浅论信息化的会计档案管理

王小波

摘要：促进信息化和工业化深度整合，不断完善信息基础设施，助推信息技术产业的发展，为信息化工作的全面推广指引了方向和提供了动力。档案信息化建设如今已经成为了信息化建设时代的一项重要工作内容，有助于实现档案管理的规范化以及现代化建设，也成为了单位适应新时代的一项重要性。单位要迎合当前的时代要求，充分发挥会计档案的利用价值，就要在信息化建设方面加大力度，利用信息化的管理方法弥补传统档案管理当中存在的不足。

关键词：信息化;会计档案;管理

伴随现代科技的快速发展，现代化的信息技术开始在诸多领域广泛应用，而会计档案管理也因此步入到了一个电子化与信息化的时代。会计档案是单位财务管理工作当中形成的，是单位的重要资源，也是单位长效建设的根据。只有做好会计档案的科学化管理工作，弥补档案管理当中存在的缺陷和不足，才能够真正为会计工作的发展和有关决策的制定提供必要根据。信息化建设无疑是重要方向和必然趋势，所以单位要完善管理条件，加大现代技术手段的应用力度，利用信息化手段进行会计档案管理体系建设，促进档案资源的开发与利用。

一、信息化背景下会计档案的特点

信息化时代下的单位发展必须和时代建设相适应，走可持续性发展以及与时俱进的发展道路。相应的单位会计档案管理工作，也需要在信息化建设上做好理论研究以及实践分析，了解信息化会计档案管理给单位提出的要求。第一，会计档案信息化管理要求建设电子档案，而电子档案载体对环境的要求很高。这就需要在电子档案载体的应用上提供一系列的环境保障，以免信息毁损。第二，会计档案内容丰富，领域宽泛。电子化的会计档案，既涉及到传统层面上的会计档案信息，比如原始单据、会计凭证、账目报表等等，还涉及到存储于硬盘和其他介质当中的电子数据，极大程度上提高了档案内容的丰富性和全面性。第三会计档案显现出极大的共享性与高速性特征。在信息化背景下，单位会计电子档案在实际处理当中运用的是计算机设备，不管是信息处理还是数据整合，在速度上都明显加快，同时也可以基于网络平台进行信息传递，促进信息共享，充分体现会计档案的应用价值。

二、信息化背景下会计档案信息化管理的措施

2.1健全会计档案信息化管理制度

对于单位的规范化建设以及长远发展来说，对会计档案进行整理与开发利用是单位完善财务管理体系的必要举措。传统的档案管理方法比较落后，不利于对信息的长久保存和合理利用。在信息化时代下，通过会计档案信息化管理建设能够给单位的会计工作提供必要根据，保证相关决策的科学性和有效性。而信息化的会计档案管理必须要有完备的管理制度作为约束和规范，因为会计档案当中涉及到的都是单位的重要数据，所以在管理工作中要小心谨慎，避免差错，并建立规范化的会计档案信息化管理制度。首先需要确定电子会计档案的传播和管理流程，在对数据与信息进行整理之后，需要严格依照规范要求，做好刻盘备份工作，之后再进行保存保管和分类存放，由专门人员定期维护和检查，保证会计档案完整。其次，要对档案管理规范进行详细说明，比如指出档案查阅时要经过严格审批程序，要求档案管理者要依照制度规范进行管理，严肃处理违规操作行为。最后，单位要构建会计档案信息化管理的安全保障制度，给出安全管理工作要遵循的原则和流程，维护信息存储安全和系統运营安全，同时还需要构建内外网隔离措施，完善异地灾备系统，全方位保证档案信息化管理安全。

2.2保证电子化档案保存环境安全

信息化的会计档案管理需要把各项信息用电子化形式保存保管下来。电子档要有现代化设备作为保存条件，并保证了环境的安全性。如今单位的会计档案保存，通常是电子与纸质档案并存的，其中电子档案能够为查询利用提供极大的便利，而纸质档案则显得比较可靠，可以在电子档案数据资料出现差异时进行校对比照。在保存电子档案时，需要做好备份工作，避免保存过程中出现毁损的问题，所以备份的磁盘与圆盘要分别保存。存放电子档案的房间温度要进行把控，保持有效通风，同时还需要做好防火、防潮和防磁工作。入库之后的磁盘必须保存在特制防磁柜当中，避免出现病毒感染等问题。在利用会计信息化系统进行档案管理时，也需要做好系统的安全建设，引入保密技术和其他的技术手段，做好信息安全保障工作。

2.3提升档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业素质和档案资料的管理建设存在着非常密切的关系，特别是在如今的信息化时代背景下，如果档案管理人员素质不高，就不能够满足会计档案信息化管理的要求，也不能够在档案信息的利用额上做出应有贡献。基于这样的情况，单位首先要提高档案管理者的思想认识，使其正确认识会计档案管理和实现信息化管理的必要性，改变他们以往在档案管理当中过于随意的情况。其次，单位要定期对档案管理人员进行教育培训，规范他们的管理操作，既要为他们补充必要的财务专业知识，也要提高他们的信息素质和信息化系统的操作能力，以免在管理工作当中出现误差。除此以外，企业还需要招收专门的计算机人才负责对会计档案管理信息化系统进行维护和技术支持，特别注重维护系统安全。

在会计信息化持续发展和单位变革管理方式的背景下，会计档案的信息化管理成为了单位创新档案管理工作的必要举措，所以单位立足实际深入研究信息化背景下，促进会计档案数字化与现代化管理，有着极高的实践价值。单位需要对会计档案信息化管理的要求与特征进行分析和把握，了解信息化建设的要求，在此基础之上通过变革会计档案管理模式为信息化管理的实现提供系列保障条件，满足当前阶段单位创新发展的要求。

参考文献：

[1]宋志刚.关于资产管理公司财务会计工作的若干思考[J].经营管理者.2017 （17）