提高机关事业单位档案管理的信息化水平

左醒男

摘 要：在事业单位的发展在过程中基本营造了信息化的办公环境，事业单位的办公和服务效率，直接影响我国公共服务的提升以及社会群众的认可，现阶段机关事业单位所能利用的资源越来越丰富，为事业单位服务工作的开展创造了有利环境，事业单位要以此为契机，充分关注档案管理的创新，事业单位要积极着手档案信息化的建设和发展，树立档案管理信息化的长效发展目标，笔者围绕机关事业单位档案管理信息化的落实和提升进行研究，了解事业单位档案管理信息化建设的优势，了解目前机关事业单位档案管理信息化发展的困境，在此基础上对于提高机关事业单位档案管理的水平提供建议指导。

关键词：机关事业单位;管理困境;信息化水平

机关事业单位新环境下，办公形式有了很大的创新和改革，办公的流程也实现了优化，基于信息化的发展和服务环境，机关事业单位要积极革新档案管理工作，针对档案管理的水平来构建完善的信息化管理系统，简化机关事业单位档案管理的程序，优化机关事业单位数据档案的持续应用，通过基于目前机关事业单位档案管理的信息化发展研究，来进一步优化机关事业单位的档案管理环境，创新机关事业单位档案管理的模式，在一定程度上可以推动我国现代机关事业单位的长远发展，能够适应信息化时代的管理需求。

1 机关事业单位档案管理信息化建设的优势

1.1 能够优化机关事业单位的管理环境

在传统档案管理模式下，很多档案资料和信息都是通过纸质的形式留存，在档案的管理和应用中受多诸多的限制和约束，针对档案管理工作的开展也存在较大的难度，以往在机关事业单位的档案管理中，档案的存储和保管成为重要的内容，要重点保障档案资料的安全性，以便长期的使用。通过完善机关事业单位的档案管理方法，依托于信息化的技术和系统，可以为机关事业单位的管理工作提供一定的辅助作用，切实健全目前事业单位信息化的建设环境们，随着当前档案管理形式和媒介的变化，机关事业单位在管理过程中还需要增强档案信息和资料的利用。检验机关事业档案信息化管理的成效。

1.2 简化机关事业单位的档案管理工作

机关事业单位档案管理人员在工作中往往承担着繁重的任务和压力，与各个部门的信息沟通不畅，极大的增加了档案信息资料的管理难度和风险，随着机关事业单位信息化环境的越发完善们，为档案管理的优化提供了可能，档案资料和信息可以通过内部办公系统的联网实现，同时在档案资料的管理方面也通过网络实现自主查询，提升了机关单位档案管理工作的效率，简化了机关事业单位档案管理的程序，对于机关事业单位的档案管理的组织和控制也提供了诸多便捷。

2 机关事业单位档案管理的信息化建设和发展的困境

2.1 档案信息化管理的体系相对滞后

在机关事业单位档案管理的信息化发展中，需要完善的档案信息化管理体系提供支持和保障，很多机关事业单位并没有对此予以完善和重视，导致机关事业单位档案信息化管理体系比较滞后，一方面，没有对机关事业单位档案资料的调取以及管理等明确相应的权限，在一定程度上无法充分保证机关事业单位档案资料的保密性，影响了机关事业单位档案管理的效能。另一方面，部分机关事业单位在档案管理中比较随意，并没有组建专业的部门进行落实，在岗位人员的流动过程中，为机关事业单位的管理与交接存在一定的缺陷，无法充分保证机关事业单位档案管理的完整性。

2.2 缺乏行之有效的信息化建设

目前机关事业单位自身的管理形势比较严峻，其在档案管理的优化和发展中，缺乏对机关事业单位档案信息化管理行之有效的建设，首先，落实机关事业单位档案信息化管理的工作，要保障好基础档案资料的同时，要强化对档案信息化管理的创新，并将创新性的目标和思维与实践活动相衔接，目前很多机关事业单位并没有开展必要的创新和改革工作，导致机关事业单位在档案管理中往往停滞不前。其次，部分机关事业单位并没有构建完善的信息化管理系统和平台，由于档案资料的保密性，其对于档案资料的应用带来一定的难题，无法有效的推动机关事业单位档案管理信息水平的提升。

3 提高机关事业单位档案管理的信息化水平的对策

3.1 构建完善的机关事业单位档案管理信息化体系

为了在根本上促进机关事业单位档案管理信息化水平的提升，其在改革和完善的过程中，要重视对档案管理的信息化建设，根据事业单位内部的管理格局，构建完善的机关事业单位档案管理信息化体系。一方面，要积极实现机关事业单位档案管理体制机制的改革，构建独立完善的档案管理信息化机构，专门对接机关事业单位各个职能部门的档案信息收集和管理工作，利用信息化的服务系统，实现档案资料的汇集和控制。另一方面，机关事业单位要积极强化对档案管理系统的研发和升级，积极创新机关事业单位档案管理技术和方法，统一规范机关事业单位的档案管理流程，在机关事业单位档案管理信息化的建设中要积极坚持简政高效的原则，对于档案管理信息化工作的开展进行有效的考核。

3.2 创新和优化档案管理信息化的应用模式

目前機关事业单位办公环境的信息化，为档案管理信息化的应用创造了可能，新形势下要积极创新和优化档案管理信息化的应用模式，创新目前机关事业单位档案管理系统的应用模块，实现与各个部门信息化建设的同步和联网，在新形势下为了更好的满足机关事业单位档案信息化的管理和服务需求，要切实丰富现有功能模块，强化对各个模块权限的识别和控制，突出事业单位档案管理保密性的特点，同时各个功能模块的优化设计也能为各个部门档案的自主上传和查询创造了可能。除此之外，也要积极创新机关事业单位档案管理的方式和理念，构建便捷高效的档案管理信息化程序，可以解放机关事业单位档案管理人员，也能大大提升机关事业单位档案管理部门的服务水平。

4 结束语

通过对本文的梳理和分析，立足于我国机关事业单位档案信息化管理问题的探究，针对机关事业单位档案信息化的管理的建设提供了可行性的建议指导，有效弥补和解决了机关事业单位在档案信息化管理中所存在的困惑和难题，要利用一切有效资源，健全机关事业单位的档案管理信息化环境，实现机关事业单位档案管理改革和优化的目标。基于机关事业单位的目前发展前景和发展局势来看，要对此做好全面的建设和规划。

参考文献

[1]张景江.提高机关事业单位档案管理的信息化水平[J].卷宗，2017，000（011）：3-3.

[2]李琳.浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平[J].现代国企研究，2016（8）.