如何加强档案信息资源管理

范文华

摘要：若要落实档案信息资源管理工作，使档案利用率与安全性得到保障。一方面需积极引入信息化平台，推动传统纸质档案向电子档案的转型进程，构建更专业的档案管控平台;另一方面，还需结合档案管理需求提供适宜的管理机制，加强档案管理流程的监督，并做好安全防护措施，以便使档案信息资源管理效果得到保障。本文基于档案信息化管理优势展开分析，在明确管理问题与解决对策同时，期望能够为后续档案信息资源管理体系的构建提供良好参照。

关键词：档案管理;信息化;信息资源;管控对策

随着我国经济体制的不断发展与完善，城市档案体系也得到了越来越多行业与部门的关注。其中，若是档案信息资源管理存在缺陷，不但会严重影响档案管控的效率性，使档案资源的利用率难以提高，使档案的经济价值难以体现，而且受保护机制的欠缺，也极易造成档案资料泄露与损坏等风险，使相关企业的经济权益难以保障。因此，如何加强档案信息资源管理，使档案运用效果更可控，便需要得到管理人员的着重关注。

一、档案信息化管理优势

首先，信息化平台能够借助计算机软件提供更便于操控的数据平台，通过关键词与索引系统的运用，能够显著提高档案管理效率;其次，基于网络信息平台，也能提供集成化的档案资源共享渠道，使档案资源的利用率得到显著提升，充分发挥档案潜在价值，同时通过信息传递渠道，也能够使档案传输的效率性与安全性得到提升。

二、档案信息资源管理现状

1.  信息归档存在问题

从档案管理历史角度来看，纸质档案信息资源管理规范与标准要求虽然相对完善，能够保证基本的档案管理需求，但是在现代档案管理环境下，纸质档案的管控效率与容量却远不及要求水准。因此，目前我国传统档案信息资源正在逐渐向信息化转型，但受到管理流程与模式的改变，多数档案信息资源归档在管控方面都存在缺陷，极易造成以下问题：（1）档案不及时。受专业局限性的影响，多数技术人员在技术资料存档过程中，并不会重视档案内容的归类问题，而管理人员在技术档案知识欠缺的情况下，也极易造成档案管理缺失等问题，使档案后续使用不便;（2）价值认识不清。信息化平台为档案管理工作提供了资源更丰富从采集渠道，但受网络环境、档案渠道等因素影响，档案在价值性方面存在明显差异，这导致许多无价值的档案极易混入档案系统内;（3）归档不规范：目前电子档案管理对档案格式、内容、名称、文件夹等设置方面都欠缺统一的执行标准，这导致档案管理水准很难得到应有的保障，也极易造成档案资源管理混乱等问题出现。

2.  信息安全面临挑战

信息化平台虽然能够为档案管理人员提供更便于操作平台，使档案整体管理效率与利用率得到显著提升，但是受外界网络环境等因素影响，也极易受到黑客或病毒的袭击，最终使档案资源受损或泄露，对相关产业造成极为恶劣的影响。而从安全防护角度来看，我国目前档案管理平台普遍存在防护体系缺失与事后补救能力不足等问题。

三、档案信息资源管理对策

1.  加强档案资源的整合

针对科技档案管理中存在的归档问题，档案管理部门应借助信息化的技术和硬件加强档案资源的系统化整合，推动档案资源的标准化与规范化。首先，着力进行档案数字化工作，从价值、时效、保存期限等多个维度对科技档案进行分类，有针对性的进行数字化工作，为科技档案的归档和整理打下基础;其次，结合档案信息化建设不断完善科技档案资源库，根据科技档案的数字化完成度制定归档计划，保障价值高、时效短的档案资源能够第一时间归档到资源库内，保证其后续的开发和利用;最后，管理人员需站在档案管理角度判断适宜的归档标准与操作规范，在文件名、存储格式、存储位置、关键词、档案价值等内容的管控上持续细化，确保所有档案类型都能够在短时间内存储至合理的位置，并能够便于后续档案调用与使用，以便使档案资源管理水准得到应有保障。

2.  融入统筹管理意识

提高档案资源管理的有效性，还要形成完善的档案管理体系，创新应用科学化的档案管理方法，强调在相关法律法规的指导下，构建档案资源管理的丰富内涵，能够从长远角度对档案资源进行规划，并且形成第三方档案管理体系。首先，应当加强信息化档案资源管理人才的建设，注重提供优质的信息化档案管理人才，有效组织开展具体的信息资源管理业务。其次，注重健全档案管理设施设备，开发专业的信息资源管理系统，全面加强基础硬件设施的配置，明确档案管理设备的更新计划，按照现阶段档案管理需要和中长期档案事业发展规划进行专业数字化设备的配制，围绕着分布式数据信息管理进行专业档案设备的更新，从而满足基层单位开展信息化档案信息资源管理的业务需要，全面提高档案管理工作的质量。

3.  构建信息支撑平台

软、硬件相互支持是做好档案信息化管理的一个先决条件，使用性能优良、质量可靠的配套设备和硬件设备的同时，自行开发或引进设计通用的信息管理软件，把办公自动化系统和档案信息化管理结合起来，同时还要增加信息的储存量和档案的储存量，提高综合的开发能力，实现一体化，形成信息管理网络，以此来保证信息的完整性。

4.  完善档案安全管控平台

在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。

5.  提升档案信息服务水准

在信息化背景下，科技档案信息资源得以丰富，开发和利用的渠道也进一步拓展。针对科技档案利用不足的问题，应首先运用信息化建设的成果和新兴技术创新传统科技档案的利用，扭转“重保管轻利用”的思想，将传统科技档案的静态服务逐渐发展住现代化的动态服务。如在科技馆设置终端设备，利用VR技术增强参观者的视听体验。

四、结语

档案信息资源管理工作的有效落实，既能够根据我国档案应用需求提供适宜的管理规范与标准，使档案信息资源的管理水准与效率得到提升，同时凭借信息化平台，也能够提高档案共享效率性，使档案管理规范化进程更可控。故而，在论述如何加强档案信息资源管理期间，必须明确档案管理面临的问题，并提供有效的技术解决措施，以便使档案信息资源管理水准得到持续化的保障。

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