财务机器人在信托公司财务领域的应用探析

一、背景

随着移动互联网、大数据、云计算、区块链、AI等技术的发展，人类社会已进入数字经济时代。一方面数字化技术对各行各业产生了颠覆性的影响，另一方面数字经济也已成为全球经济的新引擎和中国经济发展的新动能［1］。

2016年以来，四大国际会计师事务所陆续推出了财务机器人且正式投入使用，激起了人们的广泛关注。财务机器人背后的RPA技术已应用到包括资金管理、固定资产管理、会计核算以及税务管理等多个领域，极大推动了财务领域的流程再造和转型发展［2］。机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是一项允许公司员工通过配置计算机软件或“机器人”来捕获和解释现有应用程序以处理交易、获取数据、触发响应以及与其他数字系统通信的技术应用［3］。机器人是RPA技术的虚拟劳动力，RPA技术通过预先设定的程序与现有用户系统进行交互，并完成预先设定的任务。可见，RPA是一种智能化软件，通过将人类与计算机的交互过程写成可以自动执行的程序，从而实现工作流程自动化。

过去二十年是企业信息化的高速发展期，很多企业都上线了ERP系统，逐步实现了物流、人力流、财务流和信息流的集成以及主要业务流程的自动化。信息系统是数字化的第一步，第二步是整理、分析这些信息系统产生的海量数据。当前员工仍然面临着日复一日简单重复的工作，例如银行对账、发票开具、纳税申报等工作。这些单一、重复、繁琐的事务性工作操作风险高，但附加值又不高，耗费了大量的人力，并且打击了员工的创造性，不利于员工发展。因此将员工从这些简单重复的工作中解放出来，从而有精力去完成那些需要更高创造性的高附加值的工作成为一个亟待解决的问题［4］。RPA技术正是为应对这个问题而生的。RPA机器人帮助企业完成那些机械的、高重复性、无创造力、低附加值的工作［5］，使员工集中精力完成高附加值的工作。以财务工作中的应收账款管理为例，去财务系统中下载应收账款账龄并进行整理、分类，发送催收邮件，这些是重复性、低附加值的工作。策略性的催收、检视和完善信用政策是高附加值的工作。前者可以使用机器人替代，从而使财务人员有精力分析业务类型和客户情况，完成后者这些高附加值工作，助力公司业绩达成，增强企业核心竞争力。

二、RPA适用的工作流程及优势

RPA是自主系统、机器学习、AI和机器人技术等一系列相关技术的组合。RPA可用于生成报告，方法是让系统登录各种内部网站，下载信息，合并和删除项目，然后将简化的数据上传到报告格式。RPA被认为是一种创新性的革命，因为机器人比人的效率和准确度更高。

RPA主要适用于以下五类情景：（1）简单、重复、频率高、数量大、复杂性低的场景；（2）手工密集、操作风险高的场景；（3）规则较为固定，需要人为判断较少或者几乎不需要人为判断的场景；（4）数据需要切换多个系统的场景；（5）改造现有系统成本较高，或者由于业务变化快，改造不经济及无法在短期内进行的场景。根据Axson的预测，到2020年高达80%的传统交易性会计工作将由机器人完成，财务部门的成本将下降40%［6］。

相对于使用手工需进行大量简单重复的操作，RPA技术有着非常明显的优势，具体体现为以下六点：（1）成本低、效率高。RPA机器人不需要休假，可以7*24小时不间断工作，并且更加准确和高效。和人工成本相比，实施RPA后，成本可降低25%-50%，并且没有员工情绪。（2）非侵入性、实施速度快。RPA可以存在于企业现有IT架构之上，因此实施该技术对企业现有系统影响小，不需要改变现有的技术架构和系统架构。跟系统对接或改造相比，RPA基本不编码，对非技术的业务人员友好，而且RPA实施周期也比其他软件开发要短，见效更快。（3）安全性提升。RPA可以使软件机器人按照预先的设定完成过程的执行，而不会进行不适当的数据收集，保留完整、全面的审核记录，保证了合规性，降低了欺诈性干预或偏离规定过程的可能性。（4）促进自助服务。RPA可用于提供部署新的自助服务解决方案，其中机器人可以简单地模仿人类执行后端转录或处理活动的行为。（5）提升对大数据的分析和使用。RPA软件可用于收集和组织不同系统中的不一致数据，使其可供AI进行大数据分析。RPA技术大大提升了时效性，使得实时的分析和汇报成为可能。（6）克服地理障碍。RPA可以允许客户通过定位服务器来根据需要在各国完成工作，它可以减少为了降低劳动力成本而改变业务地点的需要，例如因为劳动力成本的考量而需要对共享中心的相关业务重新安排工作地点。

当然RPA与会计人员并不是完全的替代关系，而是使得广大会计人员可以从繁重的、重复的数据收集工作中解脱出来，从而能将时间和精力聚焦于更深入的分析工作中，提高价值贡献。

三、RPA在信托公司财务领域的应用场景

程平等研究了基于RPA的财务共享服务中心的固定资产管理、费用报账优化及税务管理优化等［7-9］。通过财务共享服务中心引入RPA技术，优化了固定资产相关的关键流程，包括固定资产的新增、维护、转移以及处置的全生命周期流程，提高了固定资产管理的效率与质量。将RPA技术应用于费用报账、发票管理、税务管理等环节，大大提升了工作效率，降低了差错率。

信托公司的财务工作与普通工商企业有其共性的地方，也有一些不同之处。在一般共享中心可以应用RPA技术的流程和环节，金融企业一般也适用，此外亦存在一些个性化的应用场景。本文以某信托公司为例，探讨可利用RPA进行流程优化的场景，从而为银行、券商、基金等相关金融机构提供借鉴和参考。

（一）信托公司财务工作的特点

信托公司财务分为自营财务和项目财务。自营财务主要核算自营资金的资产状况和财务成果，项目财务核算受托资金的资产状况和财务成果。根据银保监会的监管要求，自营财务与项目财务必须分开，且每个项目成立一个账套，独立核算。信托公司财务工作具有如下特点：

1.项目众多，主营收入来源于各项目的计提手续费收入，收入计提及收款后的冲销，工作量大，重复性高。截至2018年末，信托公司的受托资产规模高达23万亿，头部信托公司运营的项目都在1 000个以上。每月会计人员需根据合同条款，对应收手续费进行计提。而季度或者半年度，收到相关款项，再进行冲销。冲销必须明细到每个项目，费时费力。

2.往来款对账工作量大，及时性差。由于自营收入来自项目计提，并且还有其他的小额费用代垫等往来款，自营财务需要跟几千个项目进行对账，虽然考虑过系统对系统的解决方案，但需要手工干预的环节仍然较大，登录不同的账套，工作内容重复度高，过大的工作量导致及时性差。

3.发票开具、纳税申报负担沉重。目前某信托公司已上线发票管理系统，发票开具的流程为业务人员在发票系统内进行开票申请，发票管理人员对开票信息和合同要素进行核对，核对无误便点击开票。由于资管产品还可以使用合伙企业等各类主体开展业务，因此纳税申报涉及的主体较多，并且可能涉及不同地区的税务局，目前纳税申报环节手工工作占比较高，数据处理、报表编制效率较低。

4.大额资金收付多，需要实时对账，监控风险，并编制每日资金报表。大型金融服务公司，尤其是有债券、逆回购等交易业务的公司，由于资金收付金额大，需要每天追踪资金敞口和风险暴露，需要资金管理人员每天登录中债系统、各大银行的网上银行等，并依靠excel手工来完成这些报告。这类工作的工作量大，且时效性和准确性要求高，亟待突破手工瓶颈。

（二）基于RPA的相关流程优化

1.手续费收入计提及收现冲销的流程优化

目前信托会计需要依据信托合同中的规模、收益率等要素逐笔计提应收手续费收入，待收款时需要依据进账账号或备注等信息与核算系统中的辅助核算进行核对，再进行应收款的冲销。一般信托公司的受托资产都高达几千亿，合同数量高达几千个。手工处理重复量大，并且简单、枯燥。针对上述信托公司手续费收入计提及收现冲销的问题，结合RPA的应用优势，可以做如下优化与改进：即通过OCR技术（扫描及文字识别技术）抓取信托合同中与手续费计提相关的关键要素，RPA机器人根据提取的要素进行收入计提，并自动登录核算系统完成相关的制单工作。制单完成后由机器人导出全部项目的计提表，并与估值核算系统里相应的手续费支出进行核对，对于核对不一致的项目由机器人通过邮件发送差异表给项目的运营人员，查找差异原因并进行处理。基于RPA的信托公司手续费收入计提流程优化如图1所示。

2.利用RPA技术进行多账套的自动对账

图1 基于RPA的信托公司手续费收入计提流程优化图

自营账套和几千个项目账套之间多账套，每月需要进行应收应付款的往来款对账，工作量大、重复度高，而解决此问题正是RPA技术的优势所在。利用RPA技术解决多账套自动对账的优化方案，即每月由RPA机器人从自营账套中导出带辅助核算的往来款余额表，再由机器人依次登录项目账套，导出项目账套中的往来款余额表。机器人将两张表通过账套号、科目名等关键字进行核对，对于核对不一致的项目由机器人通过邮件发送差异表给项目的运营人员，查找差异原因并进行处理。基于RPA的信托公司多账套对账流程优化如图2所示。

图2 基于RPA的信托公司多账套对账流程优化图

3.RPA机器人复核开票要素并开票，且实现自动纳税申报

从目前信托公司信息化实践来看，基本还没有实现核心系统与税务管理系统的直接对接。开具信托项目层面的发票需要手工核对项目合同要素，费时费力。RPA机器人可以通过OCR技术抓取合同关键信息匹配开票申请进行验证，验证一致则自动开票。目前税款计提由税务人员每月根据账务处理情况计算计提增值税、企业所得税、房产税、印花税等，并且基金类项目还存在合伙企业、一般合伙人等多个主体，需要多次登录申报系统进行申报。通过使用RPA机器人，在纳税申报环节抓取财务系统的相关数据，生成纳税申报底稿，登录税务系统并提交纳税申报表，实现自动报税并付款，报税后进行自动账务处理，提高纳税流程的自动化水平。基于RPA的税务管理流程优化如图3所示。

图3 基于RPA的税务管理流程优化图

4.资金对账及日报编制流程优化

目前，债券承销、逆回购交易情况需要手工核对网银与银行间交易系统的数据，以确定成交情况以及资金结余情况。核对一致后需要生成凭证，并且编制每日的资金报表，便于资金经理了解资金头寸情况，确保资金的安全性和收益性。而网银系统与银行间交易系统目前不太可能实现系统之间的互联，这正好发挥RPA非侵入性的优势。通过使用RPA机器人，可以每日由机器人登录网银及银行间交易系统，下载相关流水，并进行核对。核对一致后自动编制大额资金日报表，并自动发送邮件给资金管理人员，方便其及时对大额资金情况进行监控。基于RPA的资金管理流程优化如图4所示。

图4 基于RPA的资金管理流程优化图

四、RPA技术在信托公司财务领域应用的基础保障

RPA技术要在信托公司顺利实施并且发挥功效，至少需要以下两个方面的基础保障：

（一）理念上，解放思想，拥抱变革

新技术的落地，首先需要理念层面的充分认识。首先财务人员自身需要了解和专研RPA、智能财务等相关的新技术，不能谈机器人“色变”，而是要认识到机器人带来的效率提升和操作风险的降低。同时要做好自身的提升，从日常简单、重复的事项抽离后如何发挥财务人员的价值，如何建立一整套管理标准和规则来管理机器人。其次要获得领导的支持。不仅财务人员要了解相关技术，更要让领导充分了解RPA技术的优势、成本效益情况，为项目落地奠定基础。最后，要主动关注新技术的最新发展状况，不断优化机器人的使用，实现高效运营。

（二）行动上，理清需求，动态调整

RPA技术是否能顺利落地，以及落地的效果如何，关键在于财务人员是否对相关业务的流程进行了系统梳理和优化。首先需要对各类财务数据进行标准化，便于机器人确认，减少误差和后期核对工作。其次，要对各项流程进行充分的梳理和优化，根据自身企业的发展阶段和需要识别出真正适合RPA机器人替代的流程。最后，机器人也不是一成不变的，根据自身业务发展状况，不断动态调整和优化。

五、结论和未来展望

随着人工智能技术的进一步发展，大数据时代，越来越多的重复性、流程化的工作将由机器人完成，未来RPA不仅可以模拟人类，而且可以充分利用和融合现有各项先进技术，例如规则引擎、OCR识别、语音识别在很多流程中已有应用，而机器学习、AI等前沿技术也正在逐步融合［10］，相信用好这些技术能够为信托公司乃至各行各业降低成本，并将员工从简单、重复的工作中释放出来，助力企业数字化转型。

面对互联网、人工智能等技术飞速发展的时代，数据作为有价值的资产，如何盘活使用，使其真正为单位带来巨大价值增长，是大数据时代带给财务会计的机会和挑战。财务会计人员要尽快完成从数据的提供者向利用财务数据作为基础、深入挖掘其背后涉及的管理问题、达到业财的深度融合、推动绩效改进的业务财务以及逐渐向洞察业务方向、推动战略落地的战略财务转型。