浅谈事业单位人事档案管理现状和优化策略

蒋超

摘要：近年来随着社会主义市场经济体制的不断改革和发展，我国事业单位也在不断进行改革，这很大程度上增加了事业单位人员的流动性，和一系列人事关系的调整。作为掌握人才相关信息的主要途径，人事档案管理工作在事业单位管理工作中的重要性也日益凸显。当前在事业单位人事档案管理工作中仍然存在诸多缺陷，制约着人事工作服务水平的提高。为此，本文主要是针对事业单位人事档案管理工作提出优化措施，以期全面提高人事工作服务水平。

关键词：事业单位：人事档案管理：优化路径

人事档案是机关、事业单位干部职工信息的重要载体，历史全面地记载着干部职工的基本情况和经历，反映着每个干部职工的综合表现。无论对单位和个人都有不可替代的作用。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。因此，优化人事档案管理，有利于提高人事工作服务水平，优化人力资源结构，提高员工创新能力，促进事业单位全面发展。

一、事业单位人事档案管理工作现状

1.对人事档案管理重要性认识不足，工作缺乏规范性、标准性。

人事档案管理是一种默默付出的工作类型，其工作成果不如其他部门显著，甚至没有显赫的工作业绩可以进行汇报，因此领导及工作人员很容易轻视工作性质，认为档案管理不重要，只要不丢失即可;看轻工作内容，只要保证档案不出错就行。最终导致整个档案管理工作处于边缘化，次重点化的地位，工作进程进展缓慢，管理人员工作涣散，人浮于事。档案材料收集不规范，缺失严重，更新不及时。

2.人事档案管理人员的不稳定，随意性。

人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程。单位忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为不重要的岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱，给档案利用带来很多麻烦。一些档案中因缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，会让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。

3.对编外人员建立档案的忽视。

在国家进行的事业单位改革进程中，有很多事业单位都变成了自负盈亏的市场化模式，参与到市场竞争中去，而事业单位的人员编制也在逐渐缩减，这就使得事业单位中产生了许多社会人员的岗位需求，这一部分人群统一称之为“编外人员”。从目前事业单位的管理情况来看，各类组织中的编外人员队伍逐渐扩大，他们的档案都是放在地方人才中心或者是社会劳务公司里，并没有迁入到所在的事业单位。事业单位只是与编外人员签订了固定期限的劳动合同，就完成了入职的手续。对编外人员在工作过程中产生的诸如考核、晋升、奖惩、入党等一系列材料，不仅没有建档归档，更没有对于其档案的内容进行更新。因此，单位应当建立编外人员的内部个人档案，与其放置在人才中心的个人档案进行综合管理。在员工工作过程中，如果涉及到一些档案的补充项和更改项，应及时出具一定的证明和资料复印件等，与人才中心进行对接，保证其档案信息能真实客观完整地反映当前的工作状态。

二、事业单位人事档案管理工作的优化路径

1.提高单位人事档案管理重视程度和服务能力

优化人事档案管理，提升人事工作服务水平是适应事业单位行政体制改革的发展需要，因此，各事业单位领导要认识到人事档案管理工作的重要性，建章立制，加大对人事档案管理工作的扶持力度，进一步科学规范事业单位人事档案管理工作内容、流程和标准。结合本单位实际情况制定出人事档案管理工作流程和模式，分工明确，职责清晰，优化人事档案管理工作的服务模式，全方位提高服务质量。

2.加强人事档案管理人员的业务素质和责任意识

首，选拔具有良好的作风和极强责任心的员工作为专业的人事档案管理人

员。档案管理工作是一项兼具有服务性、政策性和保密性的工作。良好、正派的工作作风能够使得工作人员恪守保密原则和国家出台的相关政策规定，严格把关材料真假虚实，杜绝一切弄虚作假的信息进入个人档案。较强的责任心能够提高工作人员的服务意识。其次，培养人事档案管理工作人员的耐心、细心。再次，通过不定期参加业务培训及交流活动，不断增强档案工作人员的工作积极性和责任心，提高他们的业务素质。

3.强化单位人事档案管理的信息化建设

在信息化的时代中，计算机软件及其应用已经逐渐深入到我们的日常生活工作中，因此除了制度上的改進，还要加大人事档案管理工作的信息化建设投入，进一步完善信息化基础设施建设，如配置计算机设施、打印机、传真机、扫描仪等。档案管理人员也应不断增强自己业务技术的学习意识与学习能力，不断适应新的行业要求，在新环境中迎接新的挑战。人事档案管理也应利用新技术，有效提高人事档案管理的效能，为事业单位的发展铺平道路。

三、结论

综上所述，新时期下人事档案管理工作在事业单位管理工作中的地位和重要性越来越高，人事档案管理工作也将面临更多的困难和挑战，面对这些潜在的问题，事业单位领导者应高度重视人事档案管理工作，不断完善、优化人事档案管理工作，创新工作方法，切实提高人事档案管理水平和服务质量，充分发挥人事档案的作用及职能。