试论当前档案管理工作中存在的问题及对策

贾遵民

摘要：档案管理是我国事业单位工作极其重要的一项内容。我国事业单位在档案管理工作方面虽然具有一定的基础，然而在当前时代背景下，很多原有的档案管理实施制度已经很难适应当前时代变化的需要，随着当前我国科技的快速发展，各种先进的现代办公技术在各个领域中开始得到广泛的应用。在此背景下，事业单位也必须积极探索更加高效、便捷的档案管理方式，从而更好的适应快速发展的社会环境。基于此，本文对当前我国事业单位档案管理工作中存在的主要问题进行分析，并有针对性的提出了相应解决对策。

关键词：档案管理;问题现状;对策建议

前言

在新时代背景下，事业单位档案管理工作呈现出很多新的问题和挑战，这些都对事业单位档案管理工作的进步造成了阻碍。如员工队伍、工作理念、工作方法、专业技术等都会对档案管理工作的开产生影响。因此，档案管理人员必须紧随时代发展，不断更新档案管理理念，提高专业工作水平，以此更好的推动事业单位档案管理发展。

一、事业单位档案管理问题分析

（一）基层档案管理工作不足

一直以来，档案工作都是随着事业的发展而发展的，如果缺乏前人留下的档案资料，就难以开展历史研究工作。上级档案管理部门一直对档案的价值非常高重视，但是在一些基层单位，对于档案工作的重要性却缺乏足够的认识，从而导致很多基层单位档案管理制度不健全，管理人员综合素质不高，缺乏设施设备等问题。通常来说，档案和事业可以分为两个部分，根据不同的分类方法会对事业资料进行收集、保存和管理[1]。然而由于管辖范围的不同，基层单位档案管理中经常出现“两张皮”的问题，在当前时代背景下，全国各地都在积极推动档案管理工作信息化建设，这也是将来档案管理工作发展的必然趋势。然而很多基层档案管理机构并不熟悉信息化档案管理，也沒有接受过相应的指导，因此在工作过程中经常会出现档案管理凌乱，档案调用不方便的问题。

（二）管理人员职责混乱

严格落实档案管理工作人员职责才能更好的约束其行为，确保其具有明确的工作方向和目的，并且能够在工作过程中按照相应的职责范围进行，进而更好的完成档案管理工作。然而在“局馆合一”这一管理模式下，管理人员在事业单位档案行政管理工作的职责一直没有得到有效的明确，很多工作人员对自己的工作岗位都缺乏充分的认识。在日常档案管理工作开展过程中，由于没有明确工作人员职责范围，工作中经常会出现各种错误，并且在出现问题的时候很可能出现相互推诿的情况，这些都会在一定程度上影响事业单位档案管理工作的质量。

（三）人才队伍有待加强

在档案管理工作中，人才的作用极其重要，是影响事业单位档案管理工作效能的关键因素。然而从实际情况上来看，目前我国事业但闻档案管理工作中最明显的短板就是人才方面。虽然近年来上级部门对于档案工作的重视程度不断提高，但仍然有一些单位还没有认识到做好档案管理工作的重要性，甚至存在认为档案管理部门是养老圣地的观念，这种观念在一定程度上反映了基层事业单位不认可档案工作人员的现状[2]。当前很少有青年员工愿意主动进入档案管理部门工作，而已经在档案管理部门工作的人员往往也存在晋升困难的尴尬局面。尽管目前很多档案管理人员的学历较高，但其工作实践经验不够丰富，档案管理人员队伍结构还有待优化，教育培训工作也需要进一步加强。目前的档案管理工作人员很多都表现出专业不对口的问题，导致档案管理工作效率难以提升，由于没有进行系统化的培训，档案管理人员只具备一些粗浅的理论知识与技能，专业素质还需要提升。

二、事业单位档案管理优化路径探究

从根本上来说，档案管理即是对档案资料进行建设、管理、开发利用。根据事业单位档案管理目前存在的问题，本文提出应当从以下几方面予以优化。

（一）更新档案管理理念

尽快更新过去的档案管理模式，要结合新形势下事业单位档案管理的实际要求，第一时间更新管理理念[3]。站在领导角度来说必须要提高对档案管理的重视，真正意识到开展好档案管理工作对事业单位各项工作的推动性作用，同时还需要针对档案管理工作人员进行宣传教育，真正从思想认识上引起重视，进而更加主动的规范档案管理。另外，在新形势下，档案管理工作对事业单位发展具有更大的推动作用，还需要合理提高资金投入，健全相关的软硬件设施，为档案管理工作的科学高效开展创设良好环境，结合信息化要求配置完善相关设备设施，助力事业单位档案管理智能化、信息化、规范化建设的推进落实。

（二）明确档案管理责任

从现阶段事业单位档案管理实际情况来看，其中难题之一便是“政事不分”的问题，这样一来档案管理人员职责不明确，可能存在权责混乱的问题。所以应当展开全面深入的分析调查，理解档案管理的重要意义，进一步明确相关职责，完善事业单位档案管理机制。另外上级档案管理部门也需要对基层档案管理岗位的具体责任予以清楚规定，给予档案管理部门更多的权力，确保其能够独立开展工作。在日常工作中必须要贯彻执行档案管理工作制度，真正发挥出档案管理职能作用，明确管理人员的权责义务，对岗位职责予以细化完善，确保档案管理工作的有序开展。

（三）加强档案人才培养

对于当前事业单位档案管理人员数量缺乏，档案管理队伍结构不合理等问题，应当坚持从加强培训教育出发，对档案管理队伍予以优化。所以应当尽快建立档案管理人才培养机制，积极寻求教育机构培训机构的合作，打造更加系统化的培训教育体系，借助于集中授课等各种方式来提高档案管理工作者的专业素质能力，培养出更多优秀的档案管理人才，对档案管理的理论知识和专业技能展开全面深入的教育[4]。本文认为可选择MOOC的形式实施授课，联系继续教育形式，借助信息化技术提升培训教育效果，另外要依靠网络社交平台构建摆脱时空限制的沟通平台，让档案管理人员可以充分交流，相互学习，同时提供在线答疑等服务，促进其档案管理专业化水平的提升。

针对档案管理人员队伍结构不合理的问题，必须要主动树立可持续发展的人才理念，要坚持招聘优秀人才、运用优秀人才、留下优秀人才，尤其是专业化的高端技术人才。对外来说应当引入更多优秀人才，招募一大批敢于创新且熟悉档案管理技能和信息化技术的人才，对内来说要合理增加档案管理工作者的薪酬福利，借助于内部培训等方式来让优秀人才脱颖而出，配合完善的绩效考核和奖惩机制来激励档案管理人员，给予其更大的晋升空间，让优秀的档案管理人员能够在工作中逐渐实现自我价值。

（四）完善档案管理制度

开展好事业单位档案管理工作必须要首先对单位档案管理机制予以优化和完善，按照相关政策法规，结合单位的具体情况来建立更加系统、科学、规范的档案管理制度，编制更加全面的档案管理工作规范条例，确保档案管理工作人员能够在实际工作中贯彻落实，提升档案管理的规范化水平。同时在制定档案管理制度的过程中必须要清楚规定档案管理的基本流程，从档案材料收集整理、统计分析到分类归档等各个环节都必须要严格执行统一的规范要求。还应当建立完善的奖惩机制来调动档案管理人员的工作积极性。事业单位必须要根据自身发展实际来推进档案管理创新，真正发挥出档案管理工作的价值与作用。

（五）推进档案信息化建设

随着现代信息技术的发展与普及，各个行业和领域都越来越重视信息化建设工作，事业单位档案管理也应当坚持与时俱进，积极应用信息技术来提升档案管理科学化水平。促进数字档案和纸质档案之间的转化与融合，重视数字档案资源的利用和管理，借助于其存储方便、占用空间少以及查阅利用便利等优势来填补纸质档案管理保存和开发利用等方面的缺陷。档案管理人员应当对单位内部过去的纸质档案尽快进行电子归档，做好备份管理，让这些档案资源更好的为事业单位各项工作服务。与此同时还需要建设统一的档案信息管理系统，建立档案数据库，开展好网上档案服务，对重要的档案资源第一时间收集归档，完善档案信息管理系统的功能，加强其安全保护管理，确保档案资源的保密性和安全性，防止病毒或者木马的攻击。

三、结语

总而言之，事业单位档案管理属于一项长期性系统性的工作，必须要进行科学规划，制定完善的管理机制，充分发揮出档案管理工作的价值和作用，避免工作中存在的各种问题，让档案资源为事业单位发展做出更大的贡献。本文详细论述了事业单位档案管理目前存在的问题，提出了有针对性的解决对策，以期能够为促进事业单位档案管理科学化水平和规范化水平的提升带来一定参考。

参考文献：

[1]聂丹萍.互联网时代档案管理工作的现状与应对措施[J].办公室业务，2020（1）：92-93.

[2]李萍.浅析新时期事业单位文书档案管理工作现状及措施[J].科学与信息化，2018（27）：161-162.

[3]马英杰.新时期如何做好档案管理及利用工作[J].城建档案，2019（9）：69-70.

[4]李薇.探微新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].办公室业务，2020（1）：60-61.