论加强疾控机构疫情防控声像档案的“藏与用”

摘 要：疾控机构疫情防控声像档案是指疾病预防控制机构在各类疫情防控工作中形成的具有保存价值的影片、唱片、录音带、录像带等以特殊材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的客观的历史记录，是形、声、文的有机整体，作为视听信息的集合，它忠实记录了历史，对疾病防控科学研究具有重要的指导意义。如何加强该档案的“藏与用”，成为摆在档案人面前一项重要的课题，本文就该档案管理中普遍存在的难点和相应对策进行论述。

关键词：疾控机构疫情防控;声像档案;藏与用

疾控机构疫情防控声像档案是指疾病预防控制机构在各类疫情防控工作中形成的具有保存价值的影片、唱片、录音、录像等以特殊材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的客观的历史记录，是形、声、文的有机整体，其所具有的真实、形象、鲜活等特性和优势是文书档案所不具备的。笔者多年来在历次疫情防控声像档案管理的实践中，不断提高对该档案重要作用的认识，注重加强收集、整理及开发利用，藏用并重，充分挖掘其价值，良好的档案管理工作为有效推进疫情防控工作发挥了积极作用。下面围绕该档案管理中实际存在的难点和相应对策进行论述，并就如何加强该档案的“藏与用”进行探讨。

1 疾控机构疫情防控声像档案管理中存在的难点

1.1 管理制度缺失，长期分散管理

目前，各级疾控机构都会按照国家的相关要求制定适用于本单位的档案管理制度，但其中涉及疫情防控声像档案的管理制度却很不健全，责任不明、无章可循的情况使得许多重要的历史记录被错失。另外，疫情防控声像档案主要产生于业务部门和机构内专业摄录人员之手，长期分散管理现象普遍，未能及时交予单位综合档案室集中保存，导致很多原始声像资料散落在个人手中，一旦出现机构、人员的调整变动，就极易造成档案流失，更谈不上长久保护和开发利用[1]。

1.2 声像不加筛选，档案堆积如山

如今数字化已经成为主流，声像资料便具有成像快、成本低的特点，拍摄者往往本着“宁滥勿缺”的原则，尽可能地多拍，有时一次工作活动，就可能产生几十甚至上百个声像片段，而其中，同一人物、同一角度的声像资料就有很多，加之对焦不清、构图不全的废片也不乏其数。有些拍摄者为了贪图方便，习惯将一次工作活动的所有声像资料不加筛选地打包移交至档案部门，致使资料堆积如山，给单位档案管理工作带来很大困扰。

1.3 说明文字缺失，声像沦为死档

疫情防控声像档案具有较强实效性和特殊的归档要求，应在第一时间辅以文字说明，如不及时进行文字标注，写明时间、地点、人物、事件等信息，那么日后就算是摄录者本人也很难追忆齐全。更有甚者档案意识薄弱，认为原始资料拍摄好就算完成任务了，不需要标注、分类、归档，导致原本珍贵的档案沦为死档，失去其应有的价值。

1.4 综合能力不强，主观能动不足

疫情防控声像档案的特殊性，决定了管理人员必须具有一专多能的综合能力，除了档案管理知识外，影像拍摄、采集编辑、计算机技术和文字写作能力都是必备技能。目前，各级疾控机构的声像档案管理员一般都不是专业出身，他们不仅缺乏系统的档案管理知识及各项技能，更缺乏对该档案进行汇编和开发的能力。专业人才的缺乏，直接影响了档案管理的质量。除人员综合能力不强外，各级疾控机构还普遍存在声像档案收集困难、质量不高、室藏不足等现象。根源就是管理人员主观能动性不足。我们体会到，除规定各部门将声像资料及时移交单位档案室外，作为档案管理员必须发挥主观能动性，变被动等待为主动采集，并制定年度采集计划，以此丰富声像档案室藏，为后期开发利用奠定基础。

1.5 保管条件落后，造成安全隐患

疫情防控声像档案的保管有严格的条件限制，保管上要做到专库、专柜存放，除有严格的温、湿度要求外，还须具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。但是，大多数疾控机构缺少声像档案专柜等保管设备，处于原始阶段，只是将声像资料大量堆积，进行仓储式管理，达不到恒温、恒湿、防磁等保存要求。保管条件落后，不利于声像档案的长久保存。而且声像档案究其本质就是一堆二进制的数据，其必须依赖于计算机软硬件进行读取和操作。因此，如果遇到计算机硬件损坏、病毒入侵、数据误删等情况发生，就会造成不可挽回的损失，后果十分严重。

1.6 藏用难以并重，服务价值缺失

目前，各级疾控机构对疫情防控声像档案的开发利用意识还很不够，很多具有开发利用价值的档案仅是接受次数较少的查阅，“重藏轻用”的现象，造成了档案服务价值的缺失。其实该档案除了凭证、依据作用外，还能通过对其进行专题编研、开发，使之更加生动直观地展示历史的轨迹，更加全面具体地发挥其科研价值。

2 加强疾控机构疫情防控声像档案管理的对策

2.1 健全管理制度，实行集中管理

要想改变疫情防控声像档案管理混乱的状况，建立一个健全的管理制度来规范此项工作很有必要。应从采集、整理、删选、标注到提交单位综合档案室统一管理，制定一套严格的制度，做到有章可循、责任到人，防止分散流失，杜绝归为己有。同时将档案管理工作纳入年度考核目标，与考核直接挂钩，以确保档案归档数量及质量。

2.2 加强声像筛选，做到重点突出

要想改变声像档案堆积如山，归档工作无从下手的状况，就必须明确归档范围，加强筛选，择优入档。一般来说，在疫情防控工作中归档范围应主要包括：围绕疫情防控工作所开展的重要公务、业务活动;领导人和著名人物参加与防控工作有关的重大公务活动;反映与疫情防控有关的重点工程、科研项目;所获得的荣誉性奖状、证书、锦旗;与疫情相关的重大事件、重大事故以及其他具有保存价值的声像资料。在实际工作中，建议依据以下原则对资料进行筛选：反映同一内容、同一場景的若干片段，应选择其中最具代表性和典型性的内容归档，所选内容应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。其余的及时删除，避免形成资料堆积。

2.3 规范文字说明，科学分类编目

疫情防控声像档案的整理、分类、编目以科学有效、便于利用为原则，建议应在全宗号的声像号下设立独立的档案编目，编目格式为：“全宗号-年度-保管期限代号-分类号-声像号-疫情防控声像号-描述文字”，此格式比较合理，按照年度归档分类，前后一致，便于查阅。其中，文字说明必需及时标注，且要综合运用时间、地点、事由、人物、背景、拍摄者六要素，概括而全面地揭示该声像档案反映的全部信息，且做到文字简练，语言通顺。

2.4 提高综合能力，强化主动意识

要改变档案管理人员综合能力不足的现状，必需创造条件为他们提供各种进修机会，加强其声像技术的学习和培训，也可向专业档案馆或声像档案工作做得好的单位借鉴学习，交流经验，以此创造适合人才培养的环境，多途径提高人员综合能力。使其尽快掌握声像拍摄、采集、编辑等专业技术。管理人员自身也要主动加强学习专业知识，增强档案意识，提高从业素质和职业修养，为档案管理创造一个良好的软环境。另外，声像档案作为一种最直观、真实的历史记录，其利用价值是不言而喻的。而室藏是开发利用的基础，没有丰富的、高质量的档案室藏，其管理就无从谈起。针对疾控机构普遍存在的档案收集困难、室藏不足等现象，应该从源头抓起，即档案管理人员必须变被动等待为主动采集，改变习惯思维，发挥主观能动性，做档案工作有心人，并制定年度采集计划，有计划有目标的开展采集工作，以此丰富档案室藏。具体可以从以下几个途径强化声像档案的主动采集工作：

1）日常采集。利用单位电子办公平台等途径建立档案信息通告制度，形成日常采集惯例，一周一报，各疫情防控业务部门凡具有留档价值的内容等都可利用信息通告提前告知档案部门，并填写档案采集联系单，做好前期沟通，确保档案工作人员及时到达现场，全面采集第一手档案资料。

2）计划采集。每年年初，档案工作人员应主动总结、梳理、思考与疫情防控相关的档案采集工作，了解各部门全年的工作部署，认真做好采集备忘，制定年度采集计划，以确保定期、定向性地完成采集任务。

3）重点采集。凡涉及与疫情防控相关的重大事件、决策，重要活动、会议的内容是档案的核心，具有较高的历史价值及研究价值，应该将其作为重点，全力以赴做好采集工作。

4）专题采集。围绕与疫情防控相关的重点项目、科研成果等开展专题采集，也是丰富档案室藏，提高档案质量行之有效的途径。

2.5 努力创造条件，力求妥善保管

单位要根据疫情防控声像档案介质的特殊性，建立符合保管要求的档案室，严格控制档案室的相对温、湿度，建立防盗、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多种保护措施。

针对声像档案对软硬件依赖性高、储存安全存在隐患这一难点，建立一个安全储存制度和环境十分重要。我们建议各单位做到“双重保险”：

“一重保险”是在线备份。将符合归档要求的声像录入档案综合管理系统中进行在线备份保存。录入时需注意编目信息的准确、全面、详细、深入，以适应计算机检索需要，方便管理人员快速在线查阅。

“二重保险”是脱机备份。即利用稳定的储存介质将符合归档要求的声像档案进行脱机备份。声像档案最常用到的储存介质是硬盘、光盘。由于硬盘极易受到计算机故障、病毒入侵、数据误删等因素的影响，造成不可挽回的损失，所以仅仅将声像档案储存在硬盘上是十分不安全的。而光盘则不然，据检测表明，优质的蓝光DVD或普通DVD光盘使用寿命均可达30年以上。所以，光盘是声像档案脱机备份的首选。但务必选用优质的光盘，并做好定期检查、翻刻等保护措施，即可大大延长光盘使用寿命。[2]另外，光盘建议一式三份，一份封存保管，一份提供查阅，一份异地保存，以增加安全性。

2.6 改变“重藏轻用”，合理开发价值

疫情防控声像档案作为一种最直观、真实的历史记录，其利用价值是不言而喻的。多年来面临非典、禽流感、诺如病毒、水污染、甲型流感、手足口病等重点突发公共卫生事件，本单位以良好的档案管理工作为依托，科学、丰富的室藏为基础，合理开发利用编制了《科學预防乙肝，共建和谐社会》、《新发传染病防控高技术平台的建立与运用》、《砥砺前行》、《追梦十年》、《疾行者》、《复课学校预防性消毒技术指南》、《复工企业消毒技术指南》、《社区预防性消毒技术指南》等多种编研材料60余件，建立史料陈列室200余平方米、建成专业类实物展示“病媒生物标本展示馆”250平方米，以丰富的档案编研开发利用有效助推了科研建设及单位发展。

综上所述，疫情防控声像档案是疾控机构全宗档案的重要组成部分，作为视听信息的集合，它忠实记录了历史，具有保存、研究价值，对机构的发展有着重要的镜鉴意义。我们应从制度条例、人员能力、保管条件、开发利用等方面重点强化，改“重藏轻用”为“藏用并重”，不断学习新知识、掌握新技能，使之发挥应有的作用。

参考文献

[1]高建华.声像档案管理面临的问题与对策[J].浙江档案，2013.

[2]任广伟，陈丽.浅析医院声像档案的数字化管理[J].中国实用医药，2008，3（34）：245-246.

作者简介

周心宇（1981-），男，汉族，江苏无锡人，本科，馆员，无锡市疾病预防控制中心。