“大数据”对规范高校经费管理与使用的研究

姚洵丰 苏喆 刘岳宾

摘要：随着近年来互联网信息技术的普及与发展，信息化建设已经深入到我们日常工作生活的方方面面。作为信息化建设的衍生品，“大数据”的概念也越来越被人们所熟知。文中，从高校经费管理实际情况出发，就“大数据”对规范高校经费管理与使用进行了探讨。

关键词：高校  经费管理  大数据

大数据在诸多领域的运用，满足了人们在工作生中“私人定制”的需求，利用信息化技术，可以把个性化的所需所想变成每个人的所见所得。在这个大背景下，本文将着力探讨，在高校工作中，伴随着各项经费数量的增长以及各部门对经费管理方式、内容和制度的全面细化，财务工作部门该如何把握机遇，充分利用好“大数据”的平台，解决目前普遍存在于各大高校经费管理中的难点痛点，大规模减少财务工作中的摩擦，推动高校财务工作的发展，继而推动高校的整体发展。

一、什么是财务部门的大数据

关于大数据的定义，主要是指大量的，没有特别指征的数据集合。而这样的数据集合，往往需要放在特定的背景下结合更多的分析和挖掘过程才能使得数据变得有意义。所以本文以高校财务日常的经费管理工作为背景，搜集和整合相关信息，以进一步挖掘出有效的内容为后续的工作做铺垫。

现如今，各大高校都逐步建立起了数据中心或者其他的信息数据收集平台，对全校多样化的信息进行了分门别类的汇总和统计。数据量也逐渐变得面面俱到，车载斗量。于此同时，笔者认为想要真正挖掘财务部门的“大数据”，不仅是把这些数据，包括师生的人员信息，人事信息，教务信息，科研信息等等收集起来，而且是要在这大量数据的基础上同日常的业务形成联系。简而言之，财务部门的大数据，不仅是数据本身，也包括了利用数据的方式，以及数据和业务之间的关系。

二、财务信息化建设过程中仍未解决的难点与痛点

毋庸置疑，信息化的建设为高校财务部门的工作节约了大量的人力物力。信息化的流程管理和也为财务经费管理的各项日常工作提供了精准而严密的管控。但是，笔者在财务工作中仍然大量地感受到，随着目前经费管理中各项细化措施的出台，财务部门在工作中与师生们的摩擦有进一步扩大的趋势。究其原因，笔者认为，首先是随着高校的发展，为了规范项目经费的使用和管理，在经费支出用途、额度、范围、标准等问题上，各部门（教育部，财政部等国家部委、其他有关部门以及学校）出台了大量的管理办法。在此过程中，师生们由于对文件的理解不及时或者不正确，导致了与财务工作部门间的信息不对称，进而固化成了财务工作中的种种矛盾。而目前的高校財务工作及管理人员，主要是大量地将此类矛盾归咎于自身政策宣传不及时，不透彻，不全面。其次，是随着各项业务的展开，越来越多的财务工作需要各部门协调，其中可能涉及到人事，教务，科研管理等等部门，而实际工作中又没有理想的、“定制化”的流程管理来指导师生们按步骤完成整个事项，从而导致了财务工作步步受阻，甚至积累矛盾形成更大的问题。

对于上述由于师生们对政策和流程不熟悉导致的问题，目前高校管理层中大多认为解决此类问题的方法，是要加强宣传和引导。管理层仍旧寄希望于通过简单的推送和沟通传达，能把这个正在不断蔓延和加深的问题逐步解决，但笔者认为，通过传统意义上的信息化手段是无法彻底解决这个难题的，要真正触及到问题的本质并加以解决，就必须要借助更高效的手段，也就是本文的核心——“大数据”。

海量的文件、办法、规范、制度，大量的部门流程，似乎形成了财务工作部门与师生之间的一道道屏障。对于老师和学生来说，他们在高校的主要任务，并不是学习各个行政部门（包括财务部门）的各项管理文件，所以即便财务工作部门通过大量的努力成功地把经费使用的各项文件和办法不厌其烦地、一遍遍地推送传达给师生们，也无法真正让他们“自觉”地去把对应的内容熟记于心。事实上，把长篇累牍的文件，填鸭式地灌输给非财务工作人员，以试图减少财务工作中信息不对称的问题，无疑是缘木求鱼。从现实中的实施效果来看，这些举措非但不能有效快速地解决问题，甚至还可能滋生出厌恶和排斥的情绪。

三、“大”数据的使用及如何解决上述问题

结合上文提到的种种困难，财务工作部门真正需要的是根据个人，根据业务来提炼实际管理工作中切实有用的内容，把散落在各个文件中的信息收集起来并过滤掉那些与此人此项业务无关的内容，结合个体在实际工作中可能遇到的问题，并选择在合适的时间传递、推送给目标人群，以协助个体在各项经费中完成每一个独立事项的管理和使用。

在日常工作中，对于一个副教授来而言，财务部门在把经费管理的种种办法和文件传达给他时，应当过滤掉其中关于讲师，正教授，院士的部分，仅仅保留副教授相关的内容;如果他需要去浙江的某地进行科研调研等工作，财务部门在推送相关报销流程和指南时，也应当充分筛选信息，帮助他把有关浙江地区的住宿标准，交通补贴等内容提炼出来，而不是简单地传递一个包含全国各省信息的文件给他，让他自行对应。如果能做到如此“量身定制”，作为老师个体而言，他就不用大量地去从浩如烟海的文件中去筛选相关信息，也就会更乐于参照财务部门给他推送的内容，进而自觉地对经费使用形成规范。

通过“大数据”理念充分挖掘和传输有效信息，可以避免了个体去筛选和学习与自身无关的、冗余的内容，也尽可能地避免了把经费使用过程中的堵点挤压到这“最后的”报销过程里。在经费使用的过程前，过程中，老师们都可以参照“量身定制”的文件和依据，自行规范经费使用，大大削弱大家对“文件”的抵触情绪，从而真正形成每个个体“自觉”的规范。

四、大数据使用的未来展望

在未来信息互联互通的时代，大数据的运用不仅能指导、规范经费的使用，还能结合个体、结合经费本身的情况，自行根据需求制定经费使用的方案。例如可以根据经费的性质，老师的职称，出差目的地等信息，规划出行的路线和交通工具、预订住宿地点，更加“自发地”完成经费的各项管理和使用，同时可以建立起财务工作部门和商户（交通运营商、酒店等）之间的信息联通，进一步加强对经费使用的管理，利用各项现代化信息技术减少过程中可能出现的非系统性差错，切实有效地解放高校中的师生，让他们不必再徘徊于各项行政工作的泥淖中，专心于自己的学习和事业。从而真正达到大数据时代下的“各司其职”，大大提高各项工作效率，最终推动整个高校的建设与发展。

参考文献

[1]何晓燕.大数据时代下民办高校科研经费精细化管理[J].中国中小企业，2019（10）：131-132.

[2]白海宁，李哲.大数据背景下的高校科研经费精准管理研究[J].中国管理信息化，2019，22（16）：39-40.