企业“双轨制”文书档案的安全保密管理分析

摘 要：就企业“双轨制”文书档案安全保密管理工作予以阐述，分析其必要性，并结合相关理论学说提出建议，旨在进一步为相关主体开展文书档案安全保密工作提供理论借鉴，提升文书档案安全保密工作的实效性。

关键词：安全保密;双轨制;企业;人才;文书档案

1 企业“双轨制”文书档案安全保密管理概述

当前，许多企业受限于人、财、物等各项因素，文书档案管理尚未实现全面数字化，纸质类文书档案与电子类文书档案并存。在这种环境下，企业通常采用“双轨制”的文书档案安全保密管理机制。所谓“双轨制”文书档案安全保密管理机制，主要是指既根据纸质档案本身的特点，优化档案室环境，细化档案管理流程，又根据电子档案本身的特性，应用安全保密技术，减少安全管理漏洞[1]。

2 企业“双轨制”文书档案安全保密管理的重要性

文书档案安全保密工作的性质决定了其重要性突出。首先，文书档案安全保密工作能够有效保障企业商业秘密、技术秘密，维护企业正当合法权益。如果不能很好地开展文书档案安全保密工作，导致涉密文件泄露，则势必会损害企业的利益，而且有可能造成其它的影响。例如，部分涉及商业秘密、技术秘密的文书档案一旦被窃取和篡改，将会导致企业在商业谈判、政策执行、技术研发过程中受损。其次，国家《档案法》及相关的规范性文件对档案安全作出了具体规定，做好文书档案安全保密管理工作，防止发生泄密事件，也是贯彻落实法律法规的必然要求[2]。

3 企业“双轨制”文书档案安全保密管理应当坚持的原则

3.1 坚持规范高效的原则

文书档案安全保密工作要杜绝盲目，而应遵循一定的程序，符合一定的标准，满足规范性的要求。一是要制定严格、细致的程序，确保每一道程序都有负责人，避免出现权责不明确的现象。例如，在对涉密公文进行签收、转发以及登记过程中，必须要留存相应的记录。又如，对涉密文件进行登记和处理时，不仅需要简要地写明文件的主要内容，而且需要在登记文件上标注相应的文号标题。二是要重点关注涉密文件的流转工作以及销毁工作。一方面，对涉密文件进行流转时，要配备相应的专人专车，减少流转的环节，避免文件丢失、泄露以及损毁。另一方面，对涉密文件进行销毁时，要安排两个及以上的档案管理人员，确保能够相互监督和有效销毁。

3.2 坚持严谨细致的原则

文书档案安全保密工作必须要遵循严谨细致的原则，减少工作过程中的随意性。档案管理人员在开展文书档案安全保密工作过程中要始终保持耐心，养成严谨细心的习惯，严格遵守单位的要求。例如，涉密文件收发过程中，要遵守签字登记制度，避免部门之间出现“信用”交接的情况。除此之外，档案管理人员要遵循全过程跟踪的原则，避免涉密文件“在外过夜”。如果是需要领导审阅以及批阅的文件，则应当由领导人员审阅以及批阅之后再进入传阅环节。

4 企业“双轨制”文书档案安全保密管理的几点思考

4.1 优化档案室内部环境，确保纸质文书档案安全保密

档案室是存放纸质文书档案的重要场所，内部环境、硬件设施必须要符合相应的标准。为了更好地对纸质文书档案进行安全管理，企业必须要完善档案管理设施，切实为安全保密工作注入活力。一是要进一步购置相关的综合控制设施、密集架设施、防盗报警设施、消毒控制设施、通风控制设施、温度控制设施、消防灭火设施，避免纸质档案受损，充分确保文书档案的完整性、安全性、准确性以及原始性。二是要通过人工智能、高清摄像等功能对档案室进行监控，严格控制档案室出入人员，避免发生失泄密事件。

4.2 强化对涉密计算机与设备的管理，实现源头防控

为了更好地排查安全隐患，从源头上防止泄密事件的发生，必须要强化对涉密计算机以及设备的管理，并明确文书档案安全保密管理的内容。一是要继续实行登记管理机制，确保每一台涉密的计算机、软硬件设施都能够留存记录。尤其是在办公自动化环境下，许多电子档案直接来源于涉密计算机。只有充分做好对涉密计算机与设备的管理，才能从源头上防止泄密事件的发生。二是要建立保密技术检查服务机制，不定期安排相应的技术人员对计算机以及其他软硬件设备进行检查，确保能够第一时间发现文书档案安全保密工作中存在的安全隐患。三是要建立信息输出终端安全管理机制，确保信息输出的安全性。

4.3 制定严格的文书档案安全保密制度，规范管理行为

无论是纸质类文书档案，还是电子类文书档案，都必须遵循企业既定的安全保密程序和规则。为此，企业要制定严格的文书档案安全保密制度，规范文书档案管理，避免管理过程中出现纰漏，在充分保障不泄密的前提下，提升文書档案的管理效能。一是要明确文书档案的保管标准、归档标准、清退标准以及销毁标准，实现保管高效、归档、清退以及销毁及时的目标。二是要对文书档案安全保密工作的重点环节进行优化，对重点人员进行配置，切实保障文书档案在接收、登记、借阅以及抄录过程中合规合法。三是要遵守“严格程序，灵活处理”的基本原则，细化文书档案安全保密制度内容，规范程序，为档案管理人员提供更为明确的指引。四是要强化责任落实，突出防范重点，搭建可靠、安全的环境。在泄密事故查处领域，要落实主体责任，确保文书档案安全保密工作的严肃性、秘密性以及政治性。五是要做好制度执行监督与修编工作。文书档案安全保密制度建立之后，各个主体必须严格执行。企业可以定期对制度的执行情况进行抽查，及时发现制度执行问题。同时，对于制度执行过程中出现困难的，要及时听取相关主体的意见，善于总结、探索文书档案安全保密工作的新特点以及新规律，不断推动文书档案安全保密工作创新化、规范化、制度化以及科学化。

4.4 推进人才队伍建设工作，夯实安全保密基础

新形势下，推进档案管理人才队伍建设工作，提升档案管理人员责任意识、规范意识以安全保密意识，能够更好地实现全方位管理。一方面，从纸质类文书档案管理的角度来看，企业要分别从纸质文件保密、纸质文件归档、纸质档案查阅留痕等各个角度对档案管理人员进行培训，全面提升档案管理人员的综合素质，突出档案管理人员“中枢”作用。同时，要坚持专业精神、专业作风、专业能力以及专业知识相统一的基本原则，打造复合型、精干型人才队伍。另一方面，从电子类文书档案管理的角度来看，要强化数字安全教育，立足于文书档案安全保密工作的环境，开展以“网络安全防控”“安全保密技术创新”为主题的教育活动，有效防止“黑客”以及其他病毒程序的入侵，夯实文书档案安全保密工作的基础。

5 结束语

新形势下，文书档案安全保密工作的重点以及要求发生了变化，如何进一步发挥文书档案安全保密工作的效用，改进文书档案安全保密工作的方式，是学界研究的重点。故此，文章重点就该领域展开探讨，希望能够为实践工作提供帮助。通过本研究可以发现，文书档案安全保密工作是一项复杂性、长期性以及系统性的工作，不仅需要从制度以及管理体制方面加以保障，而且需要从技术创新以及安全教育等方面予以强化。为此，企业必须要将文书档案安全保密工作作为一项根本性的工作来抓，理顺管理体制，细化制度内容，确保文书档案安全保密工作能够与时俱进。除此之外，档案管理人员要注重细节，树立责任意识、安全意识以及规范意识，不断应用新思路解决新问题。

参考文献

[1]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外，2019（15）：68-69.

[2]贾媛媛.浅谈如何做好档案安全与保密工作[J].办公室业务，2019（01）：81.

作者简介

李欣（1984-），女，汉，吉林舒兰人，本科，馆员，研究方向：档案管理。