大数据背景下的电子信息档案管理

章勇

摘要：在当今的大数据环境下，人们的传统生活与工作方式逐渐改变，给各个领域带来了相对较大的挑战，档案业务迎来了一个新的领域发展。如今，档案资源大多以数字形式存储，这使得存储与维护更加方便。但是，电子信息文件的管理仍然存在一些缺陷。因此，本文总结了大数据环境下电子信息文件管理中存在的一些问题，并重点提出了管理策略。

关键词：大数据;电子信息档案;管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）09-0015-01

1 在大数据环境下电子信息文件管理的重要性

（1）帮助提高员工效率。电子信息档案文件的使用更有利于提高相关人员的工作效率，可以减少参与文件管理的人员的工作量，提高工作效率。实现健康的，可持续发展是当前档案管理的必然发展方向。（2）帮助维护存档信息的机密性。电子信息形式的文件更有助于保密。当您要查询文件时，不需要提供全部文件量。只要通过智能搜索工具就能找到需要检查的文件。这将提高访问速度。另外，电子信息文件还可以防止查询时数据泄漏，从而提高了文件管理的机密性。（3）有助于进行查漏补缺。电子信息文件的使用将更好地弥补文件中的遗漏和不足。

2 分析商务电子文件管理过程中存在的问题

2.1文件管理技术和设施相对落后。对于公司来说，在了解文件管理的过程中，不仅缺少专业的文件管理技术，而且缺少相关的技术人员。如今，尽管大多数公司都具有文件管理信息系统，但是对文件管理技术设施缺乏投资，导致了相对落后的技术手段。与此同时，一些公司甚至使用传统的管理模型，并且无法充分利用档案的优势，从而给公司持续健康发展带来不好的影响。

2.2缺少文件管理系统。目前，大多数公司在人员档案管理，档案收集和相关档案管理缺乏规范，信息档案通常会发生丢失或缺失等方面问题，缺乏完善的管理体系。此外，公司在使用文件和相关评估时缺乏合理性，无法反映文件的真实使用价值。

2.3文件管理人员的素质较低。当前，我国大多数公司的文件管理人员都是兼职的，文件不由专业人员管理，这导致文件管理效率相对较低。此外，记录管理人员的学历往往较低，而且年龄较大。因此，接受新事物的能力相對较低。大多数记录管理人员缺乏专业培训，他们的专业技能和知识不足。与此同时，大多数公司仍是传统的文件管理模型，其信息管理水平相对较低。

3 在大数据环境下改善电子文件管理的措施

3.1加强对档案技术和设备的投资。在大数据的环境下，为了有效解决当前的问题，在及时更新管理理念的基础上，应强调对输入输出设备和数据存储设备的投资。与此同时，应重视文件管理系统，了解恢复系统和文件管理的投资和建设，并在具体操作中不断完善，为有效执行各项信息文件管理任务打下坚实基础。另外，还必须注意对专业管理人员的引进和培训。工作人员不仅应熟练掌握电子信息文件管理的相关知识，还应掌握一些技术知识的应用知识。这是管理电子信息文件的唯一方法。可以显着提高工作的效率和质量，并且可以充分利用其使用价值。

3.2实施扎实而科学的管理模式。第一，优化文件管理系统。在收集，分类和提取档案信息的过程中，公司必须结合特定的需求并采取综合的方式来提供科学的控制。在具体实施中，实施相应的考核机制，特别是在大数据时代的环境下，有关人员必须要做到与时俱进，结合各项任务的具体实施，不断完善管理制度建设，以监督相关人员并充分调动他们的工作热情。第二，实行纸电一体化管理模式。尽管基于传统纸质管理很难实现大量数据的保存，但它也具有固定的管理优势，这些优势是不容忽视的。相反，尽管电子数据管理在安全保证方面有一些缺点，但它可以实现海量数据保存和数据的添加，删除和检查功能，效率很高。第三，开发清晰，详细和特定的电子信息文件记录过程。为了确保各种电子信息文件管理的有效性，注册过程必须清晰，科学，必须同时避免多个矛盾的注册过程，为注册工作过程提供有力的保证。与此同时，记录电子信息文件的整个过程必须详尽而准确，以确保可以将所有信息文件与相关信息结合在一起找到。

3.3提高文件管理人员的素质。在大数据的环境下，面对更加多样和复杂的数据信息，电子信息档案管理人员还必须具有更强的信息分析和处理能力，以及及时更新数据库的能力。业务部门必须结合实际需要，有专门人员负责。为此，企业档案管理人员要紧跟时代发展观，积极引进更新科学的管理理念，加强档案管理队伍建设，确保他们的技术能力和知识水平可以完全适应大数据社会背景的发展。与此同时，有必要对大数据技术进行科学的了解和掌握，以使用和开发档案数据，并促进电子信息档案的使用范围的不断扩大。

3.4提升文件管理数据的安全性。在大数据时代的环境下，为有效执行各种文件管理任务提供有力的保证，并充分利用网络平台的特点和优势，现有资源必须集成以为文件管理人员构建特定的操作管理。提供一种便利的软件平台，以最大程度地提高文件管理数据的安全性。第一，促进档案管理信息化建设水平的不断提高，着力大数据软件平台的建设。第二，要结合具体需求，充分发挥大数据平台的特点和优势，科学整合相关业务，在工作过程中进行一系列必要的调整。第三，结合大数据环境，科学控制档案管理有关部门提出的系统要求，为档案信息的安全性提供了有力的保证。

结语：简而言之，相关人员必须不断提高其专业技能，增强其业务能力，并从夫利用当前的机遇。只有这样，文件管理工作才能持续健康发展并发挥最大价值。

参考文献：

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