基于厂商条码和精准经费管控的医用耗材精细化管理研究

齐力，唐敏

北京市垂杨柳医院 物资管理部，北京 100022

引言

近年来，我国科学技术和医学技术不断发展，各种新材料、新技术制造而成的医用耗材被广泛应用于临床诊断及治疗，医用耗材逐渐成为医院开展前沿医疗、科研的重要支撑[1]。在医用耗材使用量不断增长的情况下，考虑运营成本、绩效管理、医疗安全等方面，均要求医院加强医用耗材的精细化管理，严格规范医用耗材的采购、保存、配送和使用等全流程、全生命周期的管理[2-3]。传统的医用耗材管理思路已经无法解决现有问题，必须用全新的信息化系统串联起医院耗材管理中的各项工作，降低耗材精细化管理的复杂度[4]。因此，在明确这一目标后，在理清现阶段医院医用耗材管理的弊端及障碍的基础上，将现代化管理的理念和流程融入医用耗材的管理工作中，实现精细化管理，进而全面完善医院的信息化管理，促进医院的可持续发展。

1 现阶段医院医用耗材管理存在的问题

一般来说，医院医用耗材的管理工作被分为三个阶段，即采购阶段、使用阶段和监控阶段[5]。现在耗材管理的各个阶段都是孤立的，所产生的信息及数据不能及时有效的联系起来，使得医用耗材在采购、验收、使用管理、绩效管理、监督管理存在一系列的问题。我们先根据医用耗材管理工作的三个阶段，简单陈述一下医院医用耗材管理中存在的问题。

（1）采购环节工作效率低。医用耗材种类繁杂，同类产品缺乏统一的标准；对产品、生产商和供应商及代理人的资质的真实性、合法性等进行逐一审核确认，增加了采购的繁琐程度；医用耗材到货后，库管员需要对所有货物的证件资质进行核对。因此，医用耗材的采购工作具有一定的重复性，需要投入较多的人力成本[6]。

（2）采购计划制定不科学。医院传统二级库管理模式，由科室的护士长在耗材库存不足的情况下，依据经验申领，制定出采购计划。这种二级库管理模式受到人为因素影响较大，若科室护士长并未具备丰富的管理经验，就会出现预估不准确的情况，导致科室申领的医用耗材无法满足科室的使用需求。如低值耗材在临床使用中具有较强的不确定性，若大量采购低值耗材，就会增加医院的库存压力，若低值耗材的采购量过低，也无法保障低值耗材的临床使用[7-8]。

（3）科室二级库验收环节缺乏管理。在传统的管理模式下，临床科室设置科室二级库，缺乏专职人员管理，对所订购的耗材规格品牌数量并不十分清晰，科室验收随意性较大，纸质验收记录单容易丢失，加大了医院医疗风险[7]。

（4）使用环节难以监管。在医用耗材的使用阶段，可能存在超标准使用及超量使用耗材的情况，同时医用耗材的双向追溯难度较大。除此之外，在急需骨科植入类材料时，通常由医生与厂商联系订货，极易出现漏收费现象，监管难度大[9]。

（5）线下医用耗材数据整理方式存在弊端。大多数医院通过线下的方式整理科室消耗数据，通过医院信息系统统计日常消耗额，自制Excel 表格整理数据并打印纸质文档上报[10]。在这种模式下，管理人员工作量大，无资金流动监控及资金限制，线下纸质文件较多、容易丢失，难以长期存档及快速调取查询内容，预算管理及绩效管理无从谈起。

2 医院医用耗材管理的优化措施

在医用耗材使用量不断增长和医院精细管理要求提高的情况下，为降低运营成本，提高医疗安全，医院越来越重视医用耗材的精细化管理工作。为解决上述出现的问题，我们从两个方向切入研究：① 厂商条码管理，实现快速、便捷识别医院各种耗材和物资的条形码；② 医用耗材经费管控管理，实现工作制度化、流程标准化和系统智能化。

2.1 医院基于厂商条码的医用耗材精细化管理

目前，采用条形码技术作为医疗机构信息化的基础已经成为医用耗材管理的主流，尤其是对高值耗材的全流程追溯管理[11]。大多数医疗机构采用“院内码”的模式进行管理，对于在医院内部流通的医用耗材，基于一定的编码规则，生成仅在院内流通使用的条形码并打印，粘贴到相应的耗材上，从入库、使用、收费各环节通过扫描院内码进行管理[12]。在医用耗材的全流程追踪上，院内码的优势比传统的手工记录更为突出一些，但同时院内码使用的弊端也很明显：一是条码打印工作量大，需要投入较多的人力成本，二是在人工打印的状况下条形码的准确性难以保证。为解决医疗机构对医用耗材全流程跟踪的诉求，同时能减轻管理人员工作量、减少管理流程差错率，基于厂商条形码的医用耗材管理的方案应运而生[13]。

2.1.1 医用材料厂商条形码

区别于普通商品的条码，医用材料条码信息涵盖了材料的主码、生产日期、有效期、生产批号、序列号等，即使是相同的厂商，不同批号的条码也是不一样的，条形码相当于耗材的身份证。全球很多国家有自己的编码规则，中国正在出台医疗器械唯一标识（Unique Device Identification，UDI）作为医疗耗材在其整个生命周期的身份标识[14]。但是，全球的编码规则众多，统一所有厂商的编码规则是一场拉锯战，需要花费大量的时间精力。所以现阶段，通过编码解析技术识别不同规则的医用材料条码信息，是实现条码管理的基础。

2.1.2 医院厂商条码的常规解析

理清现阶段医用耗材管理的方案以及厂商条形码管理的优势，我们开始研究医院厂商条形码的解析问题，探索如何使用耗材厂商条码对其进行管理。

从整体发展来看，医疗器械UDI 编码标准首推GS1 标准。GS1 作为全球广泛使用的编码标准体系，广泛应用于包括医疗保健在内的众多领域。在我国，中国物品编码中心通过推广GS1 标准以提升医疗供应链管理效率[15]。

条形码是将信息编码后，形成的不同排列条状图。根据物资外包装上条形码的差异，即主码和副码是否同行编排，将厂商条码分为主码/副码合一的条码和主码/副码分开的条码，两种不同的编码分别对应不同的解析规则。在GS1 标准体系中，通过不同编码的数据分隔符将条码分为若干个部分，常用的应用标识符如表1 所示。

表1 GS1 编码规则

例如，扫描条码得到“0106933816800646172209031019090092HJN-N-3190901187”，根据GS1编码规则，条码中前两个字符“01”是主码分隔符，解析出主条码信息为06933816800646；第17、18 个字符“17”是有效日期（6～8 位），解析为有效日期为2020903；第25、26 个字符“10”是批次编号（1～20 位），解析为产品批号为1909009；第34、35个字符“21”是序列号（1～20 位），解析为产品序号为HJN-N-3190；第34、35 个字符“90”是交易伙伴间共同使用的其它数据（1～30 位），值为1187。医用耗材条形码实例如图1 所示。

图1 标准条形码

2.1.3 医院厂商条码的特殊解析

在实际运用中，也有条码不符合GS1 编码规则的情况，有些特殊或者较长（含多个分隔符的条码）的条码需要人为进行设置，根据包装上生产日期、有效日期和序列号等信息，人工核对条码，完成条码的解析。在配置条码规则时，需先确定条码分隔符，核对分隔符含义（同常规解析含义一致），读取分隔符后面相应的信息，将所需信息手动录入系统。

在实际运用过程中收集的一些特殊规则的条码信息如图2 所示。

图2 特殊条码实例

2.1.4 医用高值条码解决的问题

医用高值条码解决的问题：① 掌握高值条码解析技术并且应用到系统中之后，通过条码枪的扫描，系统自动识别医用耗材的厂商主码、批号、生产日期、有效日期、跟踪码等信息，在采购配送、入库、出库过程中，将医院人员从手工登记中解放出来，减少了差错事件的发生，大大提升了工作的质量和效率[16]；② 通过医用耗材条形码，库存物资盘点变得更为快捷方便；③ 运用条形码技术，医院能够对医用耗材条形码与病人腕带条码进行识别绑定，病人使用带条码的物资，通过扫码能自动关联使用登记，实现精准计费；④ 应用条形码管理能实现医用耗材的全流程追溯，在突发医疗器械不良事件发生的时候，能够追溯到同一产品批次的耗材使用情况，从而追溯到每一个使用的患者，使得医院能够在第一时间解决与弥补。

2.2 基于精准经费管控的医用耗材精细化管理

医用耗材的普遍使用，使耗材领用、使用等过程的监管变得困难，少计费、漏计费以及非正常流失等问题也层出不穷。医用耗材不同于药品，在流通环节的非公开性决定了其更高的管理难度[17]。因此，医用耗材的管理需要探索个性化的运行机制。我们对经费管控进行了深入的研究，形成方案，为实现精准经费管控的医用耗材精细化管理奠定基础。

2.2.1 精准经费管控核心功能

医用耗材的经费管控实现了全面线上经费管理的功能，实现科室物资经费流水监控及各项物资年采购数量及月采购数量的限制，避免科室超额超量申领使用物资，每一笔经费的使用和调整都有记录可查。系统严格管控科室耗材使用的数量以及金额，产生的使用数据为科室的预算制定提供数据支持，从而降低耗材采购工作的主观性。具体管理实现流程如图3 所示。

职能部门整合今年或者去年的耗材预算以及实际使用量，将资料发放给各科室，科室根据此预算及可提升预算比形成年度预算套餐。各科室通过申请物资经费批量选择物资、选择套餐申请年度预算，成功审批后，发起月计划、周计划需求。当月预算没有超标，即可直接采购。若单月预算超标，系统自动提示预算额度不够，科室需在系统上进行提高预算的申请，支持注明原因和调取详细使用记录的功能。进入审批流程，只有经过财务、院长的审批以及库房采购最终审批通过以后，申请科室才被允许继续添加预算采购。另外，以超出原有预算的金额申领物资时，该物资条目有颜色标注。如果某件物资长期被颜色标注，库房可以对该物资的预算进行提额。

为方便库房采购计划的制定，支持导出月度预算，同时可以在上一年度12 个月的总预算为基础，以百分比增长的方式进行下一年的预算提额，形成下一年的年预算。

2.2.2 精准经费管控解决的问题

精准经费管控解决的问题：① 实现科室物资经费流水监控及各项物资年采购数量及月采购数量的限制，每一笔经费的使用和调整都有记录可查，各科室的年/月的消费记录均可快速查询，方便追溯，为绩效管理提供了依据；② 实现人性化线上管理，所有流程均可线上审批，系统线上自动整理和统计文件及制作相关报表、申请表等；③ 系统可根据上一年的经费及院方给出提点自动生成下一年度的经费，管理部门可层级审批管控科室经费的使用和调整，实现线上全流程审批，减少了管理人员工作量，也优化了纸质化管理的弊端。

图3 医用耗材的精准经费管控管理

3 效果分析

3.1 新系统医用耗材精细化管理的效果

自应用条码技术并启用扫描厂商条码及发票条码进行入库以来，库房工作人员办理耗材入库、验收的速度明显加快。新系统摒弃了原有的人工粘贴耗材“院内码”及核对发票信息等步骤，节约至少2/3 的时间，只需一个扫码的动作就可以替代原本手动输入的繁琐步骤，既准确又快速，得到了医院和供应商的一致认可。耗材使用部门也对医用耗材扫码出库的方式十分推崇，取缔了人工保存耗材条形码，事后统一进行出库的方式，解决了因耗材使用不能及时出库而产生收费差错的难题，百分之百的降低了高值耗材收费的差错率。同时，在临床科室制定采购计划时，科室可以根据系统准确掌握科室耗材的库存情况，根据实际情况合理申请耗材补充的数量，而不是按照预估数量申领耗材，降低了医院普通耗材的库存量，进一步降低了医院普通耗材采购资金的占用量。启用新系统进行医用耗材精细化管理的效果，见表2。

表2 新系统启用前后医用耗材精细化管理效果对比

3.2 新系统在医用耗材精细化管理中的作用

（1）医院进行医用耗材的精细化管理，对二级库管理模式进行更新和优化，引入自动补货模式，降低了人为因素影响。依据一定规则确定医院各个科室的医用耗材需求量，再由耗材科将医用耗材配送至各个科室。应用这种自动补货机制减少了申领和审批时间，各科室的护士长无需逐条申领，耗材科也无需逐条审批，这就减轻医务人员的工作负担，并为各科室准确提供各种医用耗材数量[18]。

（2）新系统可起到后期监控的作用，支持直接导出科室医用耗材收益率、百元收入耗材比和可收费材料收入比等多项指标，并将其代入到核算单元中，自动计算出结果。

（3）在强化医用耗材使用效益分析的前提下，医院建立起动态监测及超常预警机制，其中动态监控的重点在于监控的长期性，帮助管理人员准确掌握医用耗材的使用情况，进而分析医用耗材的使用不合理情况，对过量使用情况进行超常预警管理。

（4）基于该系统，公立医院不仅可评价各科室的耗材使用绩效，还可计算可收费耗材收益率等定量指标，实现对医用耗材的精细化管理，进而减少浪费。

4 讨论与总结

综上所述，医用耗材的精准管控技术，解决了长期以来困扰医院健康发展的耗材管理问题。为控制耗材购销和医疗服务领域的不良趋势提供了有效的管理手段，实现了全院耗材收费的规范化管理，保障了患者和医院的利益。同时，完善了医疗耗材的准入管理，从耗材来源上保障了患者的安全。将信息技术与管理实践相结合，采用全流程闭环控制，规范了医疗耗材的流通，大大提高了医疗耗材管理的工作效率。

精准的经费管控是绩效管理的基础，国务院办公厅发布《关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》[19]提出，通过绩效考核，推动三级公立医院在发展方式上由规模扩张型转向质量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理转向全方位的绩效管理，实现收入分配更科学、更公平，实现效率提高和质量提升。

医院基于厂商条码的医用耗材精细化管理，应用现代管理技术及方法，克服了传统医用耗材管理上的缺陷，实现医用耗材的全条码管理、全程动态监控，不仅能提高医用耗材管理的透明度，还能保证医用耗材的医疗安全，从而为患者提供更为优质的医疗服务。