基于实体分类法的教学档案管理——以北京林业大学为例

文/北京林业大学教务处 孟丽

教学档案是学校档案的主体、核心和重点，教学档案管理是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。教学档案的分类具有两方面的含义：一方面是指对档案实体的分类整理；另一方面是指对档案信息的分类编目。本文主要从档案分类整理方面，对北京林业大学教学档案信息分类整理体系进行研究。北京林业大学现有17个学院，63个本科专业，截至2018年12月，拥有本科生13449名。面对如此庞大数量的教学档案管理工作，建立严谨、科学的档案实体分类整理体系不仅是规范教学档案的必要条件，同时也有助于理清学校专业发展的脉络。因此，教学档案实体分类整理体系研究具有重要意义。

一、研究范围、方法与基本原则

（一）研究范围。教学档案实体分类的范围依据教育部和国家档案局2008年发布实施的《高等学校档案管理办法》和1987年的《高等学校教学档案文件材料归档范围》两份文件的规定。

（二）研究方法。教学类管理档案实体分类整理体系研究方法，是将传统理论对教学类文件保管对象——实体文件的关注，转变为对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注，注重档案实体的实用性、逻辑性。档案整理理论是纸质档案管理中最为重要的核心理论，档案整理的基本原则——来源原则，即把来源于任何一个特定机构的全部档案集中在一起，构成一个不可分割的全宗。档案实体分类整理的方法主要有：年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题年度分类法。本文主要采用年度—组织机构分类法，这种组织机构分类标准根据文件的形成者进行分类，是比较常见的方法，能够比较完整地反映内部组织机构的活动情况，能够比较充分地体现文件的价值。

（三）基本原则。具体如下：1.《高等学校档案实体分类法》是开展学校教务档案实体分类的基石。1993年11月16日，国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》根据教学工作的环节把教学档案划分为8个二级类目：综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生、教材。北京林业大学教务处主要从强化专业内涵建设、加强优质教材建设、高水平校内外实践教学平台建设、规范学生学籍管理与教学运行等方面开展工作。依托教委颁发的文件，结合北京林业大学教务处的岗位职责，北京林业大学教学类档案分类体系主要包含了五个方面：教学类综合文件、学籍学位管理、教材与视频课程、学科建设、实践管理（如图1）。

图1 教学档案结构图

2.尊重文件拟稿人的意图，完善教学类综合文件整理标准。综合类的教务文件包括北京市教委文件、教育部文件、北京市其他部门文件，以及教务处依据上级部门的指示转发的文件。教务处科室所发文件一般是由负责本科室工作的科长拟稿，领导把关。他们对文件形成原因及其处理过程有着比较透彻的了解，在撰写文件时需要考虑如何使文件适应现行需要，以及单位如何使用这些文件。教务档案工作者依据这种整理思路，接受初期文件整理状况，往往能比较合理地确定文件归属。另一方面，还要遵照请示在前、批复在后的整理原则，遵循文件形成时的原有顺序，保持文件之间的有机联系。北京林业大学教学类综合文件类遵循年度—组织机构分类法，2015-2018年实体分类整理情况如表1。

表1 2015-2018年教学类综合文件整理分类情况表

3.扎实审批环节，健全学籍档案材料。学籍档案是学校教学档案整理工作的重要组成部分。学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字和电子文档，包含学生休学、复学、退学及编级等学籍变动的文件，是需要永久保存的文件（如图2）。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。此类教学类文件的整理原则应遵循学生休学、退学、复学事件形成的过程，注重事件的文件原始材料的支撑，例如：家长知情权（签字），学生申请书（签字)，院系各部门的审核（签字），校有关职能部门审核（签字）等各类支撑文件形成过程的有机联系。表2中，2015-2018学生休学、复学人数较均衡。2017年编级人数较多。2018年退学人数为13人，是因为还有2017年想办理退学的学生手续没有办完。

表2 2015-2018年北京林业大学学生学籍变动情况表

此外，学籍管理文件还包含学生免试研究生推荐文件；历年毕业生成绩单；学位管理文件主要涉及毕业生学位授予文件。学生毕业学籍变动原始档案整理工作的完整性，为学生查档提供了良好的数据保证。表3体现2013级与2014级毕业生成绩单归档情况，从该表中可以看出园林毕业生规模有所缩减，经济管理类的专业毕业生规模有所增加。

图2 学籍学位管理档案组成结构图

表3 北京林业大学2013级、2014级成绩单归档情况表

二、分类框架

教务档案工作者在确定教务文件分类标准后，就可以根据该标准制定高校教务档案实体分类的框架。如下文中的JX11.13，JX表示教学工作这个一级类目；小数点前面的数字表示教学档案中的二级分类号；小数点后面的数字表示三级类目。以2018年北京林业大学教务类档案实体分类为例。

（一）关于JX11.13（教学类综合文件）。在这一类中“整体教学工作”是综合性最高的一个类型。其归档范围包括上级以及各有关教学工作的文件、学校教学工作的有关规章制度、实践教学等。

（二）关于JX14.13（学籍学位授予类文件）。其归档范围包含学位授予、休学、复学、退学、编级以及学生成绩电子类文件。

（三）关于JX15.13（专业设置人才培养类文件）。其归档范围包含各专业教学大纲、教学计划、培养方案等。

三、现代信息技术促进了教学档案内容与形式多样性的发展

注重现代信息技术与教材、课堂教学与实践教学电子化档案的深度融合是未来教学类档案文件整理的发展趋势。教学实物档案信息的数字化有利于教学档案利用方式的多样性，同时现代信息技术也极大丰富了教学档案的内容。慕课作为一种新的电子课程资源，是新时代新背景下发展起来的一种较适合面向普及类课程的大众课程资源，是大规模开放的在线课程(Massive Open Online Course)的简称。2018年，北京林业大学档案馆把“声像档案”列为单位档案收集和归档的重点内容。在这种大环境下，优质教材电子资源、优质课堂教学电子化资源、以及实践教学视频资源在当前与未来教学档案归纳整理体系中会占有越来越重要的地位。近年来北京林业大学视频类课程开课情况见表4。

表4 近年来北京林业大学视频类课程开课情况

慕课资源长期保存是电子资源管理不可分割的内容，北京林业大学慕课课程存档权应是归属本校所有。慕课永久访问的内容通过云存储模式在电子平台上进行文件的大容量分享。目前慕课类电子资源的分类模式以及保存方式、资源归属形式尚在探讨中。