浅析人事档案管理存在的问题及建议

吴秋红

摘要：不论是单位还是企业，其内部的人事档案管理都是一项基础且重要的工作，人事档案的主要作用除了记录每一位员工的基础信息，还成为单位或企业用人的依据，为此，相关的管理人员不仅要做好档案信息的保存和整理工作，还要为企业或单位后续的人才资源开发提供一定的保障。现阶段来讲，人事档案管理工作中存在很多问题，这需要有关的档案管理人员制定有效的应对措施，以此来提升档案管理工作的实效性。

关键词：人事档案管理;问题;建议

1.当前人事档案管理工作中存在的问题分析

1.1  对管理的重要性认识不足

其实一直以来，人们对档案管理工作的认识有所偏差，甚至很多时候存在误区，认为此项工作是比较基础且简单的，不管做的好与不好，也不会引起人们的重视，这样的想法大错特错。部分人事档案管理人员甚至对自身的工作有一定的应付性质，他们从思想上认为，只要自己管理的文件能够保存完整，不会丢失，当有其他部门人员来查阅时，能够将其调出来即可。也正是这样的思想观念，使得此项工作越来越被企业或单位所忽视，有关的人事档案管理工作也没有被及时的列入到议程中，久而久之，档案管理工作就会变得更加没有计划，对相关人员的工作质量产生一定的不利影响。

1.2  管理模式存在不足

现阶段的人事档案管理模式还是比较传统化的，即使在如今这个信息时代，很多人事档案的管理工作依旧处于封闭状态，这虽然可以提升档案的保密性，但是实际管理的范围却极小，长此以往，会逐渐显露出更多的问题，比如，当有关部门想要了解内部职员的个人信息时[1]，在调动人事档案资料时，还需要得到上级部门人员的审批，一些单位或者企业甚至还需要得到最高领导人员的批准，这样就会使得相关部门人员的工作效率有所降低。除此之外，还无法实现人才信息的共享，信息技术的进步，使得各行各业都逐步实现信息化，人事档案管理工作的信息化建设如果得不到有效的推进，将会浪费很多的人力资源，这对企业或者单位来讲，也不是一件好事。

1.3  收集工作的力度不够

任何管理工作都需要一套完善的制度，人事档案管理工作自然也不例外，可是从实际情况看来，似乎并没有做到这一点，加上相关的档案管理人员在前期的信息收集工作中也有所懈怠，后期就会造成材料不全面的问题，另外，材料的内容也会出现重复的现象，这样的话，就会使得人事档案管理工作失去其价值。

2.对人事档案管理的建议

2.1  加强重视度，扩大信息收集范围

人事档案管理工作需要得到企业或单位人员的重视，这样才可以更好的完成有关工作，同时，不论是基层部门人员还是领导人员都要从根本上意识到人事档案管理工作的重要性，并且专门成立管理小组，对有关工作进行定期的检查，做到及时发现问题及时解决，这样才可以提升有关工作的实效性。在此基础上，要想从根本上做好人事档案管理工作，除了管理模式上的革新，还需要对档案信息的收集范围进行扩大，这样可以为人才资源的开发提供保障。

2.2  革新管理方式及管理手段

在新时期背景下，除了要保证人事档案管理的科学化，还要实现管理工作的信息化，要知道，当代的信息技术已经渗透到社会的各个领域[2]，不管是单位或是企业的管理工作，也都逐步实现了信息化，即使人事档案管理部门属于基层部门，也要迎合时代发展的趋势，这样才可以为企业或单位的发展蓄力。从当前的人事档案管理工作中，不乏这样的问题，例如，人才的短缺、管理资金的不足抑或是相关的管理制度跟不上等，为此，就要不断促进相关领导人员管理意识的转变，在经济条件允许的情况下，大力引进管理设备以及优秀的管理人才，利用信息技术建立人事档案管理数据库，這样不但可以促进相关管理人员工作效率的提升，还可以为单位或企业的现代化建设出一份力。

2.3  加强档案管理人员队伍的建设

人事档案是单位或者企业的无形资产，对其发展起到一定的基础性作用。为此，企业或单位重视有关管理工作的同时，也要加强对内部的档案管理人员队伍的建设，尤其是档案管理人员自身的素质，将会直接影响其工作。人事档案管理不仅是一项基础的业务工作，还颇具服务性质，这就对相关管理人员的服务水平提出更高的要求，与此同时，还要通过日常的培训工作来加强其专业能力，使其责任心更强，这样在实际的工作过程里，才会将其主观能动性发挥出来，投入更多的精力在工作中，对其积极性和创造性的激发也有很大的促进作用。

2.4  建立健全人事档案管理制度

不断提升人事档案管理制度化的建设水平是当前很多企业或单位最紧要的一项工作，本身人事档案管理工作的内容就是相对琐碎的，在此基础上，没有完善的制度来对其进行制约[3]，就会使得有关工作更加难以展开，所以，单位或企业应该结合当前自身的实际发展情况，完善其内部的管理制度，这样才能使人事档案管理工作更加有章可循，收档工作更加严格，同时，还要严令制止虚假材料进档，这样才能保障人事档案材料的真实性，从而为相关部门工作的展开打下坚实的基础。

3.总结

综上所述，受各方面因素的影响，企业或单位人员的档案管理意识较为薄弱，这对相关人事档案的管理工作会产生一定的阻碍作用，因此，要想从根本上提升档案管理工作的实效性，就要加强对此项工作的重视度，健全人事档案管理制度的同时，还要不断加强档案管理人员队伍的建设，这才是治本之策。

参考文献：

[1]韩淑卿. 浅析人事档案管理工作存在的问题及其对策[J]. 经济师，2018（12）：272-273.

[2]陈青娇. 浅析人事档案管理中的问题与完善措施[J]. 中国民族博览，2018（10）：251-252.

[3]郭婧懿. 浅析人事档案管理存在的问题与改革思路[J]. 才智，2014（26）：345.