强化企业会议管理措施研究

罗玲

摘要：企业会议是管理中常用的沟通方式，是号召员工群策群力的重要平台，在企业发展中发挥着重要的作用。做好会议管理工作，有助于企业正确决策、传达信息、整合意见，提高企业管理效率。本文针对企业会议管理存在的主要问题，提出了强化会议管理意识，创新会议管理方法，制定行之有效的会议管理制度并严格执行的相关措施，规范和提高企业会议管理质量。

关键词：企业;会议管理;措施

企业会议在现代企业的发展中发挥着重要作用，几乎每个企业的员工都参加过会议。企业决策需要考虑多方面因素，綜合各方面的意见和看法，并经过认真讨论后才能作出，而这往往就是需要通过会议来实现解决问题。会议管理的质量直接反映企业的经营状况，同时也会间接影响这家公司的前途命运。因此，强化企业会议管理，提高企业会议管理能力至关重要。

一、企业会议存在的主要问题

目前很多会议召开效果并不理想，存在会议时间长、材料多、陪会情况严重、落实不力等问题。

（一）思想认识不高。一是对会议重要性认识不足。有的是为了开会而开会;有的是盲目而开会;有的是不做准备而开会;有的存在形式主义，单纯以落实上级或文件要求而开会;有的存在官僚主义，不结合公司实际、不根据基层现状而临时开会。二是对会议管理方法缺乏系统学习。对会议管理相关制度、主持者的角色定位、与会者的管理要求等学习思考不够，对会议的筹备缺乏顶层设计，对会议的组织缺乏系统管控，对会议应该形成的材料要求不高等等。

（二）会前准备不足。一是会议主题不明确。对于会议要讨论的主题没有清晰的界定。二是会议议题设计不合理。有些会议主题太宽泛，有些会议主题过细过多导致会议时间过长。三是会议缺乏时间管控。绝大部分的会议只有召开时间，没有规定结束时间，对议题没有预设时间。四是会前沟通不够。会前协商不到位、资料发放不及时，出现部门和领导之间信息不对称的情况，导致矛盾出现，影响会议效果和工作情绪。

（三）会中控制不当。一是主持人把控会议的能力需要加强。有些主持人主持水平不高，对会议目的缺乏认识，对会议组织缺乏统筹，对把控时间缺乏概念，对提升效果缺乏方法;有些主持人会议规矩意识不强，不做准备，随意性发言、批评等，影响会议的严肃性和积极性;二是与会者角色不到位。与会者发言准备不充分，不能按照既定议题发表观点，跑题、偏题现象严重，导致会议讨论高度发散，严重缺乏深度。

（四）会后跟进不实。一是会议纪要整理和下发不及时。会议主办单位角色履行不到位，会议纪要迟迟不能下发，降低了会后跟进效果。二是与会人员会后执行落实不到位。与会人员未能按照会上达成的共识执行，或者执行不力，导致会议效果大大减弱。三是会议精神跟进督促不力，导致会议的效果大打折扣。

（五）会议管理不严。一是会议召开缺乏审批机制。临时会议过多过滥，安排不合理，严重影响正常生产管理。二是会议总体统筹不够，同类型的会议没有进行合并或者压减优。三是会议通知不到位，没有细化参会人员安排，导致陪会情况严重，影响正常工作开展。四是会风会纪存在问题。缺乏日常监督机制。存在走过场情况。五是会议材料任务过重，且标准不高、效果不好，基层对此反映强烈。

二、改进措施

（一）提高思想认识和水平。会议是企业管理的一种有效形式和手段，是提高工作质量和工作效率的一种有效途径，也是企业文化的一种具体表现，会议的准备、组织、控制、落实情况，是一个单位管理水平和文化特征的重要体现，是一名领导干部的思想认识高度和工作能力水平的集中反映。要倡导一种意识，即自我革命的意识。各级领导要带头抓会风，要以正视问题的自觉和刀刃向内的勇气抓好整改，以上率下，严格落实中央八项规定要求，切实把会议数量和频次减下来，把会议效率和质量提升起来。任何时候尽可能做好发言准备，不长篇大论，不空话连篇，不讲难于理解的话，不讲伤害积极性的话，尽量避免即兴讲话、词不达意、车轱辘话反复讲，以实际行动促进公司高效会议文化的培育形成。

（二）控制会议数量和规模。一是统筹整合会议安排。会议内容能并则并，会议形式能简则简，做到能不开的会议坚决不开，尽可能减少会议数量和频次。二是严格控制会议规模。一般只安排与会议内容密切相关的部门和人员参加会议，尽量克服无关人员参会和领导陪会等现象。三是恢复无会日规定，将每周四定位公司无会日，一般不组织召开会议。四是充分利用现代技术手段传递信息如：电话、网络、微信等现代技术手段传递信息，提高办事效率。

（三）提升会议质量和效果。一要做好会议准备。各类会议召开前，应该严格按照会议材料标准模板起草会议材料，做到主题突出、内容简洁。二要严控会议时间。要精准设置议题，限定发言时间，要明确发言要求，做到紧扣主题、简明扼要，确保会议一般不超过2小时;鼓励小范围商讨专项工作，尽量不在大会上进行详细讨论。三要加强会前沟通。提交公司领导专题会议研究协调的事项，牵头部门应事先组织相关人员沟通协调，尽量取得一致意见后上会便于公司领导现场决策。四要加强会议控制。将会议管理纳入干部培训的重要内容，要充分调动与会者的积极性，鼓励与会者创造性开展工作，切实提高会议管控水平。

（四）抓好会后跟催及落实。会议主办部门要及时对会议决定决议进行归纳总结，原则上会议结束后两天内下发纪要。会议主办部门要采取多种形式对会议落实情况进行督办，会议议定事项的责任部门，要及时传达，提出解决的措施，确定完成的时限，及时反馈落实情况;涉及多个部门参与的事项，牵头部门要加强协调，厘清职责，推进落实，积极汇报情况，确保会议精神得到及时、全面的贯彻落实。

（五）严肃会议纪律和考核。严格会议请假和考勤制度，严格按照要求参会，一般不得请其他同志代参会议;实行会议纪律，会议主办部门负责对会风会纪情况提出考核意见;与会人员要严格遵守保密纪律，对会议决定的事项和会议讨论的情况，涉及保密和不宜公开的，在组织未正式公开之前，不得以任何形式泄露。

参考文献：

[1]任韵蓁，唐群.浅谈改革企业会议管理的措施[J].企业技术开发，2014 （04）：98-99.

[2]万杰红.新时期做好企业会议管理的措施探讨[J].中小企业管理与科技旬刊，2015 （10）：22.