基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨

刘鑫

【摘要】在信息技术不断发展的大背景下，传统高校档案管理逐渐暴露出一些问题。管理人员综合素质不足、管理工作得不到重视、信息化建设落后等问题都会影响档案的应用效率。在此背景下，基于信息资源共享的高校档案管理模式成为提高档案管理水平的突破口，引发学界与业界的广泛探讨。本文即在此基础之上提出加强领导层重视程度、实行数字化管理、建立信息服务中心的三条创新路径，以期为高校档案管理的信息资源共享提供借鉴意义。

【关键词】高校;档案管理;信息资源;共享

档案信息管理是高校日常工作正常运转的关键，其管理模式必须跟随时代不断发展。信息技术的广泛普及在为高校的档案管理工作带来风险挑战的同时也带来了无限机遇，高校应紧紧抓住信息资源共享机遇，在管理模式上进行不断革新。

一、高校档案管理信息资源共享的必要性

高校的档案信息资源是社会信息资源中的重要组成部分，信息资源共享能够充分发挥它的实际效用。档案信息资源的充分共享，可以为社会提供一个有序和谐的空间环境，同时也可以维护公众的知情权，为公众提供更多的信息搜集渠道。人们借助网络环境的便利性能够高效利用信息资源，使高校档案信息资源与社会大众之间的联系更加密切，有利于提升高校档案信息的公共服务能力。在这个信息技术发达的网络社会中，人们的日常起居、工作生活都离不开信息资源，所以高校共享档案信息逐渐成为满足社会需求的必然趋势。基于信息资源共享的高校档案管理模式，能够在一定程度上消除社会不同阶层之间的信息鸿沟和数字鸿沟，保障社会全体人员无障碍地使用信息资源，随时随地享用信息资源，在保障每个公民基本文化权利的基础之上，促进社会的快速发展。

二、高校档案管理现状

（一）管理人员综合素质不足

管理人员的综合素质是影响高校档案管理水平提升的重要因素。在高校档案管理工作中，管理人员不仅需要掌握各种基本理论和管理、服务技能，还需要具备扎实的专业知识和随机应变的危机处理能力。而当前高校的管理人员既缺乏应用操作数字化电子信息设备的本领，也没有探索和创新管理思想的能力，这就导致高校档案管理跟不上社会的发展节奏，难以满足社会对信息资源的广泛需求。由于高校在档案管理工作的岗位设置和人员任用上没有严格的标准，就导致以上这些问题在高校档案管理人员中普遍存在，管理人员综合素质普遍不足。

大部分高校档案管理人员只具备档案管理专业的相关知识，其知识结构相对单一，对现代化办公设备不够了解，难以跟随档案管理事业飞速发展的步伐。随着信息化技术的普及应用，档案管理工作的很多业务都需要通过计算机来完成，然而管理人员对于计算机技术操作能力的缺乏又导致工作效率普遍偏低。除此以外，一些高校档案管理人员对于管理工作不够重视，缺乏服务创新意识，在管理过程中敷衍了事，就导致档案资料缺失、遗漏现象时有发生。如果管理人员的综合素质得不到提升，高校档案管理工作的连续性和高效性就无法实现。

（二）对管理工作重视程度不足

虽然我国高校档案管理工作取得了一些进步，但是依然有很多高校管理层对档案管理工作不够重视。档案管理工作人员的观念无法从传统的档案管理思想中脱离出来，就无法跟随时代发展去创新管理手段。忽视掉档案工作对其他各项工作的重要作用，也会导致管理人员工作懈怠。墨守成规的管理模式使档案管理工作效率大大降低，完全无法达到信息资源共享的目标要求。除此以外，由于缺乏重视，当前大部分高校在档案资源管理中普遍存在资金投入不足的问题，这就导致档案管理信息资源共享建设过程中无法及时引进高水平人才，更无法对管理设备进行及时的更新换代，严重阻碍了档案信息资源共享建设的进程。同时档案信息化建设中软硬件设备的定期维护也需要耗费大量资金，如果做不到资金的足额保障，就无法实现高校档案管理信息化建设工作的有序开展。另外，由于资金的缺乏，一些高校甚至连档案库房都不符合国家的标准。管理环境得不到改善，就导致纸质档案褪色、受潮、缺损的现象时有发生。这些问题严重影响了档案管理工作的质量，如果投入资金都得不到保障，档案管理资源共享的管理目标更难以实现。

（三）信息化建设不够完善

隨着信息技术的普及，许多高校在档案管理工作中也与时俱进地引入了计算机等现代化设备，信息化、数字化建设初具规模。但是仍然存在着缺乏总体规划的问题，信息资源共享的工作思路不够清晰，档案管理规范化进程滞后。在当前高校档案管理信息化建设工作开展过程中，由于缺乏完善的动态监管系统，无法及时发现并解决具体建设过程中存在的漏洞，档案信息资源必然无法实现高效共享。另外，当前高校档案管理的信息化进程大多数都是独立进行的，硬件和软件的建设环境都比较封闭，缺乏高校与高校、组织与组织之间的交流合作。这种封闭式的信息化建设机制不仅无益于当下的信息资源共享，甚至会为今后的档案管理系统兼容埋下隐患。另外，开放性的互联网络导致依托于计算机技术和网络技术的高校档案管理信息化建设缺乏保密性。再加之当前频繁发生的病毒入侵和黑客攻击现象，档案信息的安全性受到严重威胁。网络安全是我国档案信息化建设过程中相对薄弱的环节，高校与高校之间、组织与组织之间、部门与部门之间的信息传递更会加剧档案信息的安全性问题。此前高校档案管理信息资源共享中的安全问题尚未得到有效保障，亟待加大重视力度，加强防护。

三、基于信息资源共享的高校档案管理模式路径

（一）强化领导层的重视程度

在信息技术飞速发展的时代，信息资源逐渐显露出巨大的价值，其就像物质资源和能量资源一样，能够极大地促进社会发展进步。随着社会对高校档案信息资源需求的不断增多，高校加强对档案信息资源共享的开发利用必定能够为社会带来产出，因此必须予以高度重视。一方面。要强化领导层的重视程度，领导层要增强信息意识，转变信息化管理理念，为高校档案管理的信息资源共享创造良好的条件。领导层应注重对于档案管理的业务工作水平和现代化管理水平的提升，只有这样才能促使档案管理工作水平的提升。另一方面，为了加快信息资源共享高校档案管理工作的进程，还要加大对档案管理的资金投入。档案管理信息化建设是一项投资较大的工作，购买硬件、购买软件、引进人才都离不开资金的支撑，所以只有加大资金的投入力度，才能够夯实高校档案管理信息资源共享建设的基础。只有在资金充足的情况下，才可以购买各项基础设备和先进的硬件设备，引进高素质的人才管理队伍。高校应该拓宽思路，创新资金筹备渠道，设立档案管理信息共享的专项经费，确保顺利开展档案管理信息化建设工作。

（二）实行数字化管理

基于信息资源共享，高校建立档案管理模式，最重要的就是实行数字化管理。数字化档案管理系统的建立，可以提升高校档案管理的便利性，为档案信息资源共享提供保障。实行数字化管理的第一步是对档案建立数字化的目录，以便于用户通过信息检索搜集到自己需求的信息。第二步是对档案内容进行数字化转换，通过对原始文件进行扫描与核准，保障档案信息资源的准确完整性。第三步应当做好档案零散数据与整体库存之间的衔接，缩短用户检索与档案信息资源查询之间的时间差，提高信息资源共享的效率。第四步要完善相关信息的处理技术，使数字化管理的标准更加规范化，加快推进档案管理的数字化进程，降低档案信息资源共享的盲目性。除此以外，高校也应注重对硬件设备和软件设施的更新与维护，以保证高校档案信息资源共享的有序进展。

（三）建立信息服务中心

当前我国高校之间还不能实现档案信息资源的高效共享，因此高校需要建立信息服务中心，促进高校档案信息资源共享时各主体之间的有效沟通。在现代社会的发展过程当中，信息与信息技术含量逐渐成为高校档案管理水平的重要衡量标准。因此，高校要及时转变档案管理观念，改革旧的管理体制，引进信息技术，建立信息服务中心，打造开放性的新型社会化服务机构。另外，高校针对档案管理建立的信息服务中心有别于传统的档案管理模式，不仅能够降低管理成本，还能够提升管理效率。因次对于信息服务中心的建设，可以从档案保管部门、处置部门和服务部门三个方面分支化培養档案管理人员的专业技能素养，以促进信息资源共享。最后，高校档案管理基于信息资源共享建立信息服务中心时，需要高度重视对服务功能的建设。高校需要利用现代信息技术获取档案信息资源，并对其价值进行深度挖掘，提升共享资源的优质性。在处理档案信息时，要对信息资源进行优化配置，提升共享信息资源的质量，满足用户需求，提升服务效果。

参考文献：

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