档案信息化建设与档案管理的几点思考

颜慧珍

摘 要：自信息化技术被广泛应用以来，彻底的改变了时代发展趋势，促进了社会的现代化发展。在企业的正常工作中，档案管理是重要环节，有着不可替代的作用，同时，与其他方面相比，檔案信息化管理工作存在着一定的不足，未能够深入贴合当下信息化时代发展趋势，因此较大程度的影响了档案管理工作效率、质量。对此，档案管理部门应提高重视度，注重改进管理工作中存在的问题，本文中，笔者围绕档案信息化建设与提升档案管理效率的措施进行了分析，具体如下，详情如下：

关键词：档案信息化建设;档案管理;现状;措施

一、当前档案管理信息化的运用现状

据调查了解，当前我国部分档案馆虽然已经及时引进了先进的技术，但是由于管理层及工作人员的对档案信息化建设的认识不足，且思想理念较为滞后，并且对该技术优势了解的不够深入，在实际开展工作时还是沿用以往纸质的模式，因此严重影响档案信息化建设的发展速度[1]。同时因档案管理人员的技能水平与专业素养参差不齐，长时间的按部就班工作已经逐渐丧失了工作的热情，从而无法有效推动档案管理工作效率及质量的提升。

二、档案管理信息化的完善措施

（一）加强档案信息系统数字化建设

随着科学技术的发展与进步，信息技术已经被广泛运用至各行各业中，部分企业也逐渐趋向无纸化办公的方向发展，对于档案馆而言，信息技术的运用不仅能够有效的提升工作效率，更可以保障档案信息的精确度。在以往的档案信息管理工作中，其主要运作模式是靠人工完成，因纸质文件档案较多，在管理时较易出现遗漏或者分类不准确的问题发生，该方式不仅会消耗大量的时间，工作人员管理起来压力相对加大，因此相关部门应当加强档案信息化建设的力度，为后期的应用及检索奠定坚实的基础[2]。在大数据背景下，若想有效的发挥档案的作用，首先应当推动档案系统的数字化建设，根据当前的情况及未来的发展需求制定针对性的工作计划，并做好监督管理工作，保证每一个环节的都能有效的落实。同时档案管理人员应当运用数字信息技术将传统的纸质档案进行相应的处理转化为电子档案，进而才能保证后续工作的顺利开展。

（二）完善档案管理过程中的信息化管理体系

众所周知，完善的管理体系对企业的顺利发展有着积极推动作用，因此在档案信息化建设中，相关管理人员应当顺应时代的发展转变管理理念，根据当下发展需求制定完善的管理制度，同时明确职责范围，并落实至每一个环节中，使其形成完善的管理体系，从而才能有效保证档案信息的安全性与可靠性。首先档案管理部门需不断的调整管理制度，采用激励政策来调动员工的工作积极性，从根本上提升档案管理的工作效率及质量。其次，因档案管理工作涉及的环节较多，且具有多样化趋势，因此相关部门应当及时引进先进技术，对每一个环节进行精细化管理，同时档案管理人员应当做好档案文件的防护工作，并根据档案的类别建立不同的档案库，将档案文件进行分类存放，在此应当注意需保证档案信息数据的完整性，确保在后期使用时能够有据可查，进而才能全面提升档案信息建设的整体水平[3]。

（三）加强档案管理系统的技术及资金保障

在网络时代迅速发展背景下，档案信息化已经成为档案馆的必然发展趋势，相比传统的档案管理而言不仅可以将文件档案保存的更加长久，更能够实现共享化。档案信息化建设离不开先进技术的支撑，因此相关管理部门应当加大对先进技术的引进力度，并定期对工作人员展开培训作业，提升工作人员的专业水平及综合素养，使其能够在实际工作中能够灵活运用，并做好日常的升级维护工作，以此来保证档案信息的安全性。同时因档案信息化建设是一项循序渐进逐步完善的过程，在开展档案信息化建设时需要大量的资金支持，因此为了能够确保资金的运用的合理性，相关管理人员应当运用科学手段做好严格把控工作，从而才能保证档案管理信息化建设的稳定发展[4]。

（四）加强档案安全管理防护力度

信息技术虽然能够给档案管理工作带来便利，但同时也是一把双刃剑，如未能进行有效的防护及隔离，不仅会影响档案信息的安全性，更会给档案馆带来不可预估的损失。因此相关单位需对此加强重视度，做好档案文件的保密工作，将文件按照私密等级进行分类，对私密性较强的文件进行加密处理。同时应当制定相应的访问权限，相关人员若想对档案进行查阅或下载的话，首先需上报申请，只有通过审批才能进行操作。因网络复杂多样，因此技术人员需将内网及外网进行有效的隔离开，降低不法分子的非法侵入，并将档案馆内的路由器进行设置调整，屏蔽一切不需要的IP地址，以此来提高网络系统的安全性。其次需对档案系统进行定期杀毒，在下载杀毒软件时需从正规网址下载，以免遭受恶意程序攻击，同时在系统内设置防火墙软件，对内部档案管理系统进行实时监控，并且在发现恶意操作时能够及时的发出警报提醒工作人员，档案管理人员也应当规范自身操作行为，严格按照制度标准开展工作，从根本上保障档案馆的信息安全。

结 语

在信息化时代背景下，因信息化技术的冲击，档案管理工作受到了较大的冲击，不利于档案管理工作的高效化开展，与其他工作相比，档案管理工作有一定的特殊性、基础性，能够提供相关数据信息，对此，笔者提出加强档案管理的数字化建设、完善管理体系、加强技术及资金保障以及强化安全防护力度等措施，以期能够对提升档案信息化建设力度提供帮助。

参考文献

[1] 刘三根. 档案信息化建设的现状及对策思考——以文书档案、人事档案和图纸档案为例[J]. 内蒙古科技与经济，2017（01）：95-96.

[2] 马木生. 提高认识 准确定位——新形势下做好档案管理工作的几点思考[J]. 办公室业务，2017（06）：115+108.

[3] 刘永，赵旺，任妍. 跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J]. 档案管理，2017（03）：4-9.

[4] 梅先玲. 知识管理趋势下如何进一步强化工程建设单位档案信息化建设[J]. 城建档案，2019（08）：18-20.