智能化在档案管理工作中的应用

魏雪丽

关键词：智能化;档案管理;内涵;价值

基金项目：本文系2020年度南阳市哲学社会科学规划项目“新时代高校大学生思想政治实践活动档案创建研究”的研究成果。

档案可以记录各种各样的信息，属于原始记录，各行各业都非常重视档案管理工作。从当前的实际情况来看，智能化档案管理已经成为主要的潮流趋势，不仅可以给予高校等更多的帮助，还能保证决策的正确性。因此，高校需要采购现骨干设备，提高管理人员的职业素养，重视数字化系统的选择与库房环境管理。

智能化档案管理的内涵

如今，科学技术正在快速发展的过程中，越来越多的行业开始应用信息技术，真正实现智能化操作，档案管理中也开始应用智能化。从当前实际应用的情况来看，智能化档案管理的内涵具有两种含义：第一，档案管理平台更加智能化。在传统的档案管理工作中，管理人员能收集和整理档案的实体内容与信息，而这些数据、资料和信息通常都是纸质载体，保存起来相对较为复杂，需要一个较为干燥的环境。在智能化档案管理中，管理人员需要借助多样化的设备、信息技术将原本的纸质档案转变成电子档案，同时运用特定、特殊的档案管理信息技术，实现制动化、智能化的档案分类管理，而这可以给档案的检索、管理等带来较大便利。

第二，档案工作内容、流程的智能化。智能化的档案管理属于传统档案管理的优化与创新。管理人员需要借助恰当、特殊的档案智能管理系统，在正确的操作指导下，借助特定的只能设备、软件等，分配、调阅、保存以及归档各种档案，使各个环节都能实现自动化与智能化，这不仅可以最大程度提高档案管理工作的质量和效率，还能更好地保存档案信息，避免因保存不当、人为过度翻阅等方式，给档案带来比必要的损坏。

因此，从综合的角度来说，智能化档案管理指的就是借助先进的云储存、无线射频识别技术等，实现档案管理工作的信息化、数字化以及智能化，是档案管理工作的一种全新应用与变革。

智能化在档案管理中的应用价值

提高档案管理的工作效率。在传统的档案管理工作中，管理人员需要不断地录入各种信息，同时还需要进行整理与装订大量的实体信息，具有较大的工作量，需要耗费较多的时间与精力。但是因诸多因素的影响，导致管理人员在录入信息时出现各种各样的问题，出现一定的偏差，无法取得较高的工作效率。此时，档案管理人员就需要运用智能化技术，借助特定的设备一次性收集、整理和分类处理大量的档案信息，同时还能借助模式识别、自然语言处理、机器学习等，智能化分类数字档案信息资源，网络算法能够通过计算机开放鉴定档案，根据其中的数据信息根据一定的标准完成分配排序与整理，同时还能模仿人脑机制更好地处理和解释数据，通过大脑神经系统完成信息的传递，更好地分析和研究声音、图像与文本，其出错率约等于零。智能化技术的应用不仅可以实现档案管理质量和效率的提高，还能降低档案管理成本。

拓展信息储存空间。相对于传统的档案管理工作，智能化技术的应用可以有效拓展档案管理的存储空间，这就是智能化技术所具有的最具体和直观的优势。在档案管理中应用智能化技术，能够改变传统的信息保存模式，可以借助射频识别技术扫描需要储存的信息，同时将其储存在虚拟空间中。智能化技术能够存储海量的信息，节省大量实地储存的空间，压缩各类信息，保证这些数据信息实现虚拟化存储。在过去，档案通常都是纸质载体，需要进行整理、装订与保存，随着时间的推移，这些纸质档案将会消耗更多的空间范围，而这会在一定程度上增加管理成本。智能化档案管理的方式，能够解决纸质档案存储空间不足的问题，将原本的实体存储空间转变成线上的虚拟空间，有效拓展档案储存空间。

提高信息检索的便捷性。档案信息的保存不仅可以记录曾经发生过的事情和事实，还能为后期的查阅和管理提供必要的帮助，而这就需要保证档案管理与检阅的便捷性。在传统的档案管理工作中，无论是信息的检索查阅，还是信息的录入都会涉及到较多的主体，尤其是在检阅信息时，不仅无法快速查询，还无法保证档案的安全性，非常容易出现信息丢失、泄露等问题。在智能化档案管理中，档案管理的所有环节都能实现智能化管理与实时监控，有效追踪查阅痕迹、检索痕迹等，保证信息的查阅能对接查阅人的实际情况，从根本上保证档案管理的安全性，避免出现信息丢失、泄露等问题。此外，用户在查阅相关信息时，只需输入关键词即可进行查阅，而这可以切实提高档案检阅的便捷性，真正实现档案管理的数字化与智能化。

智能化在档案管理工作中的应用

采购档案管理的基础设备。随着时代的发展，档案管理工作更加智能化与信息化。为了进一步推动智能化的应用，那么就需要高校可以适当增加资金的投入力度，采购更多现代化的设备，增加更多物力、财力的支持，采购符合实际情况的设备，如智能化档案管理的相关软件系统、计算机、光盘刻录机、扫描仪等，购买齐全的基础设备。此外，管理人员还需要构建电子目录、网络数据库以及接受中心，从根本上保证档案智能化录入、采集以及保存的基础性工作。需要注意的是，在智能化档案管理工作中，设备的采购是其中至关重要的基础任务和工作，需要相关人员能够全面分析和研究本单位的档案管理工作性质，选择最恰当的系统和设备，同时还需要切实提高档案管理工作的可靠性与安全性。

提高信息管理能力。档案管理人员必须要具备较为扎实的知识基础，掌握开展档案管理工作的方法，积极学习现代化的信息技术，熟练操作智能档案管理软件和设备，切实提高档案管理的能力。因此，高校需要积极开展多样化的培训活动，使其能认真对待所有的工作环节，树立终身学习的意识，主动去学习和了解智能化档案管理的方法。在遇到问题和疑惑时，管理人员需要寻求同事的帮助;如果仍未解决，那么就需要向上级回报和反映。此外，高校需要根据档案管理人員的实际情况，将其安排到合适的岗位上，同时还可以利用借调、聘请、合作等方式，吸引更多优秀的档案管理人员，构建良好的奖惩措施，提供各种福利等，留住更多的档案管理人员。

构建智能化库房环境。在传统的库房管理中，通常都是需要采用人工管理的方式，需要记录号库房的温湿度，并根据实际情况借助开关设备调节库房的温湿度[1]。管理人员需要定时查看温湿度器查看库房的温湿变化。即使是同一地点，不同时间将会测出不同的温湿度。如果每次都需要进行温湿度的查看，那么将会大大增加管理人员的工作量，也会导致数据具有一定的主观性，不够可靠与准确。此外，由于档案通常都是纸质档案，为了保证这些档案不会被虫子咬坏，那么就需要管理人员能喷洒杀虫剂、防虫剂等。这些药剂虽然能够有效抵挡各类虫子，但容易产生刺激性气味，对人体带来一定的伤害。传统的档案管理工作已经无法满足实际需求，需要及时进行改革与优化。

智能化档案管理的智能体现在两个方面，分别是硬件与软件。从硬件设备的角度来说，管理人员需要进行认真的检测和测量，在合适的位置上安装上硬件设备，如空调、除湿加湿设备等，更好地控制库房的温湿度;装备空气净化设备，更好地进行库房的消毒灭菌;安装空气质量检测仪，实时了解库房的空气质量;同时还可以安装一些控制器、打印机、工业控制机、显示屏等。

从软件的角度来说，需要选择恰当的软件系统，保证其具有处理功能、可视化功能、数据采集功能、安全保证功能、自动控制功能等，这样才能更好地管理档案与库房硬件。此外，在智能化檔案管理系统需要根据库房环境的改变进行适当调整，适当增加或减少一些软件、硬件等设备，切实提高智能化档案管理工作的可调节性。

应用智能化的数字系统。除了保证良好的库房环境外，还需要管理人员能应用系统、完善的数字化系统[2]。高校需要根据数字化系统购买相应硬件设备，保证这些设备的合理安装。管理人员在建档时，需要严格审查文件资料，保证其具有较强的可靠性、完整性、准确性，具有法律效力，同时还需要根据档案的形式、内容进行分类管理。前期工作相对较为繁琐，需要管理人员能具备较强的职业素养，仔细进行归档与核对，奠定良好基础。

档案管理人员需要根据实际情况认真挑选数字化系统，保证其具备较为完善的功能，如离线下载功能、数据恢复功能、管理功能以及检测功能[3]。离线下载功能指的是，人员可以直接借助数据服务器完成各类档案信息的下载;数据恢复功能指的是人员在删除信息后，仍可以从服务器中找回相关信息;管理功能指的是工作人员可以根据个人权限、级别等在数据库中搜集对应的档案信息，同时系统还能检测信息的安全性、完整性以及真实性，同时还能转换其格式要求;检测功能指的是系统能快速进行信息的格式比对与核实，检测其可靠性与真实性。

此外，管理人员还需要做好安全保护措施，保证档案信息的安全性。在智能化档案管理中，非常容易出现较为严重的安全问题，如病毒、黑客的侵入，信息的篡改与泄露等。要想切实提高档案信息的安全性，那么就需要管理人员制定切实可行的安全措施，既要保证各项设备的五莲泉，还需要做好软件方面的安全防护，运用各种防护软件与杀毒软件，与时俱进，及时更新系统、修补漏洞。

总而言之，智能化档案管理已经逐渐成为必然发展趋势，需要管理人员能够引起重视。管理人员需要重视设备、软件的选择，运用云计算、大数据、信息平台等，切实提高档案管理工作的效率，提高个人综合素养和专业能力，同时还需要做好档案信息的安全防护措施，保证档案管理工作的有序开展。

参考文献

[1]陈会明，史爱丽，王宁，金文光.人工智能技术在档案工作中的应用与发展刍议[J]中国档案，2020（03）：72-74.

[2]于英香，赵倩.人工智能嵌入档案管理的逻辑与特征[J]档案与建设，2020（01）：4-8.

[3]李平.智能化在档案管理工作中的应用[J]中国民族博览，2019（16）：251-252.