面向大数据技术的企业办公室档案信息化管理研究

文/中国船舶集团第七二二研究所湖北信安通科技有限责任公司 丁琦

随着信息化技术的发展以及大数据技术的普及，企业办公室档案信息化管理有了更好的技术手段，管理模式创新的机遇和挑战并存。传统的企业档案管理的工作方法效率低下，信息内容的纸质文档和电子文档分散存储，经常发生档案缺失现象，存在档案信息不完整、标准不统一，缺乏对企业辅助决策等诸多问题。大数据技术为办公室档案管理模式创新提供了先进的条件和手段，很大程度上改善了传统办公室档案管理的弊端，企业办公室档案全部信息化存储，档案管理人员不再需要手工整理纸质档案，工作量降低，工作效率提升。如何利用好大数据技术的优势，积极创新办公室档案管理的思路和工作手段，有效提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。

一、大数据概念与办公室档案数据的特点

（一）大数据概念。在移动互联时代，数据已经成为企业最重要的资源，并呈现持续增长的态势。大数据虽然被普遍认为具有数据规模大、增长速度快、价值密度低、格式多样化等特点，但是，大数据本质不在于数据量大，而是背后的大数据思维。什么是大数据思维呢？简单地说，数据要高效、集约管理，数据之间是广泛关联的，数据智能分析对企业管理效率和企业决策产生影响，会改变企业的组织运行方式等等。以企业办公室档案数据为例，企业办公档案管理人员可以定期分析全体员工近几年来薪酬异动、培训情况、职务晋升等数据，从而对该员工的发展潜力以及离职几率进行预判，为人力资源管理部门安排招聘、考核等提供参考依据。为了弥补传统数据库管理技术无法对大数据进行内容抓取、管理和处理等不足，大数据技术应运而生。在解决企业内部档案数据信息化管理问题上，许多行业都部署采用了依托大数据技术的企业数据管理平台。

（二）企业办公室档案的特性。一般而言，企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、安全保密等数据信息。其中，人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工资异动、薪酬调整、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账簿、各类票据等。党建档案包括党员信息、党员活动、党会记录、宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现，企业办公室档案数据具有以下特点：1.格式多样。有结构化文档（数据库）格式、半结构化文档（Excel表格）、无结构化文档（Word，WPS），还有图片、扫描件等格式。数据来源多样化，数据格式也缺乏统一性。2.分散存储。传统的信息化档案以电子文件形式存储在多个介质中，如多台电脑的不同硬盘，以及不同文件夹中。分散存储难以支持高效率查询和统一管理。3.动态更新。企业办公档案会随着时间推移发生变更。以人事档案为例，档案数据随着人员入职/离职流动、晋升、转岗、培训教育等需要以较高频率更新。4.安全保密。办公室档案数据具有按需分级访问的硬性要求。部分个人信息如身份证号码、工资收入等一般不允许提供给普通企职员查询。

二、办公室档案信息化管理的大数据架构

传统的管理技术，难以高效处理办公室档案数据和内容，也无法满足实时、开放、分级查询服务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。办公室档案信息化管理的大数据技术架构一般分为三层，如图1所示。其一，首先底层是基础设施层，包括数据存储服务器、网络服务器、防火墙和网关设备。这些设备一般由企业划拨专门预算进行硬件平台采购，主要用于提供基础的数据存储和硬件管理。其二，中间层是核心服务层，包括安全管理、查询服务、数据格式转换与识别服务、数据标准服务。硬件提供商提供配套的通用大数据服务功能，企业可以直接按照软件模块进行采购，或者按需定制进行二次开发。其三，最上层是应用接口层，作为网络门户为用户提供注册、数据增删查改等综合服务、分级查询、运行监控和配置管理等功能。企业门户网站可以通过和中间层的核心服务对接，提供给档案管理人员使用。在大数据平台配置过程中，办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施，将档案信息进行集中式管理。其四，针对异构的档案数据（例如：Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等），可以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能。其五，可以利用大数据应用服务接口，实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询，并提供分级管理视图、可视化统计等功能。

图1 办公室档案信息化管理大数据技术架构

三、面向大数据技术的企业办公室档案管理面临的机遇与挑战

大数据技术为办公室档案信息化管理带来新的机遇，使得档案存储管理更加高效、便捷，也更容易挖掘数据特性，为企业管理和决策发挥更大的价值。与此同时，大数据技术也会带来新的问题，需要办公室档案管理人员去研究探讨。

（一）办公室档案管理面临的机遇。大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理，将分散的、格式多样的档案数据进行标准化集成，电子调档和个性化查档操作非常便捷，还能根据数据特征自动形成用户画像，为档案管理者提供全方位的分析服务，提升档案管理的利用水平。对于集团企业而言，企业总部和各分公司在大数据技术的整合下，能够跨时间和空间进行档案信息提取，实现公司员工档案信息的共享，互通资料有无，进一步强化了档案管理的反馈与创新。另外，大数据分析挖掘技术能够对办公档案的重复信息进行自动删除，对错误档案信息给出智能提示，提高档案的存储效率和深加工水平。

（二）办公室档案管理面临的挑战。办公室档案管理的挑战主要有以下几个方面。其一，档案管理的观念陈旧，缺乏大数据创新思维。档案信息采用大数据平台集中管理后，为档案信息的共享查询和有效利用带来便利。但是企业普遍缺乏大数据档案管理的相应规章制度，使得档案管理的工作效率没有提高，档案管理的模式依旧滞后。因此，需要企业加强对档案管理人员的培训，制定新的档案管理制度，充分发挥档案管理信息化大数据平台具有的移动访问、高效、快捷的技术优势。其二，大数据安全存在隐患。目前的大数据安全保密技术还不成熟，不利于涉密办公档案的信息安全管理。尤其是针对具有密级属性的部分电子档案，其保密期限和保密等级可能随时间推移会发生改变，这样对安全的动态管理提出新的要求。一方面，亟须大数据技术支持分级安全管理机制；另一方面，也需要大数据技术在访问授权上，能够设计支持两位及以上安全保密档案管理员的协同认证功能。值得一提的是，在办公档案的数据挖掘应用中，如何对档案进行深度挖掘分析，提供个性化推送服务也必须针对企业的个性需求进行全新设计。

四、面向大数据技术的企业办公档案信息化管理方案

为了全面提升档案管理的工作效率和服务质量，尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值、发挥应有的效用，办公档案信息化管理方案必须考虑从以下三个方面着手。

（一）加强档案管理的整合。通过对本企业的各种办公档案数据进行筛选和预处理，定义和规范数据内部标准，采用大数据异构集成工具进行数据整合，满足用户对办公档案数据的规范化、集中化、查询功能一体化等需求。对于集团企业，加强各下属分公司的员工档案数据的共享，改变传统的“信息孤岛”状态，使得全体员工的信息规范统一，集成到大数据技术平台，通过信息整合和数据挖掘，能够为员工考核、晋升、业务人员选拔等决策服务提供有力依据。

（二）重视大数据信息化平台培训。企业购买了大数据支撑硬件以及软件工具，部署了本企业的大数据平台之后，应该立即展开企业办公档案管理人员的培训工作。通过制定相应的档案管理规章制度、流程和操作规范，从根本上运用好办公档案管理大数据技术平台，提高企业办公电子档案信息化的服务水平。在具体实施上，首先，企业依托大数据平台集成现有的档案数据，进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工。其次，需要根据大数据平台管理的特点，完善数据使用审批规范。最后，档案管理人员在日常工作中利用好大数据管理系统，熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能，提高档案管理的工作效率。

（三）树立安全保密观念。目前的大数据安全技术还不成熟，用户接口也一般只是提供简单的口令加验证码方式登录，这给网络攻击留下了安全漏洞。例如，技术高超的网络黑客可能冒充合法用户，绕过大数据安全管理模块进入到档案管理后台，窃取用户档案数据和机密信息。因此，档案管理人员要深刻认识到大数据技术可能给档案管理带来安全保障方面的新隐患。首先，应该避免使用简单的数字密码（如单位电话号码），并且定期修改密码。其次，在平时工作中要注意开启防火墙和安全软件，通过运行监控工具，及时监测和发现网络服务异常情况。最后，在思想观念上应该加强安全防范，按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则，做好公司内网和外网的有效隔离，提高对涉密档案的安全保密意识。

五、结语

办公室档案信息化管理对于国有企事业单位和民营公司都具有重要的作用。在大数据技术时代，传统企业办公档案管理的弊端从技术上得到根本缓解，同时也引发新的安全隐患。因此，企业办公档案管理人员应该做到与时俱进，掌握好大数据思维，学习运用好大数据技术，以良好的心态接受新技术的洗礼，抓住新的机遇；同时以高度负责的态度重视安全问题，迎接新的挑战。