度的完善。

2企业对电子档案进行管理的主要原因

（1）信息时代所趋。从蒸汽时代到电气时代再到信息化时代，企业的运行管理模式也在不断变化，在当前信息化的背景下，人民的日常生活全方位的与信息网络相挂钩，信息数据的管理与分析在企业发展过程中起着尤为重要的作用。在这种情形的驱动下，企业需要对电子档案的管理进行强化，在利用电子档案的优势的前提下加强对信息数据的管理与分析，促进电子档案管理工作的发展，保证人民信息的安全化以及档案的服务化。

（2）电子档案管理的必要性。由于档案管理作为企业管理中较为主要的部分，其对企业某些部分的决策起着辅助性的作用，企业需要将信息技术运用到档案管理中，减轻工作决策的困难度，提高决策效率。当前信息化时代，电子档案有其独特的优点，这些特点保证了档案管理的准确性和有效性，主要体现在以下几点：①电子档案有相应完整的数据库作为其基础，信息数据库有利于减轻工作人员的信息整理、收集的工作量，提升了档案管理工作的有效性。②电子档案修改较为方便，以往的纸质档案在出现错误或者修订的情况时，丁作人员在该过程中消耗时间过多，并且准确性不高，电子档案则避免了这些情况的出现，便于企业档案信息的更新。③电子档案保存时间较长且保存完整;传统的纸质档案受外部自然环境影响较大，容易造成损坏或者丢失的情况，电子档案则更为便利与准确。所以，从档案管理工作的作用与电子档案的优势出发，企业对电子档案进行管理是非常有必要的。

3当前我国电子档案管理的缺陷

（1）管理制度较为过时。在信息时代的背景下，信息技术在企业内部管理中是否得到革新，是否符合时代潮流直接影响着该企业的综合水平。根据目前我国企业在电子档案管理的现状来看，大部分的企业在管理制度的制定上较为过时，不具有时代性。例如企业在电子档案的管理中没有更新相关工作人员的具体管理细则，没有结合电子档案的特点修改管理制度，从而导致工作人员在电子档案的管理中不能熟练准确的进行管理工作，工作的积极性与准确性有所下降趋势。

（2）信息安全与准确度保障力度低。由于信息网络化的普及化，人民对信息安全性的要求也在不断提升，大部分的企业在电子档案的管理过程中为保障信息的安全性大都采用密码验证、手机短信验证等多种方式，但是由于网络的普及化，容易出现病毒或者恶意盗取信息等状况出现，从而导致档案信息的泄露。由于电子档案修改信息较为方便，它在提升效率的同时也降低了信息的准确度，因为工作人员在修改时可能会出现失误，导致信息的失真。

（3）工作人员综合能力较低。因为电子档案都有其电子数据库作为信息收集的基础，所以其在一定程度上需要较为先进的信息技术作为支撑，但是根据对当前企业相关工作人员的研究发现，大部分的工作人员的平均年龄较高，其对新的信息技术的接受能力不高，没有专业知识的储备等，这导致工作人员在对电子档案进行管理时专业操作性较低，效率不高，在一定程度上影响企业的发展。

4关于提升电子档案管理的几点建议

（1）加强对管理制度的更新与修改。根据上文所提出的企业在电子档案管理制度上的缺陷可以发现，制度的完善度会直接影响该企业的工作效率与质量，所以企业需要不断更新相关的管理制度。首先，企业的管理层需要意识到电子档案的意义，从上至下传递正确的态度，确保电子档案管理的有效开展。其次，针对内部相关人员出现的积极性与准确性下降的情况制定相关的奖惩机制，借助制度激发丁作人员的工作热情与效率。最后，企业需要制定详细具体的管理细则，确保工作人员明确电子档案管理工作的主要内容，保障电子档案管理工作的有效实施。

（2）保障信息的准确与安全。工作人员需要有效地利用电子档案的优势，避免优势转变为管理漏洞。当相关工作人员在对档案信息进行修改时需要得到管理层的认同，并且修改后需要多次进行多次审核，避免因自我失误造成信息的失真。除此之外，企业需要在一定时间内对电子档案信息进行核对，保障档案信息的准确性。另外，考虑到当前网络的普及化，病毒的大量传播，企业需要加强自身的信息技术，积极纳入高素质高尖端人才，提高对病毒等的防控，加强对员工电子档案信息安全的保障力度。

（3）提升相关工作人员的综合素质。由于工作人员的综合素质直接影响了电子档案管理工作的效率与质量，所以企业为了提升管理水平必须对相关工作人员进行专业的指导与培训。因为当前大部分企业的电子档案的管理人员多为中年群体，其对新技术的接收能力较弱，企业需要开展相应的培训课程，采取实践与理论相结合的方式对相关工作人员进行系统的指导培训。除此以外，由于信息技术对专业性要求较高，其在实际操作上具有一定的难度，企业需要在应聘工作人员时注重应聘者的专业能力，以免多次进行培训，降低了培训成本。

5结束语

现阶段，我国已经处于信息时代，信息网络化的普及度越来越高，各行各业为实现其可持续发展都对自身的信息技术水平进行了革新，在当前趋势下，电子档案的发展有其必然性。电子档案相比纸质档案更加的便利化与有效化，但是大部分的企业在管理上仍存在一定的问题，导致企业的电子档案管理效率与质量较低。为了促进企业的信息化发展，电子档案的有效管理是迫在眉睫的，希望本文所提出的几点建议对其有所帮助。

参考文献

[1]刘爱霞.信息化时代背景下档案管理丁作的创新探讨[J].中国管理信息化，2015（12）.