航天企业声像档案云管理模式探析

刘文雯 孟铃超

摘 要：随着互联网信息技术的不断发展，声像记录手段在航天企业的科研生产、文化建设、行政管理中得到广泛应用，其能直观还原活动的真实场景，能起到文字记录材料所不能达到的效果。本文通过对航天声像档案管理工作的现状分析，旨在探索云计算技术在声像档案管理中应用方向，并对云时代背景下航天声像档案管理面临的挑战提出应对思路。

关键词：声像档案、云管理、云存储、共享平台

作为特殊载体的声像档案以丰富的视觉形象和重要参考凭证价值，在航天产品研制、项目管理、学术研究、宣传交流等活动中发挥着重要作用。随着声像资料的丰富，大量数字文件产生，航天企业传统的声像档案保管已无法适应新时代发展。目前，航天声像资料大多存储在相关部门的电脑硬盘里保管，长此以往，缺乏规范、有效的管理模式，造成检索查阅困难、开发利用不足，并且会使大量珍贵、对航天事业有保存价值的声像资料存在流失风险。因此，创新航天企业声像档案的管理模式刻不容缓。

1. 云管理模式的发展概述

1.1 云管理模式的定义。“云”是用来表示互联网和底层基础设施的一种抽象比喻说法，云技术通过分布式存储、虚拟化、大数据、云计算等多种技术手段，来提供易扩展的动态资源。云管理是借助云计算技术和其他相关技术，通过集中式管理系统建立完善的数据体系和信息共享机制，其中集中式管理系统集中安装在云计算平台上，通过严密的权限管理和安全机制来实现的数据和信息的管理与应用。

1.2 云管理模式的应用。云计算作为一种新型的网络模式，可以实现数据资源的共享，快速分配、调用等功能，云计算背景下云储存技术的诞生，为档案管理提供了更加便捷、快速以及资源节省型的服务。相比于传统的声像档案硬件管理服务，云储存升级成本低，利于扩展升级，便于构建视频后期制作，还可以实现对声像档案的数字化处理，在云计算的基础上计算机对企业声像档案进行统一管理，从而有效的避免了航天企业历史档案面临的遗失、损坏等风险，并且能够快速实现对声像档案的录入、归档、查阅、分享等功能。

2.声像档案云管理模式的必要性分析

2.1 声像档案云管理模式是符合时代发展需求的创新。网络化、人工智能、大数据等新技术深刻影响着声像档案的工作：数字信息的出现改变了声像档案记录和读取方式，资料数量呈现爆炸式增长，结构化数据与非结构化数据相互交织，档案检索因数据海量而难度增大等。现今丰富多样的档案管理平台在存储安全性、数据易用性以及管理时效性方面都比传统档案管理效率提高很多。如果声像档案管理部门意识不到智能化发展的趋势，仍然对航天声像资料“重藏轻用”，封闭信息，不那么声像档案部门的功能将日益被弱化。因此在云环境下创新声像档案管理模式是适应时代发展需求的一种必要手段，是推动航天声像档案信息化进程的有效办法。

2.2 航天声像档案管理面临实际困境。在数字化处理之前，面对数量越来越多的声像档案，航天声像档案部门主要采取录像带、光盘等保管方式。现阶段，已逐步实现“无带化”，将老资料统一保存到计算机硬盘中。但是将录像带的内容转换成数字文件后又带来了一系列新问题。第一，随着声像设备更新，影像质量越好文件体量就越大，巨大量的数字视频文件的产生，通过计算机硬盘进行存储，空间十分有限，同时服务器或者电脑硬件损坏会导致声像资料的丢失，造成不可估量的损失;第二，由于归档制度不健全，缺乏对数据进行系统有效整理的手段，通过电脑文件夹进行管理的方式容易造成声像资料管理上的混乱，导致从大量的数据中按要求检索时追溯困难;第三，目前将文件刻录到光盘进行保存或借阅，无法满足存储要求。一般情况下记录格式为 MTS 的 1 小时高清视频文件就有 7G 大小，而大量的视频文件存储到容量为 4.7 G 的 DVD 光盘上，就需要成百上千的光盘。第四，目前公司存在异地办公现象，声像档案没有统一集中存储的空间，异地声像部门档案资料互通困难，只能刻录光盘人力运送，耗时耗力。

因此，如何利用云技术将珍贵的声像档案资源整合到信息化网络中安全长久保存，又能提高声像档案的管理水平，丰富发布形式和挖掘潜在价值，就需要我们加强创新意识，积极采取更加规范、便捷的管理模式。

3. 声像档案云管理模式的可行性分析

随着云技术的不断成熟，其服务已经被运用于各个领域，比如我们在日常生活中所采集的一些照片、视频，可以通过云端储存，腾讯、百度等互联网企业为个人资源的云端储存提供了服务。到目前為止，云储存在市场上已经具备一定的规模，深受广大用户青睐。

大型国有企业现代化程度的提高，大型国有军工企业内部涉密网络建设也日益成熟，绝大多数国有军工企业通过了国家保密局的涉密网络测评，OA软件、PDM软件、ERP软件等，越来越多的现代办公软件被应用，档案信息化依托涉密专网，提供快捷便利的档案服务已拥有了相对成熟的网络环境。相同情况下，如果航天企业的档案部门建立云端储存平台，将航天声像档案也进行集中统一的云端储存，将会呈现出无可比拟的优越性。例如：运用云储存平台提供的OSS功能对声像档案进行统一的格式转换，编码、音频转码等，能够实现声像档案的统一标准化;参照航天企业档案案卷管理要求和管理结构在云平台上进行编目著录，当用户进行检索信息时，能够快速、精准的寻找到目标资源;在保密安全方面，云平台中可设置多密级权限管理，对档案进行保密控制，从服务端防止泄密;利用云服务的统计功能，数据可视化展示声像档案管理成果;还可以实现云平台资源共享，企业文化建设资料的宣传应用等。

4. 声像档案云管理模式的执行思路

4.1 积极优化信息化管理制度，规范航天声像档案收集归档流程。声像档案管理者应依照企业档案管理规范，积极建立相应的云环境下的航天声像档案管理制度，在各个工作环节形成标准规范;例如，信息收集、分析整理、信息存储、查阅调取、编辑应用等等;针对视频档案，画面尺寸、清晰度、格式、编码等要有具体标准;严格保密分级在确保档案保存的安全可靠性的同时提高航天声像档案的利用价值。

4.2 建立配套的软硬件设施。在云环境下开展声像档案管理工作，配套的软硬件设施的建设是必不可少的，航天企业应当正视声像档案管理信息化、智能化的发展需要，确保有足够的资金投入相关设施的购置与应用方面。例如，私有云数据库的建立，能够有效提高在线对资料的收集、整理、检索和提取运用的能力。另外，引入新技术也是档案管理行业发展所趋。例如，将人脸识别技术引入管理中，可以高效、自动识别到声像资料中人员特征，给出相关符合度信息，辅助声像资料采集著录工作; 档案人员通过人脸识别应用查询档案素材，可以降低检索难度;还可以通过人脸识别技术快速认证用户身份，如登录、查阅、审批等环节，助力信息安全保密工作。

5.  结语

我们作为航天企业的声像档案管理者，要在学习借鉴先进技术基础之上，充分认识数字化、智能化建设的紧迫性与必要性。利用云计算技术，开创航天声像档案收集与利用的新模式，使航天声像档案管理由封闭走向开放，从保管和提供利用职能向采集、管理、服务职能转变，奠定航天声像档案管理的科学、全面、可持续的长久发展态势。

参考文献

[1] 卢立红 . 浅谈新时期声像档案管理存在的几点问题 [ J ] . 办公室业务，2018（1）.

[2] 吴虹，吴映萱.数字化背景下声像档案管理探究 [J].兰台内外，2017（6）：25.

[3] 潘澜月.数字化声像档案的管理与保存[J].教育 现代化，电子版，2017（14）：12.