简析现代档案管理中的声像档案管理

曲晨耕

摘要：聲像档案是现代档案的重要组成部分，在现实查考利用方面具有重要作用，为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，必须做好声像档案管理工作，但是由于各种因素的影响，使其存在诸多问题，基于此，本文阐述了声像档案的主要特征，对现代档案管理中的声像档案管理问题及其策略进行了简要分析。

关键词：声像档案;特征;问题;策略

一、声像档案的主要特征

声像档案是指国家机构、社会组织及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。其声像档案主要具有以下特征：1）直观形象性特征。声像档案以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟。2）内容真实性特征。一般声像档案主要是视频和音频录制，并附有一些文字来描述一些历史内容，诸如唱片、照片、文字等不同特点的材料，阐释的都是事实、史实。同时把具有巨大价值的音像资料进行定期系统收集整理和归档，因而在档案资料运用中，声像资料存储完整与否，直接影响到其是否真实、严密，是否可以客观地反映社会内容，充分展示历史舞台的形象，从而直接影响到其应用价值。3）传播专业性特征。一是声像档案可以直接显示社会各阶层的面貌，无论哪个阶段或时期都可以直接反映出来。二真实性档案，不可替代，它不仅记录了已发生过的事情或现象，对于社会发展是一个重要的参考，丢失或损坏则是不可挽回的损失。三声像档案的专业性，是公众舆论和宣传方向的主要传播者，反映了一个时代所呈现出来的主流意识形态和价值取向。4）收集广泛性特征。声像资料内容非常丰富，种类繁多，涉及当地各个时期的历史风貌及当地社会各阶层的政治、经济、文化等活动，表现形式包含照片、声视频资料、录影带、光盘等，这些都是档案部门收集的对象，非常广泛。

二、现代档案管理中的声像档案管理问题分析

现代档案管理过程中，由于受到诸多因素的影响，使得声像档案管理存在很多问题，主要表现为：1）意识问题。随着社会的变化发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善，绝大数单位都配备有声像设备，从总体讲，声像设备配备比较齐全。但是也不同程度地存在着声像设备管理混乱问题，多数单位没有制定声像设备管理制度和使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用;有的设备存放在科室或个人手中，使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没有完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。2）管理制度问题。通过调查发现只有少数单位制定了相应的声像档案管理制度，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。声像档案的管理还存在着科室一年一次移交档案室、科室分散保管或个人保存等多种管理方式，对单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够。3）归档问题。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有很多单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。4）保存问题。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但是，大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

三、 现代档案管理中的声像档案管理策略分析

1、增强声像档案管理意识。现代档案管理工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好档案管理工作的重要保证。结合相关实践分析：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

2、建立健全声像档案管理制度。基于声像档案管理存在的问题，现代档案管理的声像档案管理需要合理制定切合实际的管理制度来规范声像档案管理。因此各立档单位要建立健全相应的管理制度，加强规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交，确保有关法规和制度落到实处。必须制定有效的配套策略，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3、做好声像档案归档管理。现代档案管理的声像档案归档管理策略主要有：第一、通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。第二、重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位和产生声像档案比较集中的部门，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。第三、从摄录人员中直接征集。对保存在摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。第四、广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

综上所述，随着科技的进步发展，使得机关、企事业单位办公逐步实现了现代化，同时形成了大量的声像档案，这些声像档案是各单位档案全宗的重要组成部分，并且加强对声像档案的收集与管理，对单位、对社会都具有重要意义，但是由于各种因素的影响，导致声像档案管理工作存在诸多问题，因此对现代档案管理中的声像档案管理进行分析具有重要意义。

参考文献：

[1]曹莹莹.浅谈声像档案的收集与管理[J].才智，2018（03）.

[2]卢立红.浅谈新时期声像档案管理存在的几点问题[J].办公室业务，2018（01）.

（作者单位：海伦市房产信息服务中心）