企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨

刘素娟 杨晓莉

摘要：文书档案管理在企事业单位发展中起着重要作用，近年来，我国科学技术不断发展，在这种社会背景下，文书档案管理呈现出新的特点，也面临着新的挑战，若要提升文书档案管理的效率，就必须及时创新文书档案管理策略。在日常的经营活动以及相关单位行政办公中，文书档案管理是每一位办公人员十分重要的职能之一，也是协助领导对一些工作进行处理与决策的重要工具。企业对于文书档案的需要具有极强的依赖性，办公室作为文书档案管理的重要部门，需要从多渠道探索文书档案管理工作有序开展的策略，不断推进信息化技术与文书档案管理工作的融合，让文书档案的管理更加科学、规范。基于此，本文就信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新进行研究分析，希望可以为企业办公室文书档案管理工作的高效开展提供借鉴。

关键词：企业办公室;文书档案管理;创新策略

我们知道企业的档案管理一直以来就是企业的日常工作内容之一，对公司的档案管理包括员工资料、企业文书等等，一个好的档案管理可以做到随时方便企业员工和用户查询相关资料，做到随时提取随时查阅[1]。当前对档案的管理方式主要是纸质档案封存和电子档案存储两种，但目前大多数企业仍比较依赖纸质档案。随着科技进步，为企业办公室档案管理提供了新的可能和方式方法，与之相对应的是人们也对档案管理有了其他的要求[2]。这就使得企业的档案管理必须适应发展，提高档案的存储安全性、科学性。

一、企业办公室文书档案管理存在的问题

（一）档案文书管理人员自身不够重视对档案文书的管理

由于档案文书管理除了日常的档案整理归类分装，其他时候较为清闲，简单巡视纸质档案有无异常，根据需求提供相应存储档案即可，因此，相当部分的档案文书管理人员在日复一日的管理工作中产生枯燥无味的厌烦心理，对档案文书的巡视和看护流于走流程，也不严格遵守档案管理制度，进而导致档案文书的丢失风险进一步提升。

（二）管理制度仍不完善

企业虽然会设置专人对企业办公室文档进行看管和管理，但企业对文档的管理往往缺乏具体流程和操作措施，而且本身大多公司就把管理文档的任务给了行政部门，但是行政部门的工作人员要做的还有其他事物，所以往往行政部门只是简单的将资料堆叠，很多时候都来不及对文档进行进一步的分类和储存，而且文档储存本就没有什么具体规定，所以在部分企业可以看到重要文档随意丢弃在桌子上、墙角处，而企业重要的文档往往包含了企业重要的商业机密，这种不完善的文档储存方式造成了企业核心机密和商业信息丢失的风险，被别有居心的人利用将直接断送企业前程[3]。

（三）文书档案收集和储存的方式老旧

在当前的企业中，相当多的企业仍然热衷于使用纸质档案，并且储存方式也是同样的没有新意，往往就是收集起来进行人工分类锁在不同的柜子里。采用人工手动收集的方式进行纸质档案的归纳和储存，这样的收集和储存方式对档案管理人员的素质和耐性都是考验，非常耗费档案管理人员的时间和精力，档案管理人员完全马虎不得，因为一旦分类错误，放错了位置，都可能导致某个重要档案的遗失，造成企业利益受损。

二、企业办公室文书档案管理工作创新的策略

（一）建立新型的文书档案管理系统

为了达到对企业文书档案的管理落实到位，企业应建立一个针对文书档案的管理系统，制定相应的流程，包括文书档案的收入、储存、查阅、销毁等一套流程。第一，通过将档案管理信息系统与电子公文系统、合同管理系统等办公系统的有效连接，实现文书档案的一键归档，这样不仅可以提升工作效率，同时使得工作质量得到保障。第二，建立科学快速的检索系统。基于现代企业的文书档案已实现了高度数字化，一套科学快速的检索系统的应用就显得更为重要。第三，建立文书档案借阅审批系统。传统的档案借阅都是纸质借阅登记的形式，现代化的企业管理中，无纸化办公已经被很多大型企业应用。建立企业内网上文书档案借阅审批系统势在必行。

另外，文书档案管理系统最重要的就是保密性，针对此方面需要相关人员做好相应保密知识培训，必要时进行保密协议的签订。

（二）加强制度的建设及对文书档案管理人员的管理和培训

很多档案丢失的事故都是因为管理不到位或者疏漏导致的，所以加强制度的建设及对文书档案管理人员的培训，进行文书档案管理基本知识和分类存储方法尤为重要[4]。办公室文书档案管理人员的共作能力、专业素质、管理经验等方面都会给文书档案工作带来一定影响，因此应当注意提高文书档案管理人员的整体水平。为此，建立完整的工作制度，规范工作流程，保证文书档案工作的质量和效率;定期或不定期开展专业知识培训，不断提高档案文书人员的工作能力，规范化、标准化地落实文书档案管理工作，从而提升公司的文书档案管理水平。

（三）利用新兴科技，使用云科技存储

利用电脑的云存储补充或者替代常规的纸质文档存储，云存储具有不易丢失，安全性高，存储提取方便的特点，而且不用占据企业室内空间，一个电脑就足够存储所有数据和文书档案[5]。不管经济型还是便捷程度，使用互联网都比纸质存储更好。

三、总结

文书档案管理就是一個企业的大脑，就像原始社会的人们只注意自己手脚的动手和奔跑能力，不会思考大脑的作用，而在经济发展时，人们就会发现知识和头脑的重要性，是经济发展的重要推动力。企业同理，在企业发展到一定程度时，一个企业的文书档案的重要性就越能体现出来，不管是企业发展目标还是企业的人员变动，企业的一切信息都最终会汇总到文书档案管理部门，进行分类存储，在必要的时候又会被拿出来进行分析研究。所以在科技水平发展迅速的今时今日，档案管理水平也需要跟上时代的发展需求，随着企业的扩张而不断提高文书档案管理水平，适应这个社会经济发展，保证好企业“大脑”的正常运行。

参考文献：

[1]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018 （16）：27-38.

[2]税梦.现代企业办公室管理工作的优化与完善初探[J].低碳世界，2018 （06）：354-355.

[3]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017 （28）：82-89.

[4]王亚平.企业办公室文书档案管理工作浅析[J].企业改革与管理，2017 （14）：17.

[5]蒲明桂.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2017 （10）：81.