企业档案管理安全风险防控与措施

宋琪

摘 要： 现如今，我国是现代化快速发展的新时期，在各企业的内部发展中，档案管理都是重要的工作内容，对企业的稳定发展有直接性的影响，各项工作的开展与实施，都会以企业档案为基础，突出企业档案管理工作在企业发展中的重要地位与价值。结合目前各企业的发展情况分析，在企业档案管理工作中，依然存在着相应的问题，由于受到的影响因素不同，所产生的影响效果不同，但是都会对企业的发展造成不利的影响。对此，需要企业对此提高重视度，加大对其的管理力度，制定完善的管理制度与措施，有效解决企业档案管理工作中存在的问题，从而提升企业档案管理工作质量与效率。

关键词： 企业档案管理;安全风险;防控措施

【中图分类号】F270     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）11-0298-01

引言：档案管理是一个企业经营管理的重要组成部分，不仅能够对企业的知识资源和信息资源进行收集和保护，同时也能够促进企业的研发、生产、经营、管理等活动的有效开展，有助于企业的创新和发展。本文就企业档案管理工作作一粗浅探讨，谈一些自己的见解，愿与同行一起切磋。

1 企业档案管理安全风险防控现状分析

1.1 管理不到位

由于企业管理人对于档案工作认识不到位，从而造成档案管理相关制度在企业中不健全，档案管理人员也不专业，也就导致了企业档案管理不到位。很多档案管理人员只能做到将基本材料进行留存，至于按照档案整理标准进行工作，只能是看档案员的基本素质，认真负责、有点基本业务知识的，档案整理就好些，反之就会差很多。

1.2 档案管理系统复杂

大型企业通常具有跨行业、跨地区、跨部门的特征，其内部机构庞大，部门设置繁多，经营范围广泛，由此决定了大型企业的档案材料繁杂，内容涉及面广，与之相应的档案管理系统也十分复杂。大型企业在促进国民经济发展的过程中，各个部门都发挥了非常重要的作用，要想使各职能部门都有条不紊地开展工作，必须建立完善的管理制度进行规范化管理，对于企业档案管理工作而言亦如此。由于档案管理系统的复杂性，大型企业的档案管理工作很容易陷入混乱之中，只有建立健全各项档案管理制度，明确档案管理各个环节的具体要求，开展分类管理，才可有效提高档案管理工作水平。

1.3 革新意识不强

一方面，现行的大型企业的经营者认为档案管理属于附属工作，按照老规矩做好服务工作就行，因此导致认知的片面性、管理的单一性以及工作方式的单调和原始性，致使其改革缺失动力，无法跟上时代的发展;另一方面，档案部门长期以来形成的思维定式，使他们害怕承担改革带来的不良后果，因此安于现状的思维比较普遍，所以创新意义也是十分薄弱的，综合而言是革新意识不强。

2 企业档案管理安全风险防控措施

2.1 提高档案管理重视度

档案管理对企业的长久发展有直接性的影响，企业不仅要考虑到自身的发展，对各项工作的严格管理，而且还要考虑到市场动态发展形势，及时调整企业的发展方案，能够确保企业自身的发展随着时代的发展共同进步。除此之外，企业之间的竞争形势越来越激烈，增加企业的发展压力，甚至有些企业为了自身的利益，对竞争企业进行恶性的影响。对此，需要各企业都对档案管理工作提高重视度，结合企业自身的发展与档案管理工作综合分析，制定完善的管理制度与风险防控措施，降低企业档案管理的安全风险。尤其对企业档案管理的安全风险防控，需要各部门之间的相互协作与配合，把档案安全风险防控工作全面落到各项工作环节中，确保各部门工作的规范性。

2.2 构建企业档案信息化的管理机制

首先，需要建立组织机构。建立相对独立的企业档案管理部门，实现整个企业档案管理工作的协调与配合，能够按照档案管理的规章制度，对企业部门的各项信息进行整合归纳。其次，积极履行各项档案管理职责。企业档案部门作为重要的信息集成中心，需要重点负责企业档案信息系统的建立，以及后续的服务管理工作。同时，需要制定严格的考勤制度，对于企业信息的录入、流程等管理工作都需要制定严格的量化标准，对于访问的权限与密码都需要有规范的管理与制度，在科学、合理的制度规定下促进企业档案信息化管理工作的有效开展。最后，企业的档案管理工作必须服务企业为主体，该项服务工作的中心需要以企业为中心，积极配合，协调企业的战略评估工作，帮助企业开展适应性的战略调整。同时，企业的档案管理工作需要立足于档案信息化的成果进行不断创新，积极向企业与社会提供可利用的档案信息资源。

2.3 数字化档案管理

數字化档案管理是新时期企业档案管理的重要内容，因数字化管理的时效性和可靠性更强，已经被众多企业所应用，所以要注重数字化档案的真实性和完整性，在档案数字化和数字档案存档过程中要制定较为严格的管理制度。如数字档案归档标准、数字档案保存方法、数字档案的使用范围等。企业档案管理工作具备规范性，包括档案收集齐全完整、分类明确、前后一致、归档范围及保管期限划分准确、排列科学合理、编目清楚、索引、电子信息保存、纸质扫描、影像数字化、纸质入库、档案利用等，特别是在数字化档案发展的今天，企业更应注重于档案的数字化管理。

2.4 加强信息技术的应用

随着科学技术的快速发展，现代信息技术被越来越广泛地应用到社会生活的方方面面，极大地促进了各项事业的迅速发展。大型企业档案管理工作也应顺应时代要求，积极引入现代信息技术，通过信息技术提升档案管理工作效率，将档案管理人员从繁重的档案管理模式中解放出来，不断提高档案管理工作质量。

结语：综上所述，企业档案管理工作质量，对企业的发展有巨大的影响，需要企业对此提高重视度，加大对其的监管力度，制定完善的管理制度，全面落实到企业档案管理工作中，确保档案管理工作的规范性。加大档案管理人员培训力度，提升人的专业水平与综合能力，对具体的工作内容与工作职责的明确划分，提升档案管理人员的安全意识，加大对企业档案安全保护力度，使档案管理工作能够为企业的可持续发展发挥出重要作用。

参考文献

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