基建工程档案管理存在的问题及解决对策

宋华平 刘晓娟 梁红霞

摘要：建设工程项目一般时间较长，工期较大，开工条件复杂且施工环境多变，这就使得整个项目档案资料收集周期长、难度大、不全面。同时，由于档案管理人员的兼职化也使得档案资料收集工作容易被忽视，档案质量控制难度大。但档案资料若不能全面完善的反映和记载项目建设状况，其后期管理和利用工作就会受到极大影响，工程档案管理工作就成为建设工程中最薄弱的环节，同时会对建设工程产生最直接的影响。因此，只有结合当前建设工程档案管理工作中存在的问题，才能推动建设工程档案管理工作规范化、有序进行。

关键词：加强;基建档案;管理

一、基建工程档案管理的现状与存在的问题

1.1档案管理现代化的意识不强。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法，保管设施和存档设备过于陈旧，严重影响了档案管理的现代化进程。

1.2从事档案管理的现代型人才匮乏。档案管理现代化的前提是人才现代化，实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用，维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。

1.3管理资金短缺，档案管理设备和技术不先进。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，也造成人才引进困难，甚至人才流失。

1.4管理基础工作差。档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化，标准化。目前机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。

1.5目前，一些中小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益，而对工程技术资料的收集、编制、整理很不重视，缺少专职的资料员，工程资料记录不规范，不完整，资料管理工作手段落后使资料不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦。

1.6在我国许多中小城市中对建设工程技术档案还没有专门的收藏机构，档案往往被丢失或损坏，档案管理的不完善就对以后城市规划、改造、建设提供不出有效的依据资料，因此会造成失误和损失。

1.7一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，而忽略了公路建设项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了工程建设后期形成的交工验收文件资料，缺陷责任期等方面的材料的收集，造成项目档案的成套性完整性缺陷。

1.8竣工图质量欠缺，一些项目的竣工图归档不完整，一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符;公路里程，桥墩跨度的数据误差时有发现，竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表;由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失实。

1.9质量保证资料的真实性、严肃性欠佳。某些工程项目不重视平时的积累，资料内容制作缺乏真实性，施工中有些材料已经使用而材料质量证明才到，造成质保资料与施工進度不同步，极易出现工程质量漏洞。

二、解决基建档案管理存在问题的对策

2.1增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位。

2.2完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

2.3做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

（1）加强基建档案的收集工作，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

（2）基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。

（3）做好基建档案验收、报送工作。加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤，基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，通过基建档案验收工作，提高了基建工程管理和档案管理水平。

2.4加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解基建档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。

三、结语

档案管理工作的重要性和不可替代性已经对建设工程工作开展带来一系列困难，只有有效解决这一系列问题才能为推动建设工程发挥应有作用。而根据建设工程实际状况，加强档案管理工作，也是国家建设的相关规定和基本要求。通过构建多方位、立体化、全面多层次的管理制度，推动档案管理制度规范化进行，才能为建设工程开展提供充分保障。

参考文献：

[1]李菊.建筑工程档案管理存在的问题及解决对策[J].档案编研，（2013，4）：15-22.

[2]潘鸥.建设工程档案管理的误区及其应对措施分析[J].科学管理，（2013，11）：119-122.

（作者单位：国网甘肃省电力公司庆阳供电公司）

作者简介：宋华平（1969.11.28），性别：女，籍贯：甘肃庆阳，民族：汉，学历：专科，职称：助理政工师，研究方向：档案学。