档案信息化建设与档案管理分析

李闫

摘 要：档案信息化管理是档案管理发展的必然趋势，是现代档案管理非常重要的一张形式。档案信息化管理具有明显的优势，不仅可以对档案资料进行长期的保存，还可以实现档案更高效的利用，使得档案资源实现融合与共享。因此档案信息环设与档案管理水平需要不断提升。然而当前在档案信息化建设与档案管理过程中还存在的一些问题。本文主要分析档案信息化建设与档案管理现阶段存在的问题，并提出有效的应对策略。

关键词：档案信息化;建设;档案管理

1 档案信息化建设方面存在的问题分析

1.1档案管理的数据组织结构存在问题

不同的档案在来源途径与格式上有着不同的表现，这就使得档案在管理过程中不能按照统一的格式进行管理，很多档案数据存在的差异性，这对档案的管理造成不利的影响。档案管理数据组织结构存在的问题主要表现在信息性质、传输方式和信息内部结构，这样很容易造成信息的缺失，增加档案的复杂性，使得档案在管理过程中科学性会受到影响，导致档案管理的效果不佳。

1.2档案信息比较分散

在实际的档案管理过程中，档案信息过度分散也是主要的问题，主要表现在一下几个方面：首先，企业单位的人力资源管理部门没有重视档案的管理，对档案管理过于松散，没有严格的管理制度，这会造成档案遗失或者档案信息不准确的情况，对档案管理工作造成麻烦。其次，在档案管理过程中还存在的严重的重复现象，这种问题主要由于同一个档案由不同的部门同事保存，这就使得同一个档案在不同的部门重复保存，使得档案信息分散，影响到档案的信息化建设和管理。

1.3档案管理信息化水平较差

当前，在档案管理中很多企业还采用的是传统的管理方式，没有在档案管理中采用信息化技术，没有重视档案的信息化管理，与时代脱节比较严重。有的企业采用信息化管理，但是信息化管理水平非常差，不能有效的实现档案的信息化建设和管理。不仅如此，很多档案的管理人员专业素质不够，信息化管理水平较低，没有办法投入到档案的信息化建设中，对档案的信息化建设不利。

1.4远程利用存在瓶颈

档案信息远程是档案管理和发展的方向。首先，档案的信息和保密管理中存在难度，档案信息的来源非常多，这些信息资源可能会被不法分子窃取谋利。档案信息要在一定范围内进行公开和限制，根据信息的保密程度来确定。其次，档案信息远程查询会出现格式不正确的情况，对使用者造成不便。最后，档案信息远程利用体系尚未建立。要想使用档案就必须到相应的档案管理室中查询，还不能实现跨城远程使用，与档案管理的信息化建设不符。

2 档案信息化建设与档案管理的有效途径及策略

2.1完善档案管理工作机制

在档案管理工作过程中，完善档案管理工作机制可以有效的提升档案的信息化管理水平，可以促进档案信息化的进程。档案管理部门要制定一定的制度，科学的对档案进行管理，并在不断的实践中总结经验，不断的完善这种管理制度，这样才可以加速档案的信息化管理。不仅要重视档案的信息化建设，还要将档案的组织结构不断的完善，使得档案的组织结构可以达到统一，使得档案在管理过程中更加方便，为档案信息化建设和档案的管理水平的提升打下坚实的基础。

2.2提升档案信息化意识

档案信息化是一种观念上的信息化，需要集中档案管理人员的力量，提升他们的积极性，让他们对档案管理信息化有着正确的认识，从而在心理建立起这种信息化的意识，不断的提升自己的信息化水平、责任感和对档案信息化管理的重视。在信息化管理中，要不断提升这种意识，推动档案信息化建设和管理。在管理过程中还要提升档案管理的效率，主要有两种方式：一种是将档案管理制度建立并完善，使得档案在管理中有法可依，将这种制度不断落实，提升工作效率;第二是要转变管理的方式，就是要在思想和观念上意识到传统档案管理方式已经不能满足现代档案管理的要求，因此要不断的优化档案管理模式，提高档案管理水平。

2.3建立网络档案

建立网络档案可以有效的提升档案管理的效率，在建立网络档案过程中需要满足两个条件。第一，建立档案网站，发挥网站的作用和效果，搭建公众平台，使得档案的利用和服务可以得到提升，网络档案成为人们服务和利用的资源，对档案资源的使用更加高效。第二，要有合适的计算机硬件支持，要采购相应的硬件设备，这样在网络信息档案共享和交换过程中可以提供可靠的硬件支持，保证档案建设的安全可靠性。

2.4建立远程查阅体系

首先，让档案信息可以实现远程查询功能。在档案共享查询过程中，设置不同的公开级别，使得网络档案信息可以实现禹城查询。对公开的档案信息可以按照一定的格式进行发布，发布过程要规范化、标准化。档案管理部门将资源信息進行整合使得档案信息可以更加完善。其次，提升查阅能力。对于一部门不能公开的档案信息应该设置查询权限，可在档案馆进行远程访问。最后，建立档案馆异地出具档案证明机制，设置试点进行实践，稳步推进，使得档案的利用更高效。

2.5档案管理人员的素质

档案管理人员是直接参与档案的管理，因此对档案的管理效率和档案的信息化影响非常大，提高档案管理人员的素质是档案管理过程中非常关键的。第一，要选择有专业能力的档案管理人员，档案管理不是简单的存档，期间还要涉及到存储、接收、修改，在信息化管理中还要使用计算机进行文件的处理，因此要专业素质较强的档案管理人员。第二，定期对档案管理人员进行培训，由于科学技术的不断更新和发展，档案管理也在不断变化，档案管理人员要不断的学习最新的档案管理知识，还要学习计算机技术，通过定期的组织培训来提升自己的专业水平，提升管理的能力，这样才能符合档案管理的要求。

结束语

总而言之，企事业单位要重视档案的信息化建设和管理水平的提升，使得档案资源可以被更好的利用。档案管理人员要加强档案管理的意识，不断的提升自己的专业水平，积极投入到档案信息化建设中，切实落实档案信息化管理制度。档案管理信息化使得档案的价值可以更好的发挥出来，有利于企业的发展。

参考文献

[1]李钊.档案信息化建设与档案管理分析[J].科技经济导刊，2019，27（28）：27.

[2]孟晓鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2019（28）：221.

（作者单位：吉林省四平市铁西区住房保障服务中心）